5 znaków, że Twój event wyrósł z Excela i potrzebuje systemu

Excel był dobry na start, ale teraz generuje chaos? Sprawdź 5 sygnałów, że czas na zmianę podejścia do organizacji wydarzeń.

5 znaków, że Twój event wyrósł z Excela i potrzebuje systemu

Jeszcze panujesz nad Excelem... czy to już on panuje nad Tobą?

Pamiętasz swoje pierwsze wydarzenie? Kilkadziesiąt osób, jeden arkusz Excel, kilka telefonów i gotowe. Wszystko było pod kontrolą, proste jak budowa cepa. Ale teraz? Teraz organizujesz konferencję dla 300 osób, masz sponsorów, różne pakiety uczestnictwa, catering dla wegetarian i jeszcze te cholernie faktury VAT.

Excel i arkusze Google są świetne na start – nie ma co do tego wątpliwości. Ale przy pewnej skali i złożoności wydarzenia zaczynają działać przeciwko Tobie. Zamiast pomagać, tworzą chaos. Zamiast oszczędzać czas, pożerają go bezlitośnie.

Jeśli zastanawiasz się, czy nadszedł moment na profesjonalny system rejestracji, ten artykuł jest dla Ciebie. Oto 5 sygnałów ostrzegawczych, które mówią jasno: czas na zmianę.

Znak 1: Masz więcej niż jeden plik z listą uczestników

To klasyka gatunku. Zaczyna się niewinnie – jeden główny plik z listą zapisanych. Potem okazuje się, że potrzebujesz osobnego arkusza z płatnościami, bo nie chce Ci się stale przełączać między zakładkami. Następnie ktoś z zespołu tworzy trzeci plik z danymi do faktur, bo „tak będzie wygodniej". A catering? Jasne, to będzie czwarty arkusz – tylko z imionami, nazwiskami i preferencjami żywieniowymi.

W rezultacie masz cztery, pięć, a może już osiem różnych plików. Każdy update to rosyjska ruletka – czy pamiętałeś zsynchronizować wszystkie wersje? Anna Kowalska zapłaciła za udział, ale dlaczego nie ma jej na liście z identyfikatorami? Jakub Nowak jest na głównej liście, ale nie ma go w arkuszu z obiadami – czy będzie głodował?

Najgorsze jest to, że im więcej plików, tym większe prawdopodobieństwo, że ktoś pracuje na nieaktualnej wersji. „Ale ja miałem najnowszy plik!" – słyszysz coraz częściej. Tylko który to jest ten najnowszy?

Znak 2: Spędzasz godziny na odpisywaniu na maile

Twoja skrzynka pocztowa wygląda jak kopiuj-wklej z koszmaru organizatora. „Czy jestem zapisana na konferencję?", "Kiedy mam zapłacić?", "Nie dostałem potwierdzenia rejestracji", "Czy mogę zmienić dane do faktury?", "Na którą godzinę mam warsztat?".

Za każdym razem musisz otworzyć arkusz (lub arkusze), przeszukać listę, sprawdzić status płatności w innym pliku, wrócić do maila i napisać odpowiedź. Czasem okazuje się, że ta sama osoba pytała o to samo tydzień temu, ale zapomniałeś albo twoja odpowiedź wpadła do spamu.

Najbardziej frustrujące są pytania, na które system mógłby odpowiedzieć automatycznie. "Czy jestem zapisany?" – system wysyła potwierdzenie zaraz po rejestracji. "Kiedy mam zapłacić?" – w mailu z danymi do przelewu jest wyraźnie napisana data. "Nie dostałem faktury" – system generuje ją automatycznie po opłaceniu.

Gdyby te wszystkie rzeczy działały same, miałbyś czas na to, co naprawdę ważne – planowanie programu, negocjacje z prelegentami, dopracowywanie szczegółów logistycznych. Zamiast tego siedzisz nad skrzynką jak helpdesk.

Znak 3: Twój proces rejestracji przypomina instrukcję obsługi pralki

Wczuj się w uczestnika. Chce się zapisać na Twoją konferencję, ale proces rejestracji wygląda jak załatwianie sprawy w urzędzie. Za dużo kroków, za dużo czekania, za dużo rzeczy, które może zrobić źle lub zapomnieć.

Tymczasem w 2025 roku ludzie są przyzwyczajeni do tego, że wszystko dzieje się natychmiastowo. Rejestracja powinna wyglądać tak: wypełnił formularz → zapłacił online → dostał potwierdzenie → skończone. Maksymalnie 5 minut, zero zawirowań.

Jeśli Twój proces ma więcej niż trzy kroki albo uczestnik musi na cokolwiek czekać dłużej niż godzinę, to sygnał, że potrzebujesz lepszego narzędzia.

Znak 4: Zbliża się wydarzenie i nie wiesz, kto naprawdę przyjdzie

To najgorszy koszmar organizatora. Do wydarzenia zostały dwa tygodnie, a Ty wciąż nie masz pewności, ilu będzie uczestników. W głównym arkuszu masz 280 zapisanych, ale w pliku z płatnościami figuruje tylko 220 pozycji. Którzy nie zapłacili? Czy może zapłacili, ale źle przypisałeś płatność?

Nie wiesz, ilu masz uczestników VIP, bo ta informacja jest w trzecim pliku, który ostatnio aktualizowała Kasia z marketingu. Ile wydrukować identyfikatorów? Ile zamówić obiadów? Czy uwzględnić te 15 osób, które „prawdopodobnie zapłacą w tym tygodniu"?

Jeśli nie masz realnych raportów na tydzień przed wydarzeniem, organizujesz w ciemno. To stres, niepotrzebne koszty i ryzyko wpadek. Wyobraź sobie sytuację odwrotną: jeden system, jeden raport, wszystkie aktualne dane w czasie rzeczywistym. Wiesz dokładnie, kto zapłacił, kto ma pakiet VIP, kto zamówił obiad wegetariański.

Znak 5: Coraz częściej myślisz "Musi być na to lepszy sposób"

To najważniejszy sygnał ze wszystkich. Ta myśl pojawia się, gdy siedzisz o północy i synchronizujesz kolejny arkusz. Gdy po raz piąty tego dnia szukasz informacji o tym samym uczestniku w różnych plikach. Gdy zdajesz sobie sprawę, że więcej czasu spędzasz na administracji niż na tworzeniu wartości dla uczestników.

"Musi być na to lepszy sposób" – to nie jest kaprys czy lenistwo. To zdrowy instynkt, który mówi Ci, że wyrosłeś z narzędzi, które Cię ograniczają. To sygnał, że Twoje wydarzenia stały się na tyle profesjonalne i złożone, że zasługują na profesjonalne narzędzia.

Systemy rejestracji jak CONREGO powstały dokładnie z tego powodu. Ktoś kiedyś pomyślał: "Hej, organizatorzy nie powinni siedzieć nad Excelem do północy. Powinni skupić się na tym, co robią najlepiej – tworzeniu świetnych wydarzeń".

Czas na zmianę – Twoje wydarzenie na to zasługuje

Jeśli rozpoznajesz się w przynajmniej trzech z opisanych sygnałów, to znaczy, że Twoje wydarzenia wyrosły z Excela. I to dobrze! To oznacza, że się rozwijasz, że Twoje eventy stają się coraz bardziej profesjonalne i złożone.

Kiedyś wystarczyły notatki i telefon. Potem przyszedł czas na Excel. Ale wydarzenia w 2025 roku to za dużo zmiennych, za dużo uczestników i za wysokie oczekiwania, żeby ogarnąć to wszystko ręcznie.

Profesjonalny system rejestracji to nie wydatek – to inwestycja w spokój, porządek i czas. Czas, który możesz przeznaczyć na tworzenie wyjątkowych doświadczeń dla uczestników, zamiast walki z chaosem administracyjnym.

Twoje wydarzenie zasługuje na narzędzia, które wspierają Twoją wizję, a nie ją ograniczają. Może nadszedł czas, żeby dać mu szansę?

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie Umów prezentację CONREGO