5 Zeichen, dass Ihr Event aus Excel herausgewachsen ist

Haben Sie Excel noch im Griff... oder hat Excel bereits Sie im Griff?

Erinnern Sie sich an Ihr erstes Event? Ein paar Dutzend Personen, eine Excel-Tabelle, einige Telefonate und fertig. Alles war unter Kontrolle, kinderleicht. Aber jetzt? Jetzt organisieren Sie eine Konferenz für 300 Personen, haben Sponsoren, verschiedene Teilnahmepakete, Catering für Vegetarier und diese verdammten Mehrwertsteuerfakturen.

Excel und Google Tabellen sind großartig für den Anfang – daran gibt es keinen Zweifel. Aber bei einer gewissen Größe und Komplexität des Events beginnen sie gegen Sie zu arbeiten. Anstatt zu helfen, schaffen sie Chaos. Anstatt Zeit zu sparen, verschlingen sie diese gnadenlos.

Wenn Sie sich fragen, ob der Moment für ein professionelles Anmeldesystem gekommen ist, ist dieser Artikel für Sie. Hier sind 5 Warnsignale, die klar sagen: Zeit für eine Veränderung.

Zeichen 1: Sie haben mehr als eine Datei mit der Teilnehmerliste

Das ist ein Klassiker. Es beginnt harmlos – eine Hauptdatei mit der Anmeldeliste. Dann stellt sich heraus, dass Sie eine separate Tabelle für Zahlungen brauchen, weil Sie keine Lust haben, ständig zwischen den Registerkarten zu wechseln. Dann erstellt jemand aus dem Team eine dritte Datei mit Rechnungsdaten, weil "das praktischer ist". Und das Catering? Klar, das wird die vierte Tabelle – nur mit Namen und Ernährungsvorlieben.

Im Ergebnis haben Sie vier, fünf oder vielleicht schon acht verschiedene Dateien. Jedes Update wird zum russischen Roulette – haben Sie daran gedacht, alle Versionen zu synchronisieren? Anna Müller hat für die Teilnahme bezahlt, aber warum steht sie nicht auf der Liste mit den Namensschildern? Jakob Schmidt steht auf der Hauptliste, aber nicht in der Tabelle mit den Mahlzeiten – wird er hungern müssen?

Das Schlimmste ist, dass mit jedem zusätzlichen File die Wahrscheinlichkeit steigt, dass jemand mit einer veralteten Version arbeitet. "Aber ich hatte doch die neueste Datei!" – hören Sie immer öfter. Nur welche ist denn die neueste?

Zeichen 2: Sie verbringen Stunden damit, E-Mails zu beantworten

Ihr E-Mail-Postfach sieht aus wie ein Albtraum für Organisatoren. "Bin ich für die Konferenz angemeldet?", "Wann muss ich bezahlen?", "Ich habe keine Anmeldebestätigung erhalten", "Kann ich die Rechnungsdaten ändern?", "Für welche Uhrzeit bin ich zum Workshop angemeldet?".

Jedes Mal müssen Sie die Tabelle (oder Tabellen) öffnen, die Liste durchsuchen, den Zahlungsstatus in einer anderen Datei prüfen, zur E-Mail zurückkehren und eine Antwort schreiben. Manchmal stellt sich heraus, dass dieselbe Person vor einer Woche dasselbe gefragt hat, aber Sie haben es vergessen oder Ihre Antwort ist im Spam gelandet.

Am frustrierendsten sind Fragen, die ein System automatisch beantworten könnte. "Bin ich angemeldet?" – das System sendet sofort nach der Registrierung eine Bestätigung. "Wann muss ich bezahlen?" – in der E-Mail mit den Überweisungsdaten steht das Datum klar geschrieben. "Ich habe keine Rechnung erhalten" – das System generiert sie automatisch nach der Bezahlung.

Wenn all diese Dinge automatisch funktionieren würden, hätten Sie Zeit für das Wesentliche – Programmplanung, Verhandlungen mit Referenten, Ausarbeitung logistischer Details. Stattdessen sitzen Sie am Postfach wie ein Helpdesk.

Zeichen 3: Ihr Anmeldeprozess erinnert an eine Waschmaschinen-Bedienungsanleitung

• Schritt 1: Füllen Sie das Google-Formular aus.
• Schritt 2: Senden Sie es ab und warten auf Bestätigung (kann 2-3 Werktage dauern).
• Schritt 3: Nach Erhalt der Bestätigung überweisen Sie auf das angegebene Konto.
• Schritt 4: Senden Sie den Überweisungsbeleg an xyz@firma.de mit Betreff 'ZAHLUNG KONFERENZ - IHR NAME'.
• Schritt 5: Nach Buchung der Zahlung (weitere 2-3 Tage) erhalten Sie das Ticket per E-Mail.
• Schritt 6: Falls Sie eine Rechnung benötigen, senden Sie die Rechnungsdaten an eine separate Adresse...

