Interview - Organisation eines medizinischen Kongresses mit CONREGO

Der Verein "Rhinologie Polen" ist eine Organisation, die allen offensteht, die zur Entwicklung der polnischen Rhinologie beitragen möchten. Ihr Ziel ist es, moderne Rhinologie im Kreis polnischer HNO-Ärzte zu fördern. Unsere Zusammenarbeit mit dem Verein begann mit der Implementierung des Registrierungssystems für das IX Nationale Forum für Rhinologie im März 2012.

Über die bisherigen Erfahrungen in der Organisation medizinischer Kongresse und fünf Jahre Arbeit mit dem CONREGO-Teilnehmerregistrierungssystem spricht heute Emilia Straburzyńska, die seit Jahren für die Teilnehmerbetreuung des RhinoForum verantwortlich ist.

Tomasz Chrościechowski: Frau Emilia, es sind schon fünf Jahre! Sie begleiten uns seit den frühen Entwicklungsphasen des Systems und des Unternehmens, und viele Ihrer Anregungen wurden in konkrete Funktionen unserer Event-Management-Software umgesetzt. Eine der Neuerungen war zum Beispiel der automatische Versand von Teilnahmezertifikaten für Personen, die den Bewertungsfragebogen zur inhaltlichen Qualität und Organisation des Forums ausgefüllt haben. Wie lief die Teilnehmerverwaltung beim RhinoForum, bevor Sie sich für das CONREGO-Registrierungssystem entschieden haben?

Emilia Straburzyńska: Ehrlich gesagt, habe ich diese archaische Zeit fast verdrängt. ;) Wir hatten auf der Konferenzwebsite ein sehr einfaches Formular. Teilnehmer meldeten sich an, und ihre Daten flossen in unsere Datenbank ein. Es gab auch die Möglichkeit, sich per Fax oder Post anzumelden. Doch das war ein äußerst fehleranfälliges System, das ständig Probleme verursachte.

Tomasz Chrościechowski: Sie haben sich damals voll auf eine Karte gesetzt – das CONREGO-Teilnehmerregistrierungssystem. Welche Funktionen unseres Systems waren ausschlaggebend für Ihre Entscheidung?

Emilia Straburzyńska: Wir sind zufällig auf Ihr Angebot gestoßen. Ich erinnere mich an die ersten Online-Meetings, in denen uns CONREGO vorgestellt wurde. Uns gefiel, dass das System und seine Funktionen genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten wurden. Eine Datenbank, in die alle Informationen einfließen, die Möglichkeit E-Mails zu versenden und später der automatische Versand personalisierter Zertifikate nach der Konferenz. In diesem Jahr erhielten wir von Ihnen ein Modul zur Registrierung von Referenten, in das sie ihre Lebensläufe und Fotos hochladen konnten. Doch am wichtigsten war für uns, dass es im CONREGO-Wörterbuch das Wort „unmöglich“ nicht gibt. Bei Ihnen ist alles möglich! Genau diese Flexibilität und das großartige Kundenverständnis machen es für uns unmöglich, das RhinoForum ohne CONREGO zu organisieren.

Tomasz Chrościechowski: Ein entscheidender Prozess, den Ihr System erleichtert hat, war der Verkauf von Eintrittskarten über andere Methoden als traditionelle Überweisungen. Anfangs wurde das Registrierungssystem mit der Online-Zahlungsplattform eCard S.A. integriert. Das System verarbeitete Transaktionen automatisch und generierte Rechnungen. Wie hat Ihre Buchhaltung auf diese Änderung reagiert?

Emilia Straburzyńska: Ich denke, für die Buchhaltung war es wichtig, alle mit der Konferenz verbundenen Abrechnungen an einem Ort zu haben, Rechnungen bearbeiten zu können und genau zu wissen, wann welche Rechnung an welchen Teilnehmer gesendet wurde.

Tomasz Chrościechowski: Das Forum erfreut sich zunehmender Beliebtheit über die polnischen Grenzen hinaus. Wie unterstützt CONREGO Sie bei der Betreuung und Kommunikation mit internationalen Teilnehmern?

Emilia Straburzyńska: Besonders wichtig ist, dass wir im System alle Login-Versuche, Bearbeitungen und ähnliche Vorgänge nachverfolgen können. Dadurch kann ich den Teilnehmern jederzeit präzise Auskunft über ihre Anmeldung geben.

Tomasz Chrościechowski: Das RhinoForum hat eine beeindruckende Größe erreicht – über 1000 Gäste innerhalb von drei Tagen, gefüllt mit Vorträgen von morgens bis abends. Teilnehmer bewerten die Organisation, den Service und die Registrierung durchweg positiv. Doch in der heutigen Zeit reicht Qualität allein nicht aus – man muss sich auch gut vermarkten.

Emilia Straburzyńska: Neben dem starken Markenimage des RhinoForums kümmern wir uns aktiv um die Gewinnung neuer Teilnehmer (auch aus dem Ausland) und die Pflege bestehender Kontakte. CONREGO unterstützt uns hierbei mit der Möglichkeit, regelmäßig Newsletter zu versenden. Jeden Monat versenden wir einen Newsletter in zwei Sprachversionen: Polnisch und Englisch. Zudem nutzen wir vor und während des Forums den SMS-Versand, um Teilnehmer an wichtige Programmpunkte zu erinnern.

Tomasz Chrościechowski: Jedes Jahr liefern wir mit der Event-Software auch eine fertige Konferenzwebsite, die als Informations- und Werbeplattform dient. Welche Informationen suchen Teilnehmer am häufigsten auf der Event-Website?

Emilia Straburzyńska: Teilnehmer interessieren sich vor allem für das Programm, die eingeladenen Referenten, den Veranstaltungsort und die Teilnahmegebühren.

Tomasz Chrościechowski: Im Jahr 2015 haben Sie erstmals zusätzliche Funktionen des CONREGO-Systems genutzt, um den Empfang und die Zugangskontrolle während des Events zu erleichtern. Wie hat sich das auf Ihre Arbeit ausgewirkt?

Emilia Straburzyńska: Das war ein Volltreffer. Das Scannen der Teilnehmerausweise hat den Einlass enorm beschleunigt. Zudem ermöglicht die Zugangskontrolle eine präzise Auswertung der Teilnehmerzahlen und verhindert unberechtigtes Betreten der Veranstaltung.

Tomasz Chrościechowski: Vielen Dank für das Gespräch!

Die Organisatoren des RhinoForums vertrauen uns bereits seit fünf Jahren. Wir sind stolz darauf, dass CONREGO sich als unverzichtbares Tool für große, wiederkehrende Events etabliert hat. Dank Ihrer Anregungen wird unser Registrierungssystem kontinuierlich verbessert!