Jak sprawić, by wiadomości e-mail nie trafiały do SPAMu?

Negatywna weryfikacja przez filtry antyspamowe to bolączka administratorów systemu. Podczas pracy wielokrotnie otrzymujemy sygnały, że e-maile wysyłane do uczestników do nich „nie dochodzą”. W rzeczywistości wygląda to nieco inaczej. Wiadomości docierają, lecz automatycznie trafiają do folderu SPAM. W takiej sytuacji ponowna wysyłka maili z panelu administracyjnego nie zda się na zbyt wiele. Od razu nasuwa się pytanie – jak temu zapobiegać?

Już na etapie wdrażania systemu warto zająć się sprawdzeniem skuteczności naszych formatek e-mail. Polecam do tego celu serwis mail-tester.com. Ocenia on nasze wiadomości w skali od 1 do 10. Nawet dziesiątka nie gwarantuje jednