Interview: Convention Bureau – Wrocław

Vor vielen Jahren habe ich erkannt, dass es am besten ist, von den Besten zu lernen. In meiner Branche arbeite ich mit Veranstaltungsorganisatoren zusammen. Ich hatte das Glück, dass CONREGO gleich zu Beginn seines Bestehens das Vertrauen einiger echter Profis gewann, die sich in den tiefsten Gewässern bewegen. Sie brachten die besten Ideen in unser Teilnehmerregistrierungssystem ein, und ursprünglich haben wir das Tool speziell für sie entwickelt – ein Tool, das heute jeder Eventmanager nutzen kann.

Das Interview wurde als Video aufgezeichnet, aber leider haben wir keine Version mit deutscher Synchronisation.

Interview-Transkription

CONREGO wäre heute nicht das Unternehmen und Produkt, das es ist, ohne unsere ersten und wichtigsten Kunden. Heute stelle ich Ihnen Agnieszka Szymerowska und Jakub Grudniewski vom Convention Bureau — Wrocław vor.

Tomasz Chrościechowski: Frau Agnieszka, Herr Jakub, könnten Sie uns mehr über die Aktivitäten des Convention Bureau — Wrocław erzählen? Was ist seine Mission und welche Rolle spielen Sie im Team?

Jakub Grudniewski: Das Convention Bureau — Wrocław ist eine Stiftung, die im Jahr 2002 gegründet wurde. Sie wurde von der Stadt Wrocław und dem Wrocławer Unternehmen Hala Stulecia ins Leben gerufen. Ihre Hauptmission ist es, Wrocław als attraktives Zentrum für potenzielle Veranstalter verschiedener Arten von Events zu präsentieren, darunter Konferenzen, Kongresse, Ausstellungen und Messen. Unser Ziel ist es vor allem, die Stadt als idealen Veranstaltungsort zu präsentieren, indem wir ihre Hotel-, Konferenz- und Kongressinfrastruktur sowie verschiedene logistische Lösungen hervorheben, die hier einfach umgesetzt werden können.

Agnieszka Szymerowska: Im Rahmen der Stiftungsaktivitäten betreiben wir auch das Wrocław Congress Ambassadors-Programm. Wir organisieren Treffen für diese Gruppe und präsentieren ihnen das Kongress- und Konferenzpotenzial der Stadt.

Jakub Grudniewski: Wir sind im Expertenrat für Geschäftstourismus tätig und unterstützen die Entwicklung dieses Sektors in Wrocław. Eine solche Institution ist in anderen Städten eher selten anzutreffen. Darüber hinaus sind wir oft der erste Ansprechpartner für Veranstalter, die nach einem geeigneten Veranstaltungsort in Wrocław suchen.

Tomasz Chrościechowski: Im Februar 2011 erhielt ich eine Nachricht von Frau Magda Piasecka, die damals die Präsidentin des Convention Bureau — Wrocław war. Frau Magda schlug eine Zusammenarbeit zur Implementierung eines Teilnehmerregistrierungssystems für das Wrocław Global Forum vor. Dies war die erste Veranstaltung, die wir mit unserem System unterstützten. Es ist auch eine Veranstaltung, die seitdem kontinuierlich im schönen Wrocław stattfindet. Was ist das Wrocław Global Forum? Was können Sie uns über diese Veranstaltung erzählen?

Agnieszka Szymerowska: Das Wrocław Global Forum ist eine internationale Konferenz, die seit 2010 jährlich rund 350 Teilnehmer versammelt. Hauptsächlich handelt es sich dabei um politische Entscheidungsträger und Wissenschaftler, die nach Wrocław kommen, um über Sicherheit und transatlantische Politik zu diskutieren. Die Veranstaltung wird von der Stadt Wrocław (daher unsere Beteiligung an diesem Projekt), dem Polnischen Institut für Internationale Angelegenheiten und dem amerikanischen Think Tank Atlantic Council organisiert.

Jakub Grudniewski: Es ist erwähnenswert, dass im Rahmen des Wrocław Global Forum jährlich die Atlantic Council Freedom World Awards verliehen werden. Diese Auszeichnungen würdigen Personen, die sich weltweit für Freiheit und Demokratie einsetzen.

Tomasz Chrościechowski: Welche Erfahrungen haben Sie damals dazu bewogen, das Teilnehmerregistrierungssystem von CONREGO zu nutzen, und welche Vorteile bot es im Vergleich zu konkurrierenden Lösungen?

Jakub Grudniewski: Die gesamte Idee zur Entwicklung der Event-Management-Software entstand nach der ersten Ausgabe im Jahr 2010. Damals erfolgte die Registrierung der Teilnehmer auf traditionelle Weise – per E-Mail-Anmeldung. Die Anmeldungen wurden direkt an uns gesendet, und wir erstellten daraus einfache Excel-Listen. Dies war sowohl für die Konferenzteilnehmer als auch für uns umständlich. Nach der ersten Ausgabe, als wir erkannten, dass das Wrocław Global Forum fortgesetzt werden sollte, begannen wir mit intensiven Recherchen, um geeignete Tools zu finden, die den Registrierungsprozess erleichtern. Wir führten eine Marktanalyse durch und schickten Anfragen an mehrere Unternehmen. Wir erhielten drei konkrete Antworten und trafen uns mit drei potenziellen Anbietern von Registrierungssystemen. Sie waren einer davon.

Tomasz Chrościechowski: Was gab letztendlich den Ausschlag für die Entscheidung zugunsten von CONREGO?

Jakub Grudniewski: Zunächst wussten wir nicht, was uns erwarten würde, da es für uns ein völlig neues Thema war. Wir hatten noch nie zuvor ein Registrierungssystem genutzt, obwohl wir bei verschiedenen Veranstaltungen bereits mit anderen Systemen gearbeitet hatten. Ich denke, der ausschlaggebende Faktor war die Art der Präsentation und die Fachkompetenz.

Tomasz Chrościechowski: Vielen Dank!

Agnieszka Szymerowska: Das stimmt. Es war eine neue Erfahrung für uns, und wir wollten endlich richtig im 21. Jahrhundert ankommen, indem wir unsere Arbeit erleichtern und die Registrierungszeit für Teilnehmer verkürzen. Ihre Lösung war für uns die beste Wahl.

Jakub Grudniewski: Die benutzerfreundliche Oberfläche und die einfache Handhabung waren ebenfalls ausschlaggebend.

Tomasz Chrościechowski: Sie verfolgen die Entwicklung der Anwendung von Anfang an. Sie gehören zu den erfahrensten Nutzern (denn nur wenige haben eine so lange Erfahrung mit CONREGO). Bitte erzählen Sie uns, welche Funktionen Sie am häufigsten nutzen. Welche sind für Sie am wertvollsten?

Agnieszka Szymerowska: Ich erinnere mich noch gut an die erste Implementierung im Jahr 2011. Für mich, als die Person, die die Registrierungen entgegennahm und mit Teilnehmern sowie Organisatoren kommunizierte, war die Berichtsfunktion ein Volltreffer. Wir mussten die ganzen Daten nicht mehr manuell aus Textdokumenten in Excel übertragen. Die Datenbank erstellte sich automatisch. Wir konnten genau die Informationen auswählen, die wir zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigten, und konnten dadurch den Organisatoren sehr schnell Rückmeldungen über den Stand der Anmeldungen geben.

Jakub Grudniewski: Eine weitere wichtige Funktion, die mit der Datenbankerstellung zusammenhängt, ist der E-Mail-Versand. Vor allem hatten wir die Möglichkeit, schnell mit den Teilnehmern zu kommunizieren und alle relevanten Informationen an eine vordefinierte Empfängerliste zu senden…

Tomasz Chrościechowski: ...ohne dass ein Export in ein anderes System oder die Nutzung einer zusätzlichen Anwendung notwendig war.

Jakub Grudniewski: Das hat uns enorm viel Zeit gespart.

Tomasz Chrościechowski: Berichte und Kommunikation sind die beiden grundlegendsten Module. Die Integration eines Registrierungssystems, das Teilnehmerdaten sammelt und es ermöglicht, diese Daten in anderen Prozessen wie Kommunikation oder der Erstellung von Namensschildern zu nutzen, ist einer der Gründe, warum CONREGO kontinuierlich um weitere Module erweitert wird.
Jedes Jahr nutzen Sie parallel zur Teilnehmerregistrierung für das Wrocław Global Forum auch das Umfragemodul zur Rekrutierung von Freiwilligen. Das ist eine eher untypische Anwendung dieses Moduls. Wie managen Sie diesen Prozess? Wie wichtig ist dieses Element für Ihr gesamtes System?

Agnieszka Szymerowska: Da Freiwilligenarbeit ein großer Bestandteil des Wrocław Global Forums ist, wollten wir nicht nur uns die Arbeit erleichtern, sondern auch eine Lösung finden, die es potenziellen Freiwilligen ermöglicht, das Registrierungs- und Bewerbungsformular schnell und unkompliziert auszufüllen. Dieses Tool war für uns eine enorme Erleichterung! Vor allem haben wir viel Zeit gespart. Wir müssen die Daten nicht mehr aus Word-Dokumenten in Excel übertragen. Es funktioniert ähnlich wie das Teilnehmerregistrierungssystem. Die Datenbank wird automatisch erstellt und kann jederzeit überprüft werden – zum Beispiel, um zu sehen, wie viele Freiwillige sich bereits angemeldet haben. So können wir sie direkt um ein Foto für ihre Ausweise bitten, das später auch für das Auswahlverfahren und Bewerbungsgespräche genutzt wird. Zudem kann der Freiwillige die Bewerbung schnell über ein Tablet oder Smartphone ausfüllen. Er muss nicht an den Computer gehen, kein Textdokument öffnen, ausfüllen, speichern und per E-Mail senden. Dieser Prozess wurde enorm verkürzt. Wir erhalten auch sehr viele positive Rückmeldungen wie: 'Super, ich konnte mich sogar unterwegs in der Straßenbahn oder im Bus schnell registrieren und mich für ein prestigeträchtiges und renommiertes Event bewerben.'

Tomasz Chrościechowski: Wie viele Freiwillige bewerben sich pro Jahr für das Wrocław Global Forum? Wie viele von ihnen bestehen das Auswahlverfahren? Wie groß ist das Team, das Sie für dieses Event benötigen?

Agnieszka Szymerowska: Eine schnelle Berechnung… Im Durchschnitt benötigen wir rund 160 Freiwillige für das Wrocław Global Forum. Über das Formular bewerben sich in der Regel bis zu 220 Kandidaten.

Jakub Grudniewski: Wir haben sehr interessante Bewerber, da sie aus verschiedenen europäischen und außereuropäischen Ländern kommen. Allerdings werden nicht alle letztendlich als Freiwillige angenommen. Das Auswahlverfahren ist recht anspruchsvoll, und obwohl wir versuchen, jedem eine Chance zu geben, erfüllt nicht jeder die Kriterien.

Agnieszka Szymerowska: Letztendlich werden zwischen 130 und 150 Personen in das Freiwilligenteam aufgenommen, abhängig vom Konferenzprogramm und den ihnen zugewiesenen Aufgaben.

Tomasz Chrościechowski: Welche Aufgaben übernehmen die Freiwilligen, die über das System rekrutiert wurden?

Jakub Grudniewski: Die Aufgaben sind sehr unterschiedlich, aber es gibt eine grundlegende Voraussetzung für Freiwillige – Fremdsprachenkenntnisse. Einige Bewerber scheitern an diesem Kriterium. Das Global Forum ist eine rein internationale Veranstaltung, daher ist die Hauptsprache Englisch. Eine gute Beherrschung der englischen Sprache ist eine Grundvoraussetzung für jeden, der Freiwilliger werden möchte. Nach der Auswahl werden die Freiwilligen in vier Gruppen eingeteilt: Hotels, Kongresszentrum, Logistikteam und ein Team für spezielle Aufgaben. Innerhalb dieser Gruppen werden die spezifischen Aufgaben einzelnen Personen zugewiesen.

Tomasz Chrościechowski: Erleichtert das Umfragemodul für die Freiwilligenrekrutierung die Kategorisierung der Bewerber nach ihren bevorzugten Arbeitsbereichen?

Jakub Grudniewski: Es könnte, aber wir behalten uns die endgültige Entscheidung über die Gruppenzuteilung vor. Wir fragen jedoch immer nach den Präferenzen – in welcher Gruppe sich der jeweilige Freiwillige am wohlsten fühlen würde.

Agnieszka Szymerowska: Diese Frage ist auch in der Bewerbungsumfrage enthalten. Dadurch können wir sehen, ob die Anzahl der Bewerber, die sich für die Transportgruppe entschieden haben, ausreicht, und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Tomasz Chrościechowski: Über das Wrocław Global Forum hinaus haben wir das Registrierungssystem für viele andere Veranstaltungen genutzt. Lassen Sie mich einige Beispiele nennen: die Akademia Europa Konferenz und das Climate-KIC Innovation Festival im Jahr 2013, das Treffen der Christen Mittel- und Osteuropas sowie Diversity im Jahr 2014 und die EAZA-Konferenz im Jahr 2015. Einige dieser Veranstaltungen waren kostenlos, während für andere eine Teilnahmegebühr erforderlich war. Inwieweit hat das System den Zahlungsprozess, die Zahlungsabwicklung und die Buchhaltung für die Teilnehmergebühren während der Organisation dieser Veranstaltungen erleichtert?

Jakub Grudniewski: Die Möglichkeit, Zahlungen über das Registrierungssystem abzuwickeln, war für uns äußerst nützlich und hat unsere Arbeitszeit erheblich verkürzt. Erstens konnten die Teilnehmer zwischen der traditionellen Zahlungsmethode per Banküberweisung und der Kreditkartenzahlung über das System wählen. Ein weiterer wichtiger Vorteil war, dass der gesamte Registrierungsprozess, einschließlich der Zahlung, nur wenige Minuten dauerte. Von der Anmeldung bis zum Abschluss der Registrierung benötigte ein Teilnehmer maximal zehn Minuten für den gesamten Prozess.
Darüber hinaus war das Ausstellen von Rechnungen einfach, da dies ebenfalls über das Registrierungssystem erfolgte. Wer sich für die Zahlung per Überweisung entschied, erhielt sofort nach der Registrierung eine Pro-forma-Rechnung per E-Mail, was den Zahlungsprozess erleichterte. Sobald wir die Zahlung erhalten hatten, konnten wir sie im System verbuchen und die Teilnahme des jeweiligen Teilnehmers bestätigen.

Tomasz Chrościechowski: Sie haben sich auch entschieden, CONREGO für die Erstellung einer responsiven Veranstaltungswebsite zu nutzen. Wie bewerten Sie das in CONREGO integrierte Content-Management-System?

Jakub Grudniewski: Für uns ist die Benutzerfreundlichkeit immer entscheidend. Module wie die Erstellung der Agenda, die Verwaltung der Rednerbiografien oder die Integration mit Google Maps sind wesentliche Funktionen, die unsere Arbeit erheblich erleichtern und alle unsere Prozesse beschleunigen.

Tomasz Chrościechowski: Kann eine responsive Event-Website mit den funktionalen Modulen, die CONREGO in seiner Struktur bietet, eine mobile App für den Veranstalter ersetzen?
Derzeit lassen sich Veranstalter, die Inhalte veröffentlichen, in zwei Gruppen unterteilen.
(1) Veranstalter, die eine dedizierte mobile App benötigen, weil sie beispielsweise Push-Nachrichten an Nutzer senden möchten, anstatt SMS zu verschicken; Personen, die ein Tool zur Kommunikation zwischen Teilnehmern suchen, also beispielsweise einen in die mobile App integrierten Chat.
(2) Veranstalter, die oft denken, dass sie eine mobile App brauchen, aber eigentlich nur Wert darauf legen, die Agenda übersichtlich auf einem Smartphone-Bildschirm darzustellen. Diese Gruppe möchte reine logistische Informationen zu den Sessions präsentieren – beispielsweise deren Beschreibungen. Eine responsive Website kann ihnen dies zu wesentlich geringeren Kosten ermöglichen. Die Implementierung einer mobilen App erfordert die Entwicklung für mindestens zwei dominante Betriebssysteme auf dem Markt, nämlich iOS und Android. Tatsächlich erfüllt eine responsive Website im Falle einer reinen, nicht-interaktiven Kommunikation ihre Erwartungen. Sie erfüllt jedoch nicht die Anforderungen, wenn es um Bedürfnisse wie Networking zwischen Teilnehmern, Matchmaking oder Push-Nachrichten geht, die durch SMS ersetzt werden können, jedoch keine elegante Lösung darstellen. Es hängt davon ab, welche Inhalte übermittelt werden sollen und ob die Benachrichtigung sofort auf dem Bildschirm erscheinen soll oder ob der Nutzer in der App den SMS-Bereich öffnen muss, um etwas zu lesen. Dies ist ein praktischer Unterschied.

Jakub Grudniewski: Meine Antwort lautet: Sie wird es können, aber noch nicht jetzt. Ich glaube, dass es mit der Weiterentwicklung der Technologie und der Verfügbarkeit von mehr Funktionen über eine Webplattform durchaus möglich sein wird. Sicherlich würde dies die Kosten senken und den Veranstaltern Zeit sparen. Derzeit, wenn man sowohl eine Website als auch eine App hat, muss man beide parallel pflegen, damit sie aktuell bleiben. Dies ist die Arbeit einer Person, die bei uns, wo sich das Veranstaltungsprogramm häufig ändert, viel Zeit darauf verwendet.
Ein großer Vorteil der Website ist die Verbindung mit dem Registrierungssystem, was eine App nie leisten kann. Ein Organisationssystem, das mit einer spezifisch für das Event erstellten Website synchronisiert ist. Das wäre auf jeden Fall eine günstigere Option. Wenn sie die gleichen Möglichkeiten bieten würde, denke ich, dass sie viele Abnehmer finden könnte. Die App dient meist zur Darstellung des Programms und der Biografien der Referenten bei Konferenzen. Zudem spielen soziale Medien eine große Rolle. Aus unserer Erfahrung heraus werden soziale Medien mehr genutzt als ein Chat zwischen den Veranstaltungsteilnehmern. Twitter ist sehr aktiv, aber Chats werden selten genutzt. Teilnehmer ignorieren oft Push-Nachrichten. Wir verwenden sie, aber ihre Wirkung ist eher gering.

Agnieszka Szymerowska: In einer solchen App brauchen wir zudem eine Funktion, die den Teilnehmern eine Karte des Veranstaltungsorts anzeigt. Wenn man darauf klickt, sollte sofort ersichtlich sein, was in welchem Bereich passiert. Besonders wenn das Programm nicht so dynamisch ist, dass alle anderthalb Stunden eine neue Session beginnt. Das ist etwas, was uns die Website derzeit nicht bietet.

Tomasz Chrościechowski: Das ideale Lösungspaket sollte also ein Registrierungssystem, ein Umfrage-Management-System, ein Kommunikationsmodul, den Aufbau einer responsiven Website und einer mobilen App umfassen. Das gesamte Paket sollte über ein einziges Administrationspanel verwaltet werden.

Jakub Grudniewski: Genau.

Agnieszka Szymerowska: Für unsere Bedürfnisse wäre das ideal.

Jakub Grudniewski: Wir warten auf solche Lösungen. Hoffentlich erscheinen sie bald.

Tomasz Chrościechowski: Der Einsatz geeigneter Werkzeuge erleichtert die Arbeit, die Verwaltung verschiedener Prozesse und die Organisation des gesamten Workflows erheblich. Neben dem fertigen Teilnehmerregistrierungssystem von CONREGO, welche Tools verwenden Sie täglich in Ihrer Arbeit?

Jakub Grudniewski: Vor allem Projektmanagement-Software. Dazu Programme für Newsletter-Erstellung, E-Mail-Marketing und verschiedene Anwendungen. Bei der Organisation von Konferenzen ist für uns eine App zur Echtzeit-Ansicht von Flugzeiten sehr hilfreich, da wir oft internationale Gäste haben. Das erleichtert uns zu prüfen, ob das Flugzeug bereits in der Luft ist oder Verspätung hat. Aga, was aus deiner Erfahrung?

Agnieszka Szymerowska: Vor allem eine App, mit der wir im Team Informationen über anstehende und erledigte Aufgaben teilen können. Die Erstellung von Zeitplänen, die Vorbereitung auf Kongresse, Konferenzen oder Events, die wir betreuen.

Jakub Grudniewski: Während der Organisation nutzen wir oft Messenger, um nicht ständig telefonieren zu müssen. So können wir uns kurze Nachrichten senden und auch bei lautlosem Telefon oder während einer Session miteinander kommunizieren.

Tomasz Chrościechowski: Was mögen Sie am meisten an Ihrer Arbeit?

Agnieszka Szymerowska: Ich liebe den Kontakt mit Menschen. Ich kann mir nicht vorstellen, ohne diesen zu arbeiten. Natürlich gibt es Momente, in denen wir viel am Schreibtisch sitzen müssen, aber der Austausch mit Menschen steht für mich an erster Stelle.

Jakub Grudniewski: Ich schätze die Arbeit in einem internationalen Umfeld und die schnelle Sichtbarkeit der eigenen Arbeitsergebnisse.

Tomasz Chrościechowski: Frau Szymerowska, Herr Grudniewski – vielen Dank für Ihre Zeit!