Wydawałoby się, że kwestia poruszana w tym artykule należy do oczywistych. Często zdarza się jednak tak, że pozornie łatwe rzeczy zaczynają nastręczać problemów przez to, że wcześniej zostały zbagatelizowane.
Organizacja wydarzenia to nie tylko logistyka, prelegenci i harmonogram, ale przede wszystkim ludzie – uczestnicy, dla których to wszystko jest przygotowane. Skuteczna komunikacja z nimi to fundament udanego eventu, który wpływa na ich doświadczenie, zaangażowanie oraz gotowość do uczestnictwa w kolejnych edycjach. Co więcej, komunikacja nie kończy się wraz z zakończeniem wydarzenia – powinna obejmować cały proces, od pierwszego zaproszenia po podsumowanie i feedback. Jak zatem robić to efektywnie?
Strona internetowa wydarzenia pełni funkcję informacyjną i promocyjną. Powinna być stale aktualizowana, aby uczestnicy mieli szybki dostęp do kluczowych informacji: harmonogramu, listy prelegentów, instrukcji dojazdu czy zmian w programie. Warto dodać również FAQ, które rozwieje najczęściej pojawiające się wątpliwości.
Social media natomiast umożliwiają komunikację w czasie rzeczywistym – to idealne narzędzie do angażowania uczestników przed, w trakcie i po wydarzeniu. Możesz w nich:
Dobrze zaplanowana strategia komunikacji online sprawia, że uczestnicy czują się częścią wydarzenia, jeszcze zanim ono się rozpocznie.
E-mail to jedno z podstawowych narzędzi komunikacji z uczestnikami, ale jego skuteczność zależy od kilku kluczowych elementów:
Dobrze zaprojektowana kampania mailingowa sprawia, że uczestnicy czują się zaopiekowani i nie mają wątpliwości co do kolejnych kroków związanych z udziałem w wydarzeniu.
Choć e-mail jest skutecznym narzędziem, nie zawsze sprawdzi się w sytuacjach, gdy liczy się natychmiastowy kontakt. SMS-y mają ponad 90% wskaźnik otwieralności i są czytane w ciągu kilku minut od otrzymania. Idealnie sprawdzą się do:
Dzięki integracji systemu rejestracji z bramką SMS można automatycznie wysyłać wiadomości do konkretnych grup uczestników, co zwiększa skuteczność komunikacji.
W przypadku dużych wydarzeń warto rozważyć wdrożenie aplikacji mobilnej, która może stać się centrum komunikacji i interakcji z uczestnikami. Jakie funkcje mogą się w niej znaleźć?
Aplikacja pozwala na dwukierunkową komunikację, angażując uczestników i zapewniając im pełną kontrolę nad ich doświadczeniem podczas wydarzenia.
Dobra komunikacja nie kończy się wraz z opuszczeniem sali konferencyjnej. To, jak skontaktujesz się z uczestnikami po evencie, może wpłynąć na ich decyzję o udziale w kolejnych edycjach.
Utrzymywanie relacji z uczestnikami poza wydarzeniem to klucz do budowania zaangażowanej społeczności wokół Twojej marki.
Efektywna komunikacja z uczestnikami wydarzenia to proces, który obejmuje cały cykl organizacji eventu – od pierwszego zaproszenia, przez interakcje w trakcie wydarzenia, aż po działania posprzedażowe. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi, takich jak strona internetowa, mailing, SMS-y, aplikacja mobilna czy działania networkingowe, pozwala stworzyć spójne i profesjonalne doświadczenie.
Pamiętaj, że dobrze poinformowany uczestnik to zadowolony uczestnik – a to właśnie jego pozytywne doświadczenia decydują o sukcesie Twojego wydarzenia.
Joanna Chrościechowska
