Doświadczony event manager wie, że wśród zagadnień decydujących o sukcesie wydarzenia, jednym z najistotniejszych jest dobra komunikacja. Sprawdź, czy dbasz o nią dostatecznie wykorzystując do tego cztery proste narzędzia.
Podczas organizacji konferencji, szkolenia czy targów, kontakt z uczestnikami jest równie ważny, jak sama agenda wydarzenia. Odpowiednia komunikacja nie tylko ułatwia logistykę, ale także wpływa na zaangażowanie gości i ich ogólną satysfakcję. Jednak nawet doświadczeni organizatorzy nie zawsze w pełni wykorzystują możliwości, jakie daje nowoczesna technologia. Przyjrzyjmy się czterem narzędziom, które – jeśli użyte właściwie – mogą znacząco podnieść poziom obsługi uczestników.
E-mail jest wygodnym kanałem komunikacji, ale nie zawsze wystarczająco szybkim. Statystyki pokazują, że wiadomości SMS mają ponad 90% wskaźnik otwieralności, a większość z nich jest odczytywana w ciągu trzech minut od otrzymania. Tymczasem wielu organizatorów ogranicza się do wysyłania SMS-ów jedynie w sytuacjach awaryjnych, zapominając, że mogą one pełnić także inne funkcje:
Dzięki integracji systemu rejestracji uczestników z bramką SMS możesz automatyzować wysyłkę wiadomości i nie martwić się, że ktoś przegapi ważną informację.
Identyfikatory to nie tylko element wizerunkowy, ale również kluczowy element komunikacji. Dzięki odpowiedniemu zaprojektowaniu mogą pełnić dodatkowe funkcje:
Moduł generowania identyfikatorów w systemie rejestracji pozwala na ich automatyczne tworzenie i personalizację, eliminując konieczność ręcznego drukowania każdej karty.
Mailing jest podstawowym narzędziem komunikacji przed, w trakcie i po wydarzeniu, ale nie wystarczy wysłać tej samej wiadomości do wszystkich uczestników. Personalizacja treści i segmentacja odbiorców mogą znacząco poprawić skuteczność kampanii.
Dzięki raportom dostarczalności w systemach mailingowych organizator może sprawdzić, kto otworzył wiadomość, a kto ją zignorował i podjąć odpowiednie działania.
Większość organizatorów wie, że warto zbierać opinie uczestników, ale nie każdy robi to w sposób, który naprawdę przynosi korzyści. Jak sprawić, by ankiety były skuteczne?
Dobrze skonstruowana ankieta to nie tylko sposób na uzyskanie opinii, ale także narzędzie budowania relacji i lojalności uczestników.
Komunikacja z uczestnikami to nie tylko e-maile i ogłoszenia na stronie wydarzenia. Nowoczesne narzędzia pozwalają na bardziej precyzyjne i skuteczne dotarcie do gości. Wykorzystanie SMS-ów, identyfikatorów, mailingów i ankiet w sposób inteligentny i zautomatyzowany może znacząco podnieść jakość organizacji eventu. A co najważniejsze – zapewnić uczestnikom pozytywne doświadczenia, które sprawią, że będą chcieli wrócić na kolejne edycje.
Joanna Chrościechowska
