Konferencje naukowe mają swoją specyfikę. Organizowane przez uczelnie i komitety naukowe, wymagają przemyślanego procesu naboru prelegentów. Choć nie każda konferencja korzysta z rozbudowanego systemu recenzji, to już samo przyjmowanie i porządkowanie zgłoszeń potrafi przyprawić o ból głowy. Zwłaszcza jeśli wszystko dzieje się na skrzynce e-mailowej koordynatora.
W tym artykule pokażemy Ci, jak zorganizować efektywny i bezpieczny proces call for papers, nawet jeśli nie korzystasz z platformy recenzyjnej.
Przemyślany formularz zgłoszeniowy to podstawa
Zamiast prosić o przesyłanie abstraktów mailem, lepiej przygotować formularz online, który zbierze dane we właściwej strukturze. Niezależnie od tego, czy korzystasz z prostego narzędzia typu Google Forms, czy z bardziej zaawansowanego - jak system rejestracji uczestników - zadbaj o to, by:
- zbierać tylko dane, które rzeczywiście są potrzebne,
- jasno określić wymagania dotyczące abstraktu (np. limit znaków, format pliku),
- umożliwić podział zgłoszeń na kategorie lub sesje tematyczne,
- w razie potrzeby pozwolić na przesłanie więcej niż jednej propozycji.
Jeśli korzystasz z systemu takiego jak CONREGO, możesz przygotować formularz zgłoszeniowy z wieloma wariantami, dodać opcję przesyłania plików i ustawić ograniczenia (np. maksymalny rozmiar załącznika).
Zgłoszenia trafiają tam, gdzie trzeba
Każde zgłoszenie powinno być natychmiast potwierdzone - nie tylko w formie e-maila z podziękowaniem, ale też poprzez zapisanie danych w bezpiecznym miejscu. W systemach klasy event management masz pewność, że nic się nie zgubi, a dane są chronione zgodnie z RODO.
W CONREGO każde zgłoszenie trafia do bazy, do której dostęp mają tylko upoważnione osoby. Możesz też automatycznie przypisać je do wybranych kategorii, co ułatwia późniejszą selekcję.
Co z recenzjami?
Jeśli organizujesz konferencję z rozbudowanym procesem recenzowania, warto wiedzieć, że CONREGO nie oferuje funkcji recenzji i oceny prac. Ale to wcale nie musi być problem.
Dzięki możliwości eksportu zgłoszeń do plików XLS, możesz je przekazać recenzentom w inny sposób - mailowo, przez chmurę lub nawet w ramach innej aplikacji. Co ważne, każdemu zgłoszeniu możesz nadać status (np. „zaakceptowane”, „odrzucone”), co pozwala później:
- automatycznie poinformować autorów o decyzji,
- przygotować listę prelegentów na stronę konferencji,
- wygenerować imienne identyfikatory lub certyfikaty.
Automatyzacja komunikacji = mniej stresu
Proces call for papers nie kończy się na przyjęciu zgłoszeń. Trzeba jeszcze:
- poinformować autorów o wynikach,
- zebrać dodatkowe dane od zaakceptowanych prelegentów,
- przypomnieć o terminach i wysłać instrukcje organizacyjne.
Dobrze, jeśli nie musisz tego robić ręcznie. W CONREGO możesz ustawić szablony wiadomości email, filtrować listy odbiorców i zaplanować wysyłkę na konkretny dzień. A jeśli coś się zmieni - np. sala czy godzina wystąpienia - wystarczy jedno kliknięcie, by wszyscy zainteresowani dostali nową informację.
Podsumowanie: nie musisz mieć wszystkiego, by zorganizować call for papers dobrze
Nie każdy organizator potrzebuje narzędzia do recenzji. Czasami wystarczy, że:
- zbierzesz dane w uporządkowany sposób,
- zachowasz porządek i bezpieczeństwo,
- jasno zakomunikujesz decyzje,
- i utrzymasz dobry kontakt z prelegentami.
Taki właśnie jest cel systemów do zarządzania wydarzeniami. Jeśli chcesz, przetestuj CONREGO - przez 14 dni za darmo. A jeśli wolisz pracować inaczej, weź z tego tekstu to, co pomoże Ci działać spokojniej. Bo o to w tym wszystkim chodzi.
