Der Abstract-Einreichungsprozess für wissenschaftliche Konferenzen muss nicht kompliziert sein. Erfahren Sie, wie Sie Call for Papers effizient durchführen – auch ohne Peer-Review-System.
Wissenschaftliche Konferenzen folgen ihren eigenen Regeln. Sie werden von Hochschulen und wissenschaftlichen Komitees organisiert und erfordern ein durchdachtes Verfahren zur Auswahl der Referent:innen. Auch wenn nicht jede Veranstaltung ein aufwändiges Begutachtungsverfahren nutzt, kann schon das reine Einsammeln und Sortieren von Einreichungen schnell überfordern – vor allem, wenn alles per E-Mail läuft.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen effizienten und sicheren Call for Papers organisieren, auch ohne spezielle Review-Plattform.
Statt um E-Mail-Einsendungen zu bitten, erstellen Sie besser ein Online-Formular, das strukturierte Daten erfasst. Egal, ob Sie ein einfaches Tool wie Google Forms nutzen oder ein fortgeschritteneres System wie ein Event-Management-System – entscheidend ist:
Mit einem Tool wie CONREGO können Sie ein individuelles Registrierungsformular mit Dateiuploads und definierten Regeln erstellen (z. B. maximale Dateigröße).
Jede Einreichung sollte sofort bestätigt werden – nicht nur per Dankes-Mail, sondern auch durch sichere Speicherung. Mit Event-Management-Systemen stellen Sie sicher, dass keine Datei verloren geht und alle Daten DSGVO-konform verarbeitet werden.
In CONREGO landen Einreichungen automatisch in einer geschützten Datenbank, auf die nur befugte Personen zugreifen können. Die Zuweisung zu Kategorien kann ebenfalls automatisiert erfolgen.
Wenn Ihre Konferenz ein echtes Begutachtungsverfahren erfordert, ist es wichtig zu wissen, dass CONREGO keine Funktionen für Peer-Review oder Bewertung anbietet. Das ist aber kein Hindernis.
Dank Export in XLS-Dateien können Sie die Einreichungen bequem extern weitergeben – per Mail, Cloud oder in ein anderes Tool. Außerdem lassen sich Statuswerte vergeben (z. B. „angenommen“, „abgelehnt“), was Ihnen erlaubt:
Der Call for Papers endet nicht mit der Einreichung. Sie müssen auch:
Mit CONREGO können Sie E-Mail-Vorlagen einrichten, Empfänger filtern und Nachrichten zeitgesteuert versenden. Und wenn sich etwas ändert – etwa ein Raum oder eine Uhrzeit – genügt ein Klick, um alle Betroffenen zu informieren.
Nicht jede Konferenz braucht ein komplexes Review-System. Oft reicht es aus:
Genau dafür sind Event-Management-Systeme gedacht. Testen Sie CONREGO 14 Tage lang kostenlos – oder nutzen Sie einfach die Tipps aus diesem Artikel. Hauptsache: weniger Stress, mehr Klarheit.
Joanna Chrościechowska
