Druk identyfikatorów na miejscu – czy warto zmienić podejście?

Gdy jeden błąd w nazwisku psuje cały efekt

Znasz to uczucie? Trzy dni przed konferencją masz gotowe 500 identyfikatorów, pięknie wydrukowanych w drukarni. A potem dzwoni VIP z branży z prośbą o udział, dwie osoby rezygnują w ostatniej chwili, a jedna prosi o zmianę nazwiska po ślubie. Nagle te „zaoszczędzone" pieniądze na drukarni wydają się bardzo drogo płaconą lekcją.

Jeśli organizujesz wydarzenia od jakiegoś czasu, na pewno spotkałeś się z tym dylematem. Drukować wcześniej i ryzykować marnotrawstwo, czy może jednak pomyśleć o alternatywie?

Tradycyjny druk – bezpieczeństwo, które może drogo kosztować

Druk identyfikatorów z wyprzedzeniem to sprawdzony model, który ma swoje mocne strony. Możesz zamówić większą liczbę w atrakcyjnej cenie, dopracować projekt do perfekcji i mieć pewność, że materiały są gotowe na długo przed eventem.

Problem zaczyna się, gdy rzeczywistość weryfikuje Twoje plany. Lista uczestników żyje własnym życiem praktycznie do ostatniej chwili. Ktoś rezygnuje, ktoś się dopisuje, a ktoś prosi o korektę danych. W rezultacie masz stos niewykorzystanych identyfikatorów i frustrację, że nie możesz nic z tym zrobić.

Dodatkowy ból głowy? Podczas rejestracji Twój zespół musi przeszukiwać stosy identyfikatorów, żeby znaleźć właściwy dla każdego uczestnika. To kosztuje czas, generuje kolejki i – szczerze mówiąc – nie wygląda zbyt profesjonalnie.

Druk na miejscu – elastyczność, która się opłaca

Teraz wyobraź sobie inny scenariusz. Uczestnik podchodzi do stanowiska rejestracji, podaje nazwisko lub skanuje kod QR z potwierdzenia. W ciągu kilkunastu sekund z drukarki wychodzi jego identyfikator – świeży, z aktualnymi danymi, wydrukowany specjalnie dla niego.

To nie science fiction, to codzienność na wielu nowoczesnych wydarzeniach. Druk na miejscu daje Ci to, czego tradycyjny model nie może zaoferować – pełną kontrolę i elastyczność.

Każda zmiana w systemie rejestracji natychmiast przekłada się na identyfikator. Nowy uczestnik? Żaden problem. Zmiana danych? Poprawiasz w systemie i gotowe. Specjalne uprawnienia dla VIP-a? Dostaje identyfikator z odpowiednimi oznaczeniami.

Bonus, którego często się nie docenia: uczestnik widzi, że jego identyfikator powstaje na jego oczach. To buduje poczucie, że jest traktowany indywidualnie, a nie jak jeden z tłumu.

Jak to wygląda w praktyce?

System działania jest prostszy, niż mogłoby się wydawać. Integracja systemu rejestracji z drukarkami oznacza, że cały proces jest zautomatyzowany. Uczestnik się rejestruje – system pobiera jego dane – wysyła je do drukarki – identyfikator jest gotowy.

Możesz drukować na różnych materiałach: tradycyjnym papierze, plastikowych kartach, a nawet naklejkach. Wybór zależy od charakteru wydarzenia i Twoich preferencji estetycznych.

Obsługa stanowiska nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej. Po krótkim przeszkoleniu Twój zespół będzie obsługiwał system płynnie i pewnie.

Rozwiązanie kompromisowe – połącz tradycję z nowoczesnością

Nie każde wydarzenie wymaga pełnego przejścia na druk cyfrowy. Czasem warto rozważyć opcję pośrednią, która łączy zalety obu podejść.

Możesz przygotować bazowe identyfikatory z logiem wydarzenia i podstawowymi informacjami, a na miejscu dodrukować naklejki z danymi personalnymi. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie przy dużych konferencjach, gdzie estetyka ma duże znaczenie, ale elastyczność również jest ważna.

Inna opcja to przygotowanie identyfikatorów dla potwierdzonych uczestników i pozostawienie drukarki dla rejestracji last-minute oraz zmian. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko marnotrawstwa, ale zachowujesz możliwość reagowania na niespodzianki.

Co naprawdę się opłaca?

Decyzja nie powinna opierać się wyłącznie na kosztach drukarni versus koszcie sprzętu. Pomyśl o całościowym obrazie: ile tracisz na niewykorzystanych identyfikatorach, ile kosztuje Cię wydłużony czas rejestracji, jak bardzo frustruje Cię brak elastyczności?

Jeśli organizujesz wydarzenia z dużą rotacją uczestników, warsztatami w różnych strefach czy programami dla VIP-ów, druk na miejscu to inwestycja, która szybko się zwraca. Nie tylko finansowo – przede wszystkim w postaci spokoju ducha i profesjonalnego image'u Twojego wydarzenia.

Pamiętaj też o aspekcie ekologicznym. Mniejsze marnotrawstwo to nie tylko oszczędność, ale też dowód na odpowiedzialną organizację wydarzenia.

Nowoczesne rozwiązania w rejestracji uczestników nie są kaprysem technologicznych entuzjastów. To praktyczne narzędzia, które rozwiązują realne problemy organizatorów wydarzeń. Pytanie nie brzmi "czy stać mnie na zmianę?".

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.