5 kluczowych zasad skutecznej dostarczalności e-maili

Dlaczego wiadomości trafiają do SPAMu?

Filtry antyspamowe to pierwsza linia obrony użytkowników przed niechcianą korespondencją. Niestety, nawet dobrze przygotowana wiadomość może zostać przez nie oznaczona jako podejrzana. Dzieje się tak z kilku powodów:

• Brak odpowiednich rekordów SPF, DKIM i DMARC w konfiguracji domeny nadawcy – bez nich serwery pocztowe mogą uznać, że wiadomość została wysłana przez nieautoryzowanego nadawcę.
• Niepoprawna struktura wiadomości e-mail – zbyt wiele obrazków, nadmierna liczba linków, brak atrybutów ALT czy nieproporcjonalna ilość kodu HTML w stosunku do treści.
• Użycie słów kluczowych kojarzonych ze SPAMem – niektóre sformułowania mogą budzić podejrzenia, zwłaszcza w temacie wiadomości.
• Wysyłka z serwerów o niskiej reputacji – jeśli serwer nadawcy został wcześniej użyty do rozsyłania SPAMu, jego adres IP może znaleźć się na czarnych listach.
• Nadmiarowy mailing do niezaangażowanych odbiorców – jeśli odbiorcy często oznaczają wiadomości jako niechciane, dostawcy poczty mogą obniżyć reputację nadawcy.

Jak zwiększyć szanse na dostarczenie wiadomości?

1. Skonfiguruj prawidłowo domenę nadawcy

Zanim rozpoczniesz masową wysyłkę, zadbaj o odpowiednie wpisy DNS:

• SPF (Sender Policy Framework) – określa, które serwery mogą wysyłać wiadomości w imieniu Twojej domeny.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) – pozwala na cyfrowe podpisanie wiadomości, co potwierdza ich autentyczność.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) – zapewnia dodatkowe zabezpieczenie, instruując serwery odbiorcze, jak traktować wiadomości, które nie przejdą autoryzacji SPF lub DKIM.

2. Testuj wiadomości przed wysyłką

Zanim rozpoczniesz kampanię mailingową, sprawdź jakość wiadomości za pomocą narzędzia mail-tester.com. Serwis ocenia wiadomość w skali od 1 do 10 i wskazuje konkretne obszary do poprawy.

3. Dbaj o treść i format wiadomości

• Zadbaj o równowagę między tekstem a grafiką – unikaj wiadomości składających się wyłącznie z obrazków.
• Dodawaj atrybuty ALT do grafik – wiele klientów pocztowych blokuje obrazy, a brak opisów alternatywnych może wpłynąć na ocenę wiadomości.
• Nie stosuj podejrzanych zwrotów – unikaj słów takich jak „darmowy”, „pilne”, „specjalna oferta” w tematach wiadomości.
• Linki prowadź do wiarygodnych źródeł – sprawdzaj, czy odnośniki nie są błędne i kierują na strony z dobrym wynikiem reputacji.

4. Buduj dobre relacje z odbiorcami

• Personalizuj wiadomości – im bardziej wiadomość jest dostosowana do odbiorcy, tym większa szansa, że zostanie otwarta.
• Unikaj wysyłania do niezaangażowanych użytkowników – jeśli ktoś nie otwiera wiadomości przez długi czas, lepiej przestać do niego wysyłać niż ryzykować zgłoszenie jako SPAM.
• Zapewnij łatwą opcję wypisu – zgodnie z wytycznymi Google i Yahoo na 2024 rok, każda wiadomość marketingowa powinna zawierać widoczny link do rezygnacji z subskrypcji.

5. Monitoruj reputację nadawcy

Regularnie sprawdzaj, czy Twoja domena lub adres IP nie znalazły się na czarnych listach. Możesz to zrobić za pomocą narzędzi takich jak:

• MXToolBox
• Spamhaus
• Barracuda Reputation System

Jak CONREGO pomaga w dostarczalności e-maili?

Nasz system rejestracji uczestników oferuje zintegrowany serwer pocztowy, za pośrednictwem którego możesz wysyłać wiadomości z adresu w wybranej subdomenie conrego.app (np. info @ event.conrego.app). Nie musisz wówczas dbać o poprawną konfigurację domeny (rekordy: SPF, DKIM i DMARC) i reputację nadawcy.

Poza tym CONREGO posiada wbudowane mechanizmy poprawiające skuteczność dostarczania wiadomości:

• Zintegrowany serwer e-mail o wysokiej reputacji, który minimalizuje ryzyko trafienia do SPAMu.
• Automatyczna obsługa zgód marketingowych, co zgodne jest z wymaganiami Google i Yahoo.
• Raporty dostarczalności, które pozwalają analizować otwarcia i kliknięcia w wiadomości.

Dzięki temu organizatorzy wydarzeń mogą mieć pewność, że ich kluczowa komunikacja – od zaproszeń po potwierdzenia rejestracji – skutecznie dociera do odbiorców.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Wypróbuj CONREGO i przekonaj się, jak skutecznie możesz zarządzać komunikacją z uczestnikami wydarzeń.