Jak przeszkolić hostessy przed wydarzeniem? Przewodnik krok po kroku
Dobrze przygotowane hostessy to klucz do sukcesu Twojego wydarzenia. Zobacz, jak je skutecznie przeszkolić.
Dlaczego samo „ładnie się uśmiecha" nie wystarczy?
Hostessy to często pierwsze osoby, które spotykają Twoi goście. To one tworzą pierwsze wrażenie o Twoim wydarzeniu, jeszcze zanim uczestnicy wejdą na salę konferencyjną czy stoisko targowe. Niestety, zbyt często organizatorzy traktują szkolenie hostess jako formalność – „w końcu to tylko uśmiechanie się i wydawanie identyfikatorów".
Rzeczywistość jest zgoła inna. Hostessa, która nie wie, gdzie znajdzie się sala B, jak obsłużyć system rejestracyjny czy co zrobić, gdy gość nie ma biletu, może w kilka minut zniszczyć całomiesięczną pracę nad wydarzeniem. Z drugiej strony, dobrze przygotowana ekipa potrafi zamienić nawet chaos w płynnie działającą maszynę.
Kiedy i jak przeprowadzić szkolenie?
Timing ma kluczowe znaczenie
Nie czekaj do rana w dniu wydarzenia. To najgorsza możliwa pora – wszyscy są zestresowani, a hostessy mają problem z koncentracją na szczegółach. Jeśli jest taka możliwość, zaplanuj szkolenie minimum dzień wcześniej.
Idealny scenariusz to spotkanie stacjonarne na miejscu wydarzenia. Hostessy mogą wtedy zobaczyć przestrzeń, przejść się po obiekcie i zapamiętać rozkład sal. Jeśli to niemożliwe, zorganizuj spotkanie online – przygotuj prezentację z mapami obiektu i zostaw czas na pytania.
Ile czasu potrzebujesz?
30-60 minut to optymalna długość. Krócej – nie przekażesz wszystkich potrzebnych informacji. Dłużej – zgubisz uwagę słuchaczy. Pamiętaj też o przygotowaniu materiałów do zabrania – PDF-a z najważniejszymi informacjami, checklistą czy mapą obiektu.
Co musi znaleźć się w szkoleniu?
Wprowadzenie do wydarzenia
Zacznij od podstaw. Opowiedz hostessom, jaki typ wydarzenia organizujesz – czy to konferencja biznesowa, targi branżowe, czy może szkolenie zamknięte. Kim są uczestnicy? Dyrektorzy firm, młodzi specjaliści, a może mieszana grupa?
To nie są bezużyteczne informacje. Hostessa, która wie, że ma do czynienia z dyrektorami zarządzającymi, będzie zachowywać się inaczej niż przy obsłudze studentów na targach pracy. Wyjaśnij też, jaką rolę mają odegrać – nie tylko co robią, ale dlaczego to ważne dla sukcesu wydarzenia.
Agenda dnia i przestrzeń
Przejdź przez harmonogram dnia: o której hostessy mają przyjść, kiedy zaczynają pracę, jak wyglądają przerwy i rotacje. Jeśli masz mapę obiektu, pokaż ją szczegółowo – gdzie jest recepcja, sale konferencyjne, toalety, strefa cateringowa, miejsca parkingowe.
Przydatne będzie też omówienie logistyki: gdzie hostessy mogą zostawić swoje rzeczy, gdzie się przebrać, jak wygląda catering dla obsługi.
Podział ról i obowiązków
Nie każda hostessa robi to samo. Jedna może być odpowiedzialna za rejestrację, inna za kierowanie do sal, jeszcze inna za obsługę strefy VIP. Jasno określ, kto co robi i w jakich godzinach. Przygotuj scenariusze dialogów – co powiedzieć przy powitaniu, jak zaprosić do rejestracji, w jaki sposób skierować gościa do właściwej sali.
Obsługa systemu rejestracyjnego
Jeśli korzystasz z systemu do rejestracji uczestników, poświęć temu szczególną uwagę. Pokaż, jak skanować kody QR, wyszukiwać uczestników na liście, drukować identyfikatory czy oznaczać obecność. Najlepiej przećwicz to na przykładowych danych – hostessy muszą poczuć się pewnie z technologią, którą będą używać.
Pamiętaj o przygotowaniu instrukcji krok po kroku. W stresujących momentach łatwiej sięgnąć po kartkę z procedurą niż przypominać sobie szczegóły ze szkolenia.
Sytuacje kryzysowe – przygotuj hostessy na wszystko
Najczęstsze problemy i ich rozwiązania
Każda hostessa prędzej czy później spotka się z trudną sytuacją. Przygotuj ją na najczęstsze scenariusze:
Gość zgubił identyfikator – hostessa powinna umieć wydrukować nowy lub sprawdzić uczestnika na liście i wpisać ręcznie na zastępczy identyfikator.
Uczestnik nie ma biletu, ale twierdzi, że się zarejestrował – tutaj procedura jest kluczowa. Hostessa sprawdza listę, kontaktuje się z koordynatorem, ale nie podejmuje samodzielnej decyzji o wpuszczeniu czy odmowie.
Poirytowany gość z pretensjami – naucz hostessy aktywnego słuchania, przepraszania za niedogodności (nawet jeśli nie są winą organizatora) i przekierowywania do odpowiedzialnej osoby.
Pytania techniczne lub merytoryczne – hostessa powinna uczciwie powiedzieć „nie wiem, ale zaraz się dowiem" i skierować gościa do właściwej osoby lub samej znaleźć odpowiedź.
Komunikacja w zespole
Pokaż hostessom, jak się komunikować między sobą. Czy mają używać komunikatora, walkie-talkie, czy po prostu podchodzić do siebie? Kto jest głównym koordynatorem na miejscu? Do kogo dzwonić w sytuacjach, których nie da się rozwiązać na miejscu?
Sprawdź, czy hostessy są gotowe
Proste testy praktyczne
Pod koniec szkolenia przetestuj wiedzę hostess. Nie rób z tego egzaminu, ale sprawdź podstawy:
- „Gdzie jest sala konferencyjna B?"
- „Co robisz, gdy gość nie ma identyfikatora?"
- „Kto jest głównym koordynatorem na miejscu?"
- „O której godzinie kończy się rejestracja?"
Możesz też przećwiczyć krótkie scenariusze. Jedna hostessa udaje gościa, druga obsługuje ją zgodnie z procedurą. To świetny sposób na sprawdzenie, czy teoria przełożyła się na praktykę.
Przestrzeń na pytania
Zostaw dużo miejsca na pytania. Hostessy często mają wątpliwości, o których nie pomyślałeś. Lepiej wyjaśnić wszystko na szkoleniu niż szukać rozwiązań w trakcie wydarzenia.
Hostessa przygotowana to skarb
Dobrze przeszkolona hostessa to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie. To ona zadba o to, żeby Twoi goście czuli się mile widziani, szybko znajdowali właściwe miejsce i mieli pozytywne pierwsze wrażenie z wydarzenia. To też ona poradzi sobie z sytuacjami kryzysowymi bez panikowania i niepotrzebnego stresu.
Nie traktuj szkolenia hostess jako formalności. Poświęć mu czas, przygotuj materiały, przemyśl procedury. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na innych aspektach wydarzenia, mając pewność, że obsługa uczestników jest w dobrych rękach.
Pamiętaj – hostessa, która wie, co ma robić, gdzie się znajduje i jak reagować w trudnych sytuacjach, to fundament udanego wydarzenia. Inwestycja w jej przygotowanie to inwestycja w zadowolenie Twoich gości.
O autorze
Joanna Chrościechowska
Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.