Ukryte koszty darmowych systemów rejestracji

Pozornie bezpłatne narzędzia często generują ukryte koszty czasowe, wizerunkowe i prawne, które przewyższają oszczędności na wejściu.

Ukryte koszty darmowych systemów rejestracji

Gdy „darmowe" nie oznacza bezkosztowe

Formularz Google'a, podstawowy Eventbrite, a może zwykły arkusz kalkulacyjny? Na początku swojej przygody z organizacją wydarzeń większość z nas sięgała po pozornie idealne rozwiązanie – darmowe narzędzie do rejestracji uczestników.

Problem w tym, że wiele z tych rozwiązań z czasem okazuje się zbyt ubogich, zbyt zawodnych lub zbyt ryzykownych, by obsłużyć realne potrzeby wydarzenia. A koszty? Te pojawiają się tam, gdzie się spodziewasz ich najmniej.

Ukryty koszt #1: Czas – Twój najcenniejszy zasób

Każda godzina spędzona na ręcznym kopiowaniu danych z formularza do arkusza, ręcznym wysyłaniu potwierdzeń czy próbach „obejścia" braku funkcji to czas, który mógłbyś poświęcić na rzeczy, które naprawdę robią różnicę.

W praktyce wygląda to tak: rejestracja przez formularz Google oznacza, że każdą płatność musisz rozliczyć osobno, każde potwierdzenie wysłać ręcznie, a każdą zmianę w rejestracji uczestnika wprowadzić w kilku miejscach jednocześnie.

Jeden z organizatorów konferencji technologicznych wyliczył, że obsługa 200 rejestracji przez „darmowy" zestaw narzędzi zajmowała mu 8 godzin tygodniowo przez miesiąc przed wydarzeniem. To już 32 godziny – prawie cały tydzień roboczy poświęcony na czynności, które profesjonalny system załatwiłby automatycznie.

Ukryty koszt #2: Brak wsparcia gdy najbardziej go potrzebujesz

Wtorkowy poranek, dwa dni przed Twoją konferencją. Formularz przestaje działać, dane z wczoraj „gdzieś zniknęły", a na Twój e-mail ze wsparciem technicznym nadchodzi automatyczna odpowiedź: „Czas oczekiwania na odpowiedź: 3-5 dni roboczych".

Brak profesjonalnego wsparcia to nie tylko dyskomfort – to realne ryzyko dla całego wydarzenia. Gdy coś się psuje, nie masz do kogo zadzwonić, nie ma awaryjnego rozwiązania, nie ma kopii zapasowej Twoich danych.

Ukryty koszt #3: Ryzyko prawne i wizerunkowe

RODO to nie tylko modne hasło – to prawdziwe zobowiązanie z konkretnymi konsekwencjami. Większość darmowych narzędzi nie oferuje pełnej zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Nie masz kontroli nad tym, jak i gdzie przechowywane są dane Twoich uczestników.

Gorzej – część organizatorów nieświadomie naraża się na wycieki danych, udostępniając arkusze z danymi uczestników innym członkom zespołu czy partnerom wydarzenia. Jeden niefortunny klik „udostępnij wszystkim z linkiem" może oznaczać publiczny dostęp do listy imion, nazwisk, e-maili i numerów telefonów.

Kara za naruszenie RODO może wynosić do 4% rocznego obrotu firmy lub 20 milionów euro – w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Ale nawet jeśli do kary nie dojdzie, utrata zaufania uczestników może kosztować znacznie więcej niż roczna subskrypcja profesjonalnego systemu.

Ukryty koszt #4: Utracone możliwości rozwoju

Darmowe narzędzia dają Ci rejestrację, ale nie dają tego, co naprawdę buduje wartość wydarzenia – danych i możliwości analizy. Nie wiesz, skąd przychodzą Twoi uczestnicy, co ich motywuje, na które sesje się zapisują.

Bez tych informacji tracisz możliwość:

Kiedy darmowy system ma sens (i kiedy absolutnie nie)

Darmowe narzędzie może wystarczyć, jeśli:

Zdecydowanie potrzebujesz profesjonalnego systemu, jeśli:

Inwestycja w system to oszczędność nerwów i pieniędzy

„Darmowy" system rejestracji często kończy się jako najdroższe rozwiązanie – bo płacisz za niego czasem, stresem, utraconym zaufaniem uczestników i zmarnowanymi możliwościami rozwoju.

Dobrze dobrany profesjonalny system to nie koszt – to narzędzie, które pracuje za Ciebie. Pozwala Ci skupić się na tym, co naprawdę ważne: tworzeniu wartościowych doświadczeń dla uczestników Twojego wydarzenia.

Zanim zdecydujesz się na pozornie atrakcyjną opcję „za darmo", zadaj sobie pytanie: czy rzeczywiście możesz sobie pozwolić na wszystkie ukryte koszty, które się z nią wiążą?

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie Umów prezentację CONREGO