Hostessy na wydarzeniu - konieczność czy zbędny wydatek?

Zastanawiasz się nad zatrudnieniem hostess na swoje wydarzenie? Sprawdź, kiedy ich obecność naprawdę podnosi jakość eventu, a kiedy jest tylko pozorną korzyścią.

Hostessy na wydarzeniu - konieczność czy zbędny wydatek?

Dlaczego warto przemyśleć kwestię hostess?

W branży eventowej zatrudnianie hostess budzi czasem skrajne emocje. Dla jednych to absolutna konieczność i element profesjonalizacji wydarzenia, dla innych – niepotrzebny wydatek lub nawet przeżytek. Stereotypy? Tak, ale mają swoje źródło w rzeczywistych doświadczeniach.

Jako organizator wydarzeń zapewne nieraz stanąłeś przed dylematem: czy zatrudnić hostessy? Ile osób? Jakie zadania im powierzyć? I przede wszystkim – czy to się naprawdę opłaca?

W tym artykule podejdziemy do tematu racjonalnie, bez uprzedzeń, bazując na realnych doświadczeniach z branży eventowej. Naszym celem jest pomóc Ci podjąć świadomą decyzję, dopasowaną do charakteru Twojego wydarzenia.

W czym hostessy naprawdę pomagają?

Zacznijmy od faktów – dobrze przygotowane hostessy mogą realnie wesprzeć Twoje wydarzenie w kilku kluczowych obszarach:

Pierwsze wrażenie

Czy zdajesz sobie sprawę, że uczestnicy formułują opinię o Twoim wydarzeniu w ciągu pierwszych kilku minut od przybycia? Profesjonalna hostessa witająca gości może znacząco wpłynąć na to pierwsze wrażenie. To nie tylko kwestia uśmiechu – to umiejętność sprawnego pokierowania, udzielenia precyzyjnej informacji i rozwiązania potencjalnych problemów zanim zdążą się rozwinąć.

Efektywna obsługa rejestracji i check-in

Wiesz doskonale, że rejestracja to jeden z najbardziej krytycznych momentów wydarzenia. Kolejki, zamieszanie, zagubieni uczestnicy – to czynniki, które mogą zrujnować nawet najlepiej zaplanowany event. Dobrze przeszkolone hostessy potrafią sprawnie:

  • Weryfikować uczestników w systemie rejestracji
  • Wydawać identyfikatory i materiały konferencyjne
  • Rozwiązywać niestandardowe sytuacje (np. uczestnik spoza listy)
  • Przekazywać podstawowe informacje o programie i logistyce

Przykład? Na jednej z konferencji medycznych, gdzie rejestrowaliśmy ponad 800 uczestników, zespół sześciu hostess obsłużył całą kolejkę w niecałe 45 minut – bez nerwów, bez zamieszania, z profesjonalizmem, który został doceniony w ankietach ewaluacyjnych.

Nawigacja i informacja

W przypadku rozbudowanych wydarzeń, zwłaszcza takich odbywających się w kilku salach równolegle, hostessy stają się żywymi punktami informacyjnymi. Kierują uczestników do właściwych sal, informują o zmianach w programie, pomagają odnaleźć strefę cateringu czy toalety.

Co ważne – mogą robić to w kilku językach, co jest nieocenione przy wydarzeniach międzynarodowych.

Wsparcie logistyczne

Dodatkowe ręce do pracy podczas wydarzenia to zawsze wartość. Hostessy mogą wesprzeć Cię w zadaniach takich jak:

  • Rozdawanie i zbieranie zestawów do tłumaczeń symultanicznych
  • Kontrola dostępu do stref VIP lub przestrzeni z ograniczonym dostępem
  • Pomoc przy sesjach Q&A (podawanie mikrofonów)
  • Asystowanie przy losowaniach, konkursach czy ankietach

Działania promocyjne

Przy wydarzeniach targowych czy promocyjnych hostessy mogą aktywnie wspierać działania marketingowe – rozdawać materiały, zachęcać do odwiedzenia stoiska, zbierać kontakty czy przeprowadzać krótkie ankiety.

Mity: kiedy obecność hostess to pozorna korzyść

Teraz przejdźmy do drugiej strony medalu – sytuacji, w których zatrudnianie hostess może być zbędne lub nawet kontrproduktywne.

