Hostessy i obsługa wydarzenia – rozmowa praktyków

Nie ma jednego „idealnego zespołu” hostess. Inne osoby dobieramy do eleganckiej gali, inne do międzynarodowej konferencji czy akcji promocyjnej w galerii handlowej. Liczy się znajomość języków, umiejętność pracy z systemem, odporność na stres, a także dopasowanie do kultury wydarzenia. Zawsze pytam organizatora: kto będzie uczestnikiem, jaka jest energia eventu, czy są procedury wymagające wcześniejszego przeszkolenia? To kluczowe dla jakości pracy na miejscu.

Zdecydowanie tak. Nawet najbardziej doświadczona osoba nie odnajdzie się w pracy, jeśli nie wie, jak działa system recepcji, gdzie znajdują się poszczególne strefy czy jak rozwiązać podstawowe problemy uczestników. Dlatego zawsze organizujemy krótkie szkolenie przed obsługiwanym wydarzeniem.

Ze swojej strony dbamy również o przygotowanie pod kątem umiejętności miękkich – jak prowadzić rozmowę, jak reagować na zdenerwowanych uczestników, jak efektywnie współpracować w zespole. Najlepsze efekty osiągamy wtedy, gdy organizator udostępnia pełne informacje, a my dostarczamy kompetencje i elastyczność.

Podstawą jest jasny podział ról. Recepcja techniczna odpowiada za obsługę sprzętu i kontrolę dostępu, hostessy mogą przejmować stanowiska pomocnicze, punkty informacyjne, szatnie lub wspierać nas tam, gdzie liczy się szybkość reakcji i profesjonalna prezentacja. Ustalamy to z wyprzedzeniem, a w dniu wydarzenia po obu stronach wyznaczona jest jedna osoba kontaktowa. To znacząco ogranicza ryzyko chaosu.

Najczęściej są to:

1. Brak dostępu do szczegółowej agendy wydarzenia.
2. Nieprecyzyjny opis zadań – ogólne „pomoc przy obsłudze” jest niewystarczające.
3. Brak zaplecza socjalnego – miejsca na odpoczynek, przekąsek, napojów.
4. Niewystarczająca komunikacja w sytuacjach nagłych.

Hostessy pracują w intensywnym tempie, często wiele godzin bez przerwy, dlatego odpowiednie warunki i jasne informacje przekładają się bezpośrednio na ich efektywność.

Ważne jest nie tylko określenie zakresu obowiązków, ale też przekazanie wiedzy o całym wydarzeniu – priorytetach, miejscach newralgicznych, potencjalnych problemach. Zapewniamy hostessom kontakt do zespołu technicznego i odwrotnie. Dzięki temu, jeśli pojawia się trudna sytuacja, reakcja jest szybka i skoordynowana.