Hostessen vor Events schulen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Warum ein "freundliches Lächeln" allein nicht ausreicht

Hostessen sind oft die ersten Personen, die Ihre Gäste antreffen. Sie prägen den ersten Eindruck Ihrer Veranstaltung, noch bevor die Teilnehmer den Konferenzraum oder Messestand betreten. Leider behandeln Veranstalter die Hostessen-Schulung allzu oft als Formalität – „schließlich geht es nur ums Lächeln und Ausgeben von Namensschildern".

Die Realität sieht ganz anders aus. Eine Hostess, die nicht weiß, wo sich Raum B befindet, wie das Registrierungssystem funktioniert oder was zu tun ist, wenn ein Gast kein Ticket hat, kann in wenigen Minuten monatelange Vorbereitungsarbeit zunichtemachen. Andererseits kann ein gut vorbereitetes Team selbst Chaos in eine reibungslos funktionierende Maschine verwandeln.

Wann und wie sollte die Schulung durchgeführt werden?

Das Timing ist entscheidend

Warten Sie nicht bis zum Morgen des Veranstaltungstages. Das ist der denkbar schlechteste Zeitpunkt – alle sind gestresst und die Hostessen haben Schwierigkeiten, sich auf Details zu konzentrieren. Planen Sie die Schulung, wenn möglich, mindestens einen Tag im Voraus.

Ideal ist ein Präsenztermin am Veranstaltungsort. Die Hostessen können dann die Räumlichkeiten besichtigen, durch das Gebäude gehen und sich die Raumaufteilung einprägen. Falls dies nicht möglich ist, organisieren Sie ein Online-Meeting – bereiten Sie eine Präsentation mit Gebäudeplänen vor und lassen Sie Zeit für Fragen.

Wie viel Zeit benötigen Sie?

30-60 Minuten sind die optimale Dauer. Kürzer – Sie übermitteln nicht alle notwendigen Informationen. Länger – Sie verlieren die Aufmerksamkeit der Zuhörer. Denken Sie auch daran, Unterlagen zum Mitnehmen vorzubereiten – ein PDF mit den wichtigsten Informationen, einer Checkliste oder einem Gebäudeplan.

Was muss in der Schulung enthalten sein?

Einführung in die Veranstaltung

Beginnen Sie mit den Grundlagen. Erklären Sie den Hostessen, welche Art von Veranstaltung Sie organisieren – ist es eine Business-Konferenz, eine Fachmesse oder vielleicht ein geschlossenes Seminar? Wer sind die Teilnehmer? Geschäftsführer, junge Fachkräfte oder eine gemischte Gruppe?

Das sind keine nutzlosen Informationen. Eine Hostess, die weiß, dass sie es mit Geschäftsführern zu tun hat, wird sich anders verhalten als bei der Betreuung von Studenten auf einer Karrieremesse. Erklären Sie auch, welche Rolle sie spielen sollen – nicht nur was sie tun, sondern warum es für den Erfolg der Veranstaltung wichtig ist.

Tagesablauf und Räumlichkeiten

Gehen Sie den Tagesablauf durch: wann die Hostessen eintreffen sollen, wann sie mit der Arbeit beginnen, wie Pausen und Wechsel aussehen. Wenn Sie einen Gebäudeplan haben, zeigen Sie ihn detailliert – wo ist die Rezeption, die Konferenzräume, Toiletten, der Catering-Bereich, Parkplätze.

Nützlich ist auch die Besprechung der Logistik: wo die Hostessen ihre Sachen lassen können, wo sie sich umziehen können, wie das Catering für das Personal aussieht.

Rollenverteilung und Aufgaben

Nicht jede Hostess macht dasselbe. Eine kann für die Registrierung zuständig sein, eine andere für die Wegweisung zu den Sälen, eine weitere für die VIP-Betreuung. Definieren Sie klar, wer was macht und zu welchen Zeiten. Bereiten Sie Dialog-Szenarien vor – was bei der Begrüßung zu sagen ist, wie zur Registrierung eingeladen wird, wie ein Gast zum richtigen Raum geleitet wird.

Bedienung des Registrierungssystems

Wenn Sie ein Teilnehmerregistrierungssystem verwenden, widmen Sie diesem besondere Aufmerksamkeit. Zeigen Sie, wie QR-Codes gescannt, Teilnehmer in der Liste gesucht, Namensschilder gedruckt oder Anwesenheit markiert wird. Am besten üben Sie dies mit Beispieldaten – die Hostessen müssen sich mit der Technologie, die sie verwenden werden, sicher fühlen.

Denken Sie daran, Schritt-für-Schritt-Anleitungen vorzubereiten. In stressigen Momenten ist es einfacher, nach einem Blatt mit dem Ablauf zu greifen, als sich an Details aus der Schulung zu erinnern.

Krisensituationen – bereiten Sie Hostessen auf alles vor

Häufigste Probleme und ihre Lösungen

Jede Hostess wird früher oder später auf schwierige Situationen stoßen. Bereiten Sie sie auf die häufigsten Szenarien vor:

Gast hat Namensschild verloren – die Hostess sollte ein neues drucken können oder den Teilnehmer in der Liste überprüfen und manuell auf ein Ersatz-Namensschild schreiben.

Teilnehmer hat kein Ticket, behauptet aber, sich registriert zu haben – hier ist das Vorgehen entscheidend. Die Hostess überprüft die Liste, kontaktiert den Koordinator, trifft aber keine eigenständige Entscheidung über Einlass oder Verweigerung.

Verärgerte Gäste mit Beschwerden – lehren Sie Hostessen aktives Zuhören, Entschuldigung für Unannehmlichkeiten (auch wenn sie nicht die Schuld des Veranstalters sind) und Weiterleitung an die zuständige Person.

Technische oder inhaltliche Fragen – die Hostess sollte ehrlich sagen "ich weiß es nicht, aber ich erkundige mich" und den Gast an die richtige Person verweisen oder selbst die Antwort finden.

Kommunikation im Team

Zeigen Sie den Hostessen, wie sie untereinander kommunizieren. Sollen sie Messenger, Walkie-Talkies verwenden oder einfach aufeinander zugehen? Wer ist der Hauptkoordinator vor Ort? Wen soll man in Situationen anrufen, die sich nicht vor Ort lösen lassen?

Überprüfen Sie, ob die Hostessen bereit sind

Einfache praktische Tests

Testen Sie am Ende der Schulung das Wissen der Hostessen. Machen Sie keine Prüfung daraus, sondern überprüfen Sie die Grundlagen:

• "Wo ist Konferenzraum B?"
• "Was machst du, wenn ein Gast kein Namensschild hat?"
• "Wer ist der Hauptkoordinator vor Ort?"
• "Um wie viel Uhr endet die Registrierung?"

Sie können auch kurze Szenarien üben. Eine Hostess spielt den Gast, die andere betreut sie gemäß dem Ablauf. Das ist eine großartige Methode zu überprüfen, ob die Theorie in die Praxis umgesetzt wurde.

Raum für Fragen

Lassen Sie viel Platz für Fragen. Hostessen haben oft Zweifel, an die Sie nicht gedacht haben. Es ist besser, alles in der Schulung zu klären, als während der Veranstaltung nach Lösungen zu suchen.

Eine vorbereitete Hostess ist ein Schatz

Eine gut geschulte Hostess ist eine Investition, die sich vielfach auszahlt. Sie sorgt dafür, dass sich Ihre Gäste willkommen fühlen, schnell den richtigen Ort finden und einen positiven ersten Eindruck von der Veranstaltung haben. Sie bewältigt auch Krisensituationen ohne Panik und unnötigen Stress.

Behandeln Sie die Hostessen-Schulung nicht als Formalität. Investieren Sie Zeit, bereiten Sie Materialien vor, durchdenken Sie die Abläufe. Dadurch können Sie sich auf andere Aspekte der Veranstaltung konzentrieren und sind sicher, dass die Teilnehmerbetreuung in guten Händen ist.

Denken Sie daran – eine Hostess, die weiß, was zu tun ist, wo sich was befindet und wie in schwierigen Situationen zu reagieren ist, ist das Fundament einer erfolgreichen Veranstaltung. Die Investition in ihre Vorbereitung ist eine Investition in die Zufriedenheit Ihrer Gäste.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.