Mit 1: "Hostessa zawsze podnosi prestiż wydarzenia"

Niestety, nieprzygotowana lub nieprofesjonalna hostessa może bardziej zaszkodzić niż pomóc. Wyobraź sobie sytuację: uczestnik zadaje pytanie o lokalizację sali warsztatowej, a hostessa nie zna odpowiedzi lub, co gorsza, udziela błędnej informacji. Efekt? Frustracja uczestnika i negatywne wrażenie, które może rzutować na całe wydarzenie.

Prestiż budują kompetencje, a nie sama obecność "ładnych twarzy" przy wejściu.

Mit 2: "Wystarczy, że dobrze wygląda"

To mit, który najsilniej wpływa na negatywne postrzeganie roli hostess. Profesjonalizm hostessy nie ma nic wspólnego z jej wyglądem – liczy się:

Pamiętam wydarzenie, na którym agencja wysłała dwie modelki bez żadnego przeszkolenia. Wyglądały oszałamiająco, ale nie potrafiły odpowiedzieć na najprostsze pytania uczestników. Efekt? Musieliśmy oddelegować własnych pracowników do pomocy, co dezorganizowało naszą pracę.

Mit 3: "Hostessy są potrzebne zawsze"

Jeśli organizujesz kameralny warsztat dla 15 osób lub wewnętrzne spotkanie firmowe, prawdopodobnie nie potrzebujesz dodatkowej obsługi. Podobnie, jeśli dysponujesz własnym, doświadczonym zespołem, który może zająć się rejestracją i informacją.

Przedstawiciele niektórych branż, np. IT czy naukowych, czasem świadomie rezygnują z hostess, preferując bardziej merytoryczne podejście, gdzie nawet obsługa techniczna jest w stanie odpowiadać na pytania branżowe.

Jak ocenić, czy potrzebujesz hostess?

Podejmując decyzję o zatrudnieniu hostess, zadaj sobie następujące pytania:

Jaka jest skala Twojego wydarzenia?

Jeśli spodziewasz się ponad 100 uczestników, szczególnie przybywających w podobnym czasie, dodatkowe wsparcie przy rejestracji może być nieocenione. Przy mniejszych wydarzeniach możesz rozważyć obsługę własnymi siłami.

Jak wygląda logistyka i przestrzeń?

Wydarzenie w rozbudowanym obiekcie, z wieloma salami równoległymi i skomplikowanym harmonogramem, prawdopodobnie będzie wymagało dodatkowych osób kierujących ruchem uczestników. Natomiast przy prostym seminarium w jednej sali hostessy mogą okazać się zbędne.

Czy potrzebujesz wsparcia językowego?

Jeśli Twoje wydarzenie ma charakter międzynarodowy, a Ty nie dysponujesz wystarczającą liczbą pracowników władających językami obcymi, hostessy ze znajomością języków mogą być nieocenione.

Jakie masz zasoby wewnętrzne?

Ocenić realnie możliwości Twojego zespołu. Jeśli wszyscy mają przypisane krytyczne zadania podczas wydarzenia, delegowanie ich dodatkowo do rejestracji może obniżyć jakość całego przedsięwzięcia.

Jaki jest charakter wydarzenia?

Przy wydarzeniach promocyjnych, marketingowych czy sprzedażowych hostessy mogą aktywnie wspierać realizację celów biznesowych. Przy konferencjach naukowych czy specjalistycznych szkoleniach ich rola może być bardziej ograniczona.

Przykłady z praktyki

Zobaczmy, jak wygląda zatrudnianie hostess w rzeczywistych scenariuszach:

Scenariusz 1: Międzynarodowy kongres medyczny

Wyobraź sobie trzydniowy kongres z udziałem 1200 lekarzy z całego świata. Wydarzenie odbywa się w centrum kongresowym z salą plenarną i ośmioma mniejszymi salami, gdzie prowadzone są równoległe sesje tematyczne.

W tym przypadku zespół 12 hostess okazał się niezbędny. Ich zadania obejmowały:

Po pierwszym dniu, gdy główna fala rejestracji minęła, część hostess została przesunięta do innych zadań, m.in. wspierania sesji posterowych i asystowania przy pytaniach od publiczności.

Klucz do sukcesu? Wszystkie hostessy przeszły dokładne szkolenie dzień przed wydarzeniem, otrzymały szczegółowe instrukcje i miały stały kontakt z koordynatorem wydarzenia.

Scenariusz 2: Konferencja branżowa z targami

Dwudniowa konferencja dla 300 uczestników połączona z mini-targami, gdzie prezentowało się 25 firm. W tym przypadku zdecydowano się na:

Co ciekawe, początkowo rozważano więcej hostess do obsługi strefy targowej, ale ostatecznie wystawcy woleli samodzielnie obsługiwać swoje stoiska, gdyż zależało im na bezpośrednim kontakcie z potencjalnymi klientami i merytorycznej rozmowie.

Jakie są dobre praktyki współpracy z hostessami

Jeśli już zdecydujesz się na zatrudnienie hostess, warto zadbać o kilka kluczowych kwestii:

1. Jakość ponad ilość

Lepiej mieć mniej, ale dobrze przeszkolonych hostess, niż armię osób bez odpowiedniego przygotowania. Przy rekrutacji zwracaj uwagę na doświadczenie w obsłudze podobnych wydarzeń i znajomość języków.

2. Szczegółowy briefing i materiały

Przygotuj dokładny opis zadań i harmonogram pracy. Dostarcz hostessom:

  • Plan obiektu z oznaczeniem kluczowych punktów
  • Agendę wydarzenia z uwzględnieniem zmian i wyjątków
  • Listę najczęściej zadawanych pytań z odpowiedziami
  • Kontakty do osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary

3. Zadbaj o próbę generalną

Jeśli to możliwe, zorganizuj krótkie szkolenie na miejscu wydarzenia dzień wcześniej. Pokaż hostessom cały obiekt, wyjaśnij specyfikę pracy z systemem rejestracji, przećwicz potencjalne sytuacje problematyczne.

4. Koordynator to podstawa

Wyznacz jedną osobę z Twojego zespołu do bezpośredniej komunikacji z hostessami. Ta osoba powinna być łatwo dostępna podczas całego wydarzenia i mieć uprawnienia do podejmowania decyzji w sytuacjach nietypowych.

5. Briefing tuż przed startem

Nawet jeśli zorganizowałeś wcześniejsze szkolenie, przeprowadź krótką odprawę tuż przed otwarciem bram. To ostatnia szansa na przekazanie aktualnych informacji i przypomnienie kluczowych aspektów.

6. Informacja zwrotna

Po wydarzeniu znajdź czas na krótkie podsumowanie z zespołem hostess. Dowiedz się, jakie problemy napotykali uczestnicy, co można poprawić przy kolejnych edycjach. To cenna wiedza, której nie zdobędziesz w inny sposób.

Podsumowanie – co warto zapamiętać?

Decyzja o zatrudnieniu hostess powinna być przemyślana i dopasowana do specyfiki Twojego wydarzenia. Pamiętaj o kilku kluczowych zasadach:

  1. Hostessy to nie dekoracja – ich wartość tkwi w umiejętnościach i kompetencjach, nie w wyglądzie.

  2. Jakość obsługi uczestnika ma znaczenie – profesjonalne hostessy mogą znacząco podnieść komfort uczestników i ogólną ocenę Twojego wydarzenia.

  3. Nie każde wydarzenie wymaga hostess – przy mniejszych, prostszych eventach lub gdy dysponujesz własnym zespołem, możesz śmiało zrezygnować z tego elementu.

  4. Odpowiednie przygotowanie to podstawa – nawet najlepsze hostessy nie pomogą, jeśli nie dostaną właściwych informacji i wytycznych.

Ostatecznie, pytanie "czy warto zatrudniać hostessy?" nie ma uniwersalnej odpowiedzi. Wszystko zależy od charakteru Twojego wydarzenia, budżetu i oczekiwań uczestników. Kluczem jest świadoma decyzja oparta na realnych potrzebach, a nie na stereotypach czy przyzwyczajeniach.

O tym, czy warto zatrudniać hostessy z agencji, czy lepiej zrekrutować zespół samodzielnie opowiem Ci w kolejnym artykule!