Überlegen Sie, Hostessen für Ihre Veranstaltung einzustellen? Erfahren Sie, wann ihre Anwesenheit tatsächlich die Qualität des Events steigert und wann sie nur ein scheinbarer Vorteil ist.
In der Eventbranche ruft die Beschäftigung von Hostessen manchmal extreme Reaktionen hervor. Für einige ist es eine absolute Notwendigkeit und ein Element der Professionalisierung einer Veranstaltung, für andere eine unnötige Ausgabe oder sogar ein Überbleibsel aus vergangenen Zeiten. Stereotype? Ja, aber sie haben ihren Ursprung in realen Erfahrungen.
Als Veranstalter standen Sie sicherlich schon oft vor dem Dilemma: Soll ich Hostessen einstellen? Wie viele Personen? Welche Aufgaben soll ich ihnen anvertrauen? Und vor allem - lohnt sich das wirklich?
In diesem Artikel nähern wir uns dem Thema rational, ohne Vorurteile und basierend auf realen Erfahrungen aus der Eventbranche. Unser Ziel ist es, Ihnen zu helfen, eine bewusste Entscheidung zu treffen, die zum Charakter Ihrer Veranstaltung passt.
Beginnen wir mit den Fakten - gut vorbereitete Hostessen können Ihre Veranstaltung in mehreren Schlüsselbereichen tatsächlich unterstützen:
Sind Sie sich bewusst, dass Teilnehmer ihre Meinung über Ihre Veranstaltung innerhalb der ersten Minuten nach ihrer Ankunft bilden? Eine professionelle Hostess, die Gäste begrüßt, kann diesen ersten Eindruck erheblich beeinflussen. Es geht nicht nur um ein Lächeln - es ist die Fähigkeit, effizient zu leiten, präzise Informationen zu geben und potenzielle Probleme zu lösen, bevor sie sich entwickeln können.
Sie wissen sehr gut, dass die Registrierung einer der kritischsten Momente einer Veranstaltung ist. Warteschlangen, Verwirrung, verlorene Teilnehmer - das sind Faktoren, die selbst die am besten geplante Veranstaltung ruinieren können. Gut geschulte Hostessen können effizient:
Ein Beispiel? Bei einer medizinischen Konferenz, bei der wir über 800 Teilnehmer registrierten, hat ein Team von sechs Hostessen die gesamte Schlange in weniger als 45 Minuten abgearbeitet - ohne Nervosität, ohne Durcheinander, mit Professionalität, die in den Evaluationsfragebögen gewürdigt wurde.
Bei komplexen Veranstaltungen, besonders solchen, die parallel in mehreren Räumen stattfinden, werden Hostessen zu lebenden Informationspunkten. Sie leiten Teilnehmer zu den richtigen Sälen, informieren über Programmänderungen und helfen dabei, den Catering-Bereich oder die Toiletten zu finden.
Wichtig ist, dass sie dies in mehreren Sprachen tun können, was bei internationalen Veranstaltungen von unschätzbarem Wert ist.
Zusätzliche Arbeitskräfte während einer Veranstaltung sind immer wertvoll. Hostessen können Sie bei Aufgaben wie den folgenden unterstützen:
Bei Messen oder Werbeevents können Hostessen aktiv Marketingaktivitäten unterstützen - Materialien verteilen, zum Besuch eines Standes ermutigen, Kontakte sammeln oder kurze Umfragen durchführen.
Jetzt kommen wir zur anderen Seite der Medaille - Situationen, in denen die Einstellung von Hostessen überflüssig oder sogar kontraproduktiv sein kann.
Leider kann eine unvorbereitete oder unprofessionelle Hostess mehr schaden als nützen. Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein Teilnehmer fragt nach dem Standort eines Workshop-Raums, und die Hostess kennt die Antwort nicht oder, noch schlimmer, gibt falsche Informationen. Das Ergebnis? Frustration des Teilnehmers und ein negativer Eindruck, der die gesamte Veranstaltung beeinflussen kann.
Prestige wird durch Kompetenz aufgebaut, nicht durch die bloße Anwesenheit von "hübschen Gesichtern" am Eingang.
Dies ist ein Mythos, der am stärksten zur negativen Wahrnehmung der Rolle von Hostessen beiträgt. Die Professionalität einer Hostess hat nichts mit ihrem Aussehen zu tun - was zählt, ist:
Ich erinnere mich an eine Veranstaltung, bei der eine Agentur zwei Models ohne jegliche Schulung schickte. Sie sahen umwerfend aus, konnten aber nicht einmal die einfachsten Fragen der Teilnehmer beantworten. Das Ergebnis? Wir mussten eigene Mitarbeiter zur Unterstützung abkommandieren, was unsere Arbeit durcheinander brachte.
Wenn Sie einen intimen Workshop für 15 Personen oder ein internes Firmenevent organisieren, benötigen Sie wahrscheinlich keine zusätzliche Betreuung. Ebenso, wenn Sie über ein eigenes, erfahrenes Team verfügen, das sich um Registrierung und Information kümmern kann.
Vertreter einiger Branchen, z.B. IT oder wissenschaftliche Bereiche, verzichten manchmal bewusst auf Hostessen und bevorzugen einen stärker inhaltlich orientierten Ansatz, bei dem selbst das technische Personal in der Lage ist, branchenspezifische Fragen zu beantworten.
Wenn Sie die Entscheidung treffen, Hostessen einzustellen, stellen Sie sich folgende Fragen:
Wenn Sie mehr als 100 Teilnehmer erwarten, besonders wenn diese zur gleichen Zeit eintreffen, kann zusätzliche Unterstützung bei der Registrierung von unschätzbarem Wert sein. Bei kleineren Veranstaltungen können Sie erwägen, die Betreuung mit eigenen Kräften zu übernehmen.
Eine Veranstaltung in einem komplexen Gebäude mit vielen parallelen Räumen und einem komplizierten Zeitplan erfordert wahrscheinlich zusätzliche Personen, die den Teilnehmerfluss steuern. Bei einem einfachen Seminar in einem Raum können Hostessen dagegen überflüssig sein.
Wenn Ihre Veranstaltung international ist und Sie nicht über genügend Mitarbeiter mit Fremdsprachenkenntnissen verfügen, können Hostessen mit Sprachkenntnissen unschätzbar sein.
Bewerten Sie realistisch die Möglichkeiten Ihres Teams. Wenn alle während der Veranstaltung kritische Aufgaben haben, kann ihre zusätzliche Zuweisung zur Registrierung die Qualität des gesamten Unternehmens beeinträchtigen.
Bei Werbe-, Marketing- oder Verkaufsveranstaltungen können Hostessen aktiv die Erreichung von Geschäftszielen unterstützen. Bei wissenschaftlichen Konferenzen oder spezialisierten Schulungen kann ihre Rolle begrenzter sein.
Sehen wir uns an, wie die Beschäftigung von Hostessen in realen Szenarien aussieht:
Stellen Sie sich einen dreitägigen Kongress mit 1200 Ärzten aus der ganzen Welt vor. Die Veranstaltung findet in einem Kongresszentrum mit einem Plenarsaal und acht kleineren Sälen statt, in denen parallele Themensitzungen abgehalten werden.
In diesem Fall erwies sich ein Team von 12 Hostessen als unverzichtbar. Ihre Aufgaben umfassten:
Nach dem ersten Tag, als die Hauptwelle der Registrierung vorbei war, wurden einige Hostessen anderen Aufgaben zugewiesen, darunter die Unterstützung bei Postersessions und die Assistenz bei Fragen aus dem Publikum.
Der Schlüssel zum Erfolg? Alle Hostessen erhielten einen Tag vor der Veranstaltung eine gründliche Schulung, erhielten detaillierte Anweisungen und standen in ständigem Kontakt mit dem Veranstaltungskoordinator.
Zweitägige Konferenz für 300 Teilnehmer, kombiniert mit einer Mini-Messe, auf der sich 25 Unternehmen präsentierten. In diesem Fall entschied man sich für:
Interessanterweise wurden anfänglich mehr Hostessen für den Messebereich in Betracht gezogen, aber letztendlich zogen es die Aussteller vor, ihre Stände selbst zu betreuen, da sie an direktem Kontakt mit potenziellen Kunden und inhaltlichen Gesprächen interessiert waren.
Wenn Sie sich entscheiden, Hostessen einzustellen, lohnt es sich, auf einige Schlüsselfragen zu achten:
Es ist besser, weniger, aber gut geschulte Hostessen zu haben als eine Armee von Personen ohne angemessene Vorbereitung. Achten Sie bei der Rekrutierung auf Erfahrung mit ähnlichen Veranstaltungen und Sprachkenntnisse.
Bereiten Sie eine genaue Aufgabenbeschreibung und einen Arbeitsplan vor. Stellen Sie den Hostessen zur Verfügung:
Wenn möglich, organisieren Sie am Vortag der Veranstaltung eine kurze Schulung vor Ort. Zeigen Sie den Hostessen das gesamte Gebäude, erklären Sie die Besonderheiten der Arbeit mit dem Registrierungssystem, üben Sie potenzielle Problemsituationen.
Benennen Sie eine Person aus Ihrem Team für die direkte Kommunikation mit den Hostessen. Diese Person sollte während der gesamten Veranstaltung leicht erreichbar sein und die Befugnis haben, in ungewöhnlichen Situationen Entscheidungen zu treffen.
Selbst wenn Sie eine frühere Schulung organisiert haben, führen Sie kurz vor der Öffnung der Tore eine kurze Besprechung durch. Dies ist die letzte Chance, aktuelle Informationen zu übermitteln und an Schlüsselaspekte zu erinnern.
Nehmen Sie sich nach der Veranstaltung Zeit für eine kurze Zusammenfassung mit dem Hostessen-Team. Erfahren Sie, welche Probleme die Teilnehmer hatten, was bei künftigen Ausgaben verbessert werden könnte. Dies ist wertvolles Wissen, das Sie auf keine andere Weise erhalten können.
Die Entscheidung, Hostessen einzustellen, sollte gut durchdacht und auf die Besonderheiten Ihrer Veranstaltung abgestimmt sein. Denken Sie an einige Schlüsselprinzipien:
Hostessen sind keine Dekoration - ihr Wert liegt in ihren Fähigkeiten und Kompetenzen, nicht in ihrem Aussehen.
Die Qualität des Teilnehmerservice ist wichtig - professionelle Hostessen können den Komfort der Teilnehmer und die allgemeine Bewertung Ihrer Veranstaltung erheblich verbessern.
Nicht jede Veranstaltung erfordert Hostessen - bei kleineren, einfacheren Events oder wenn Sie über ein eigenes Team verfügen, können Sie getrost auf dieses Element verzichten.
Angemessene Vorbereitung ist grundlegend - selbst die besten Hostessen helfen nicht, wenn sie nicht die richtigen Informationen und Richtlinien erhalten.
Letztendlich hat die Frage "Lohnt es sich, Hostessen einzustellen?" keine universelle Antwort. Alles hängt vom Charakter Ihrer Veranstaltung, dem Budget und den Erwartungen der Teilnehmer ab. Der Schlüssel ist eine bewusste Entscheidung, die auf realen Bedürfnissen basiert, nicht auf Stereotypen oder Gewohnheiten.
Ob es sich lohnt, Hostessen von einer Agentur einzustellen oder ob es besser ist, selbst ein Team zu rekrutieren, erzähle ich Ihnen in meinem nächsten Artikel!
Joanna Chrościechowska
