Online-Messen – Was funktioniert in der Praxis?

Du möchtest eine Online-Messe veranstalten? Auch wenn dieses Format anderen Regeln folgt als ein Präsenz-Event, kann es genauso wirkungsvoll sein – vorausgesetzt, du durchdenkst Struktur und Kommunikation.

Wie funktionieren Messen – unabhängig vom Format?

Klassische Messen haben eine einfache Struktur: eine Hauptbühne mit Vorträgen, Diskussionen oder Ankündigungen – und ringsum Ausstellerstände. Dort können Besucher mit Firmenvertretern sprechen, Produkte kennenlernen, Materialien herunterladen und Fragen stellen.

Im Online-Format bleibt das Grundprinzip erhalten. Nur die Werkzeuge ändern sich. Deshalb lohnt sich die Frage: Was willst du als Veranstalter erreichen? Und was erwarten deine Aussteller?

Typische Ziele sind:

• Sichtbarkeit für Sponsoren und Aussteller schaffen,
• Leads durch persönliche Gespräche generieren,
• die eigene Marke als Organisator stärken.

Was funktioniert im digitalen Umfeld?

Auch ohne Messehalle oder physische Stände kannst du das Erlebnis digital nachbilden. Aus Erfahrung wissen wir, dass Formate gut funktionieren, die es Teilnehmenden ermöglichen:

• eine übersichtliche Ausstellerliste mit Angeboten zu durchstöbern,
• direkten Kontakt zu Ansprechpartnern aufzunehmen (z. B. über Formulare, Chat oder 1:1-Gespräche),
• am Hauptprogramm teilzunehmen – also an gestreamten Sessions für alle.

Wichtig ist dabei: Steuere den Besuchsfluss – z. B. erst ein Video oder Überblick zeigen, dann gezielte Einzelgespräche ermöglichen.

Und die Kommunikation?

Gerade Online-Messen erfordern besondere Sorgfalt bei der Kommunikation. Wenn Teilnehmende nicht wissen, wo sie klicken sollen oder was gerade läuft, verlierst du sie schnell.

Hilfreich sind:

• ein Teilnehmerregistrierungssystem mit Segmentierung (z. B. Teilnehmende, Aussteller, Sponsoren),
• automatisierte E-Mails und SMS-Erinnerungen (z. B. mit Link zur „Main Stage“),
• Kontaktformulare oder CTA-Buttons an jedem virtuellen Stand,
• eine zentrale Event-Website, die alles zusammenführt.

Du brauchst keine geschlossene Plattform – oft ist es besser, bewährte Tools zu kombinieren: Registrierung, Formulare, Streaming über bekannte Dienste und klar strukturierte Kommunikation.

Ist das die perfekte Lösung?

Wie jedes Format hat auch dieses seine Grenzen. Es gibt keinen Kaffeeduft, keine spontanen Gespräche auf dem Flur. Aber mit Fokus auf Erreichbarkeit, Klarheit und einfache Bedienung lässt sich echter Mehrwert bieten.

Viele Aussteller schätzen zudem, dass sie kein großes Logistikteam aufstellen müssen – und die Teilnehmenden von überall zugeschaltet sein können.

Fazit

Eine Online-Messe ist kein 1:1-Abbild eines Vor-Ort-Events – sondern dessen digitale Entsprechung. Mit klarem Konzept, strukturierter Agenda und einem funktionierenden Registrierungssystem kannst du ein Event schaffen, das nicht nur reibungslos läuft – sondern spürbar Wirkung zeigt.

Planst du ein Event mit Ausstellerkomponente? Sprich mit uns. Wir helfen dir, daraus mehr zu machen als nur „ein weiteres Online-Event“.

Tomasz Chrościechowski