Jak zorganizować call for papers bez chaosu i stresu?

Konferencje naukowe mają swoją specyfikę. Organizowane przez uczelnie i komitety naukowe, wymagają przemyślanego procesu naboru prelegentów. Choć nie każda konferencja korzysta z rozbudowanego systemu recenzji, to już samo przyjmowanie i porządkowanie zgłoszeń potrafi przyprawić o ból głowy. Zwłaszcza jeśli wszystko dzieje się na skrzynce e-mailowej koordynatora.

W tym artykule pokażemy Ci, jak zorganizować efektywny i bezpieczny proces call for papers, nawet jeśli nie korzystasz z platformy recenzyjnej.

Przemyślany formularz zgłoszeniowy to podstawa

Zamiast prosić o przesyłanie abstraktów mailem, lepiej przygotować formularz online, który zbierze dane we właściwej strukturze. Niezależnie od tego, czy korzystasz z prostego narzędzia typu Google Forms, czy z bardziej zaawansowanego - jak system rejestracji uczestników - zadbaj o to, by:

• zbierać tylko dane, które rzeczywiście są potrzebne,
• jasno określić wymagania dotyczące abstraktu (np. limit znaków, format pliku),
• umożliwić podział zgłoszeń na kategorie lub sesje tematyczne,
• w razie potrzeby pozwolić na przesłanie więcej niż jednej propozycji.

Jeśli korzystasz z systemu takiego jak CONREGO, możesz przygotować formularz zgłoszeniowy z wieloma wariantami, dodać opcję przesyłania plików i ustawić ograniczenia (np. maksymalny rozmiar załącznika).

Zgłoszenia trafiają tam, gdzie trzeba

Każde zgłoszenie powinno być natychmiast potwierdzone – nie tylko w formie e-maila z podziękowaniem, ale też poprzez zapisanie danych w bezpiecznym miejscu. W systemach klasy event management masz pewność, że nic się nie zgubi, a dane są chronione zgodnie z RODO.

W CONREGO każde zgłoszenie trafia do bazy, do której dostęp mają tylko upoważnione osoby. Możesz też automatycznie przypisać je do wybranych kategorii, co ułatwia późniejszą selekcję.

Co z recenzjami?

Jeśli organizujesz konferencję z rozbudowanym procesem recenzowania, warto wiedzieć, że CONREGO nie oferuje funkcji recenzji i oceny prac. Ale to wcale nie musi być problem.

Dzięki możliwości eksportu zgłoszeń do plików XLS, możesz je przekazać recenzentom w inny sposób – mailowo, przez chmurę lub nawet w ramach innej aplikacji. Co ważne, każdemu zgłoszeniu możesz nadać status (np. „zaakceptowane”, „odrzucone”), co pozwala później:

• automatycznie poinformować autorów o decyzji,
• przygotować listę prelegentów na stronę konferencji,
• wygenerować imienne identyfikatory lub certyfikaty.

Automatyzacja komunikacji = mniej stresu

Proces call for papers nie kończy się na przyjęciu zgłoszeń. Trzeba jeszcze:

• poinformować autorów o wynikach,
• zebrać dodatkowe dane od zaakceptowanych prelegentów,
• przypomnieć o terminach i wysłać instrukcje organizacyjne.

Dobrze, jeśli nie musisz tego robić ręcznie. W CONREGO możesz ustawić szablony wiadomości email, filtrować listy odbiorców i zaplanować wysyłkę na konkretny dzień. A jeśli coś się zmieni – np. sala czy godzina wystąpienia – wystarczy jedno kliknięcie, by wszyscy zainteresowani dostali nową informację.

Podsumowanie: nie musisz mieć wszystkiego, by zorganizować call for papers dobrze

Nie każdy organizator potrzebuje narzędzia do recenzji. Czasami wystarczy, że:

• zbierzesz dane w uporządkowany sposób,
• zachowasz porządek i bezpieczeństwo,
• jasno zakomunikujesz decyzje,
• i utrzymasz dobry kontakt z prelegentami.

Taki właśnie jest cel systemów do zarządzania wydarzeniami. Jeśli chcesz, przetestuj CONREGO – przez 14 dni za darmo. A jeśli wolisz pracować inaczej, weź z tego tekstu to, co pomoże Ci działać spokojniej. Bo o to w tym wszystkim chodzi.

Joanna Chrościechowska