Versetzen Sie sich in den Teilnehmer. Er möchte sich für Ihre Konferenz anmelden, aber der Registrierungsprozess sieht aus wie ein Behördengang. Zu viele Schritte, zu viel Warten, zu viele Dinge, die er falsch machen oder vergessen kann.

Dabei sind Menschen in 2025 daran gewöhnt, dass alles sofort passiert. Die Anmeldung sollte so aussehen: Formular ausgefüllt → online bezahlt → Bestätigung erhalten → fertig. Maximal 5 Minuten, null Komplikationen.

Wenn Ihr Prozess mehr als drei Schritte hat oder der Teilnehmer länger als eine Stunde auf etwas warten muss, ist das ein Signal, dass Sie bessere Tools brauchen.

Zeichen 4: Das Event rückt näher und Sie wissen nicht, wer wirklich kommt

Das ist der schlimmste Albtraum eines Organisators. Zwei Wochen vor dem Event sind Sie sich immer noch nicht sicher, wie viele Teilnehmer kommen werden. In der Haupttabelle haben Sie 280 Anmeldungen, aber in der Zahlungsdatei stehen nur 220 Positionen. Wer hat nicht bezahlt? Oder haben sie bezahlt, aber Sie haben die Zahlung falsch zugeordnet?

Sie wissen nicht, wie viele VIP-Teilnehmer Sie haben, weil diese Information in der dritten Datei steht, die zuletzt Kathrin aus dem Marketing aktualisiert hat. Wie viele Namensschilder drucken? Wie viele Mahlzeiten bestellen? Sollen Sie die 15 Personen einbeziehen, die "wahrscheinlich diese Woche bezahlen werden"?

Wenn Sie eine Woche vor dem Event keine verlässlichen Reports haben, organisieren Sie im Dunkeln. Das ist Stress, unnötige Kosten und das Risiko von Pannen. Stellen Sie sich die umgekehrte Situation vor: ein System, ein Report, alle aktuellen Daten in Echtzeit. Sie wissen genau, wer bezahlt hat, wer ein VIP-Paket hat, wer vegetarisches Essen bestellt hat.

Zeichen 5: Sie denken immer öfter "Es muss einen besseren Weg geben"

Das ist das wichtigste Signal von allen. Dieser Gedanke kommt auf, wenn Sie um Mitternacht sitzen und die nächste Tabelle synchronisieren. Wenn Sie zum fünften Mal an diesem Tag Informationen über denselben Teilnehmer in verschiedenen Dateien suchen. Wenn Sie merken, dass Sie mehr Zeit mit Administration als mit der Wertschöpfung für Teilnehmer verbringen.

"Es muss einen besseren Weg geben" – das ist keine Laune oder Faulheit. Das ist ein gesunder Instinkt, der Ihnen sagt, dass Sie aus den Tools herausgewachsen sind, die Sie einschränken. Das ist ein Signal, dass Ihre Events so professionell und komplex geworden sind, dass sie professionelle Tools verdienen.

Anmeldesysteme wie CONREGO entstanden genau aus diesem Grund. Jemand dachte einmal: "Hey, Organisatoren sollten nicht bis Mitternacht über Excel sitzen. Sie sollten sich auf das konzentrieren, was sie am besten können – großartige Events schaffen".

Zeit für Veränderung – Ihr Event hat es verdient

Wenn Sie sich in mindestens drei der beschriebenen Signale wiedererkennen, bedeutet das, dass Ihre Events aus Excel herausgewachsen sind. Und das ist gut! Das bedeutet, dass Sie sich entwickeln, dass Ihre Events immer professioneller und komplexer werden.

Früher reichten Notizen und Telefon. Dann kam die Zeit für Excel. Aber Events in 2025 haben zu viele Variablen, zu viele Teilnehmer und zu hohe Erwartungen, um das alles manuell zu bewältigen.

Ein professionelles Anmeldesystem ist keine Ausgabe – es ist eine Investition in Ruhe, Ordnung und Zeit. Zeit, die Sie für die Schaffung außergewöhnlicher Erfahrungen für Teilnehmer verwenden können, anstatt gegen administratives Chaos zu kämpfen.

Ihr Event verdient Tools, die Ihre Vision unterstützen, anstatt sie zu begrenzen. Vielleicht ist es Zeit, ihm eine Chance zu geben?

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.