Ein erfahrener Eventmanager weiß, dass eine gute Kommunikation einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg einer Veranstaltung ist. Prüfen Sie, ob Sie sich ausreichend um die Kommunikation kümmern, indem Sie vier einfache Werkzeuge verwenden.
Bei der Organisation einer Konferenz, eines Trainings oder einer Messe ist die Kommunikation mit den Teilnehmern genauso wichtig wie das Veranstaltungsprogramm selbst. Eine effektive Kommunikation erleichtert nicht nur die Logistik, sondern steigert auch das Engagement und die Zufriedenheit der Gäste. Doch selbst erfahrene Veranstalter nutzen nicht immer das volle Potenzial moderner Kommunikationstools. Werfen wir einen Blick auf vier essenzielle Werkzeuge, die – richtig eingesetzt – die Teilnehmererfahrung erheblich verbessern können.
E-Mails sind ein praktischer Kommunikationskanal, aber nicht immer schnell genug. Statistiken zeigen, dass SMS-Nachrichten eine Öffnungsrate von über 90 % haben und die meisten innerhalb von drei Minuten gelesen werden. Dennoch beschränken viele Veranstalter die Nutzung von SMS auf Notfälle, obwohl sie vielseitig einsetzbar sind:
Durch die Integration Ihrer Event-Management-Software mit einer SMS-Schnittstelle können Sie den Versand automatisieren und sicherstellen, dass wichtige Informationen Ihre Empfänger rechtzeitig erreichen.
Namensschilder dienen nicht nur der Markenpräsenz, sondern sind auch ein zentrales Kommunikationstool. Mit einer durchdachten Gestaltung können sie mehrere Funktionen übernehmen:
Ein Modul zur Erstellung von Namensschildern in Ihrem Registrierungssystem kann das Design und die Personalisierung automatisieren, sodass keine manuelle Bearbeitung erforderlich ist.
E-Mail ist ein unverzichtbares Kommunikationsmittel vor, während und nach einer Veranstaltung. Doch eine einzige Massenmail an alle Teilnehmer reicht nicht aus. Personalisierung und Segmentierung der Empfänger können die Effektivität erheblich steigern.
Dank Zustellberichten in E-Mail-Systemen können Veranstalter verfolgen, wer die Nachrichten geöffnet hat und wer nicht – und entsprechend reagieren.
Die meisten Veranstalter wissen, dass es wichtig ist, Feedback von Teilnehmern zu sammeln. Doch nicht alle tun dies auf eine Weise, die wirklich wertvolle Erkenntnisse liefert. Wie kann man Umfragen effektiver gestalten?
Eine gut durchdachte Umfrage dient nicht nur der Feedback-Erfassung, sondern auch der Stärkung der Teilnehmerbindung und -loyalität.
Die Kommunikation mit Teilnehmern besteht nicht nur aus E-Mails und Ankündigungen auf der Event-Website. Moderne Tools ermöglichen eine gezieltere und effektivere Interaktion. Durch den intelligenten und automatisierten Einsatz von SMS, Namensschildern, personalisierten E-Mail-Kampagnen und durchdachten Umfragen können Veranstalter die Qualität ihrer Events erheblich verbessern. Und das Wichtigste: Eine positive Teilnehmererfahrung steigert die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch an zukünftigen Veranstaltungen teilnehmen.
Joanna Chrościechowska
