Versteckte Kosten kostenloser Anmeldesysteme

Wenn „kostenlos" nicht kostenfrei bedeutet

Google-Formulare, das Standard-Eventbrite oder vielleicht eine einfache Tabellenkalkulation? Zu Beginn unserer Reise in der Eventorganisation griffen die meisten von uns zu scheinbar perfekten Lösungen – kostenlosen Tools für die Teilnehmeranmeldung.

Das Problem dabei ist, dass sich viele dieser Lösungen mit der Zeit als zu eingeschränkt, zu unzuverlässig oder zu riskant erweisen, um den realen Anforderungen einer Veranstaltung gerecht zu werden. Und die Kosten? Die tauchen dort auf, wo man sie am wenigsten erwartet.

Versteckte Kosten #1: Zeit – Ihre wertvollste Ressource

Jede Stunde, die Sie mit dem manuellen Kopieren von Daten aus Formularen in Tabellen, dem manuellen Versenden von Bestätigungen oder Versuchen verbringen, fehlende Funktionen zu „umgehen", ist Zeit, die Sie für Dinge aufwenden könnten, die wirklich einen Unterschied machen.

In der Praxis sieht das so aus: Eine Anmeldung über Google-Formulare bedeutet, dass Sie jede Zahlung separat abrechnen, jede Bestätigung manuell versenden und jede Änderung bei der Teilnehmeranmeldung an mehreren Stellen gleichzeitig vornehmen müssen.

Ein Organisator von Technologiekonferenzen berechnete, dass die Betreuung von 200 Anmeldungen über ein „kostenloses" Tool-Set ihn 8 Stunden pro Woche im Monat vor der Veranstaltung kostete. Das sind bereits 32 Stunden – fast eine ganze Arbeitswoche für Tätigkeiten, die ein professionelles System automatisch erledigt hätte.

Versteckte Kosten #2: Fehlender Support, wenn Sie ihn am meisten brauchen

Dienstagmorgen, zwei Tage vor Ihrer Konferenz. Das Formular funktioniert nicht mehr, die Daten von gestern sind „irgendwo verschwunden", und auf Ihre E-Mail an den technischen Support erhalten Sie eine automatische Antwort: „Wartezeit für eine Antwort: 3-5 Werktage".

Fehlender professioneller Support ist nicht nur unangenehm – es ist ein reales Risiko für die gesamte Veranstaltung. Wenn etwas kaputtgeht, haben Sie niemanden, den Sie anrufen können, keine Notlösung und keine Sicherungskopie Ihrer Daten.

Versteckte Kosten #3: Rechtliche und Imagerisiken

Die DSGVO ist nicht nur ein Modewort – es ist eine echte Verpflichtung mit konkreten Konsequenzen. Die meisten kostenlosen Tools bieten keine vollständige Compliance mit den Datenschutzbestimmungen. Sie haben keine Kontrolle darüber, wie und wo die Daten Ihrer Teilnehmer gespeichert werden.

Schlimmer noch – einige Organisatoren setzen sich unwissentlich Datenlecks aus, indem sie Tabellen mit Teilnehmerdaten anderen Teammitgliedern oder Event-Partnern zur Verfügung stellen. Ein unglücklicher Klick auf „Für alle mit Link freigeben" kann öffentlichen Zugang zu einer Liste von Namen, E-Mails und Telefonnummern bedeuten.

Die Strafe für DSGVO-Verstöße kann bis zu 4% des Jahresumsatzes eines Unternehmens oder 20 Millionen Euro betragen – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Aber selbst wenn es nicht zu einer Strafe kommt, kann der Verlust des Vertrauens der Teilnehmer deutlich mehr kosten als ein Jahresabonnement für ein professionelles System.

Versteckte Kosten #4: Verpasste Entwicklungsmöglichkeiten

Kostenlose Tools ermöglichen Ihnen die Anmeldung, aber sie geben Ihnen nicht das, was wirklich den Wert einer Veranstaltung aufbaut – Daten und Analysemöglichkeiten. Sie wissen nicht, woher Ihre Teilnehmer kommen, was sie motiviert, für welche Sessions sie sich anmelden.

Ohne diese Informationen verpassen Sie die Möglichkeit:

• Besseres Targeting der Kommunikation für zukünftige Veranstaltungen
• Segmentierung der Teilnehmer nach ihren Bedürfnissen und Interessen
• Weitergabe wertvoller Daten an Partner und Sponsoren
• Messung des tatsächlichen ROI der Veranstaltung

Wann ein kostenloses System Sinn macht (und wann absolut nicht)

Ein kostenloses Tool kann ausreichen, wenn:

• Sie eine Veranstaltung für bis zu 30 Personen organisieren
• Sie keine Online-Zahlungen oder Zugangskontrolle benötigen
• Die Veranstaltung einmalig und nicht-kommerziell ist
• Sie keine sensiblen Daten sammeln oder Marketing-Kommunikation planen

Sie benötigen definitiv ein professionelles System, wenn:

• Sie Partner, Sponsoren oder Aussteller haben, die Daten erwarten
• Sie weitere Ausgaben der Veranstaltung planen
• Die Anmeldung mehr als Name und E-Mail umfasst
• Ihnen ein professionelles Image und Prozessautomatisierung wichtig sind
• Die Veranstaltung Einnahmen generiert oder ein Marketing-Budget hat

Investition in ein System ist eine Ersparnis von Nerven und Geld

Ein „kostenloses" Anmeldesystem erweist sich oft als die teuerste Lösung – weil Sie mit Zeit, Stress, verlorenem Teilnehmervertrauen und verpassten Entwicklungsmöglichkeiten dafür bezahlen.

Ein gut gewähltes professionelles System ist kein Kostenfaktor – es ist ein Werkzeug, das für Sie arbeitet. Es ermöglicht Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Schaffung wertvoller Erfahrungen für die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung.

Bevor Sie sich für die scheinbar attraktive Option „kostenlos" entscheiden, fragen Sie sich: Können Sie sich wirklich all die versteckten Kosten leisten, die damit verbunden sind?

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.