Joanna Chrościechowska: Organizując dziesiątki wydarzeń - od kameralnych konferencji po duże kongresy - zawsze powtarzam, że najważniejsze są dwie rzeczy: sprawne wejście uczestników i płynna obsługa w punktach kontaktu. To tam powstaje pierwsze wrażenie, które zostaje z gościem przez cały event. Właśnie dlatego od lat współpracujemy z Elżbietą Tumiłowicz-Spychałą, właścicielką agencji hostess EMBASSY. Wspólnie opowiemy dziś, jak wygląda dobra współpraca z hostessami, jakie są kluczowe elementy przygotowania i czego często nie widać z perspektywy uczestnika.
Jak wybrać hostessy, które będą pasować do wydarzenia?
Elżbieta Tumiłowicz-Spychała: Nie ma jednego „idealnego zespołu” hostess. Inne osoby dobieramy do eleganckiej gali, inne do międzynarodowej konferencji czy akcji promocyjnej w galerii handlowej. Liczy się znajomość języków, umiejętność pracy z systemem, odporność na stres, a także dopasowanie do kultury wydarzenia. Zawsze pytam organizatora: kto będzie uczestnikiem, jaka jest energia eventu, czy są procedury wymagające wcześniejszego przeszkolenia? To kluczowe dla jakości pracy na miejscu.
Czy hostessy potrzebują przeszkolenia?
Joanna Chrościechowska: Zdecydowanie tak. Nawet najbardziej doświadczona osoba nie odnajdzie się w pracy, jeśli nie wie, jak działa system recepcji, gdzie znajdują się poszczególne strefy czy jak rozwiązać podstawowe problemy uczestników. Dlatego zawsze organizujemy krótkie szkolenie przed obsługiwanym wydarzeniem.
Elżbieta Tumiłowicz-Spychała: Ze swojej strony dbamy również o przygotowanie pod kątem umiejętności miękkich - jak prowadzić rozmowę, jak reagować na zdenerwowanych uczestników, jak efektywnie współpracować w zespole. Najlepsze efekty osiągamy wtedy, gdy organizator udostępnia pełne informacje, a my dostarczamy kompetencje i elastyczność.
Jak wygląda dobra współpraca między hostessami a zespołem eventowym?
Joanna Chrościechowska: Podstawą jest jasny podział ról. Recepcja techniczna odpowiada za obsługę sprzętu i kontrolę dostępu, hostessy mogą przejmować stanowiska pomocnicze, punkty informacyjne, szatnie lub wspierać nas tam, gdzie liczy się szybkość reakcji i profesjonalna prezentacja. Ustalamy to z wyprzedzeniem, a w dniu wydarzenia po obu stronach wyznaczona jest jedna osoba kontaktowa. To znacząco ogranicza ryzyko chaosu.
Czego organizatorzy czasem nie doceniają, a ma ogromny wpływ na pracę hostess?
Elżbieta Tumiłowicz-Spychała: Najczęściej są to:
- Brak dostępu do szczegółowej agendy wydarzenia.
- Nieprecyzyjny opis zadań - ogólne „pomoc przy obsłudze” jest niewystarczające.
- Brak zaplecza socjalnego - miejsca na odpoczynek, przekąsek, napojów.
- Niewystarczająca komunikacja w sytuacjach nagłych.
Hostessy pracują w intensywnym tempie, często wiele godzin bez przerwy, dlatego odpowiednie warunki i jasne informacje przekładają się bezpośrednio na ich efektywność.
Jak przygotować hostessy do współpracy z zespołem technicznym?
Joanna Chrościechowska: Ważne jest nie tylko określenie zakresu obowiązków, ale też przekazanie wiedzy o całym wydarzeniu - priorytetach, miejscach newralgicznych, potencjalnych problemach. Zapewniamy hostessom kontakt do zespołu technicznego i odwrotnie. Dzięki temu, jeśli pojawia się trudna sytuacja, reakcja jest szybka i skoordynowana.
Podsumowanie - przepis na udaną współpracę
Joanna Chrościechowska: Współpraca z agencją hostess opiera się na zaufaniu, dobrej komunikacji i precyzyjnych ustaleniach. Hostessy to integralna część obsługi wydarzenia, a nie tylko element wizerunkowy.
Elżbieta Tumiłowicz-Spychała: A jakość ich pracy zależy od jakości przygotowania. Dostęp do informacji, jasno określone zadania i dobre warunki pracy sprawiają, że hostessy mogą w pełni wykorzystać swój potencjał i realnie podnieść jakość obsługi uczestników.
Artykuł powstał we współpracy CONREGO i agencji hostess EMBASSY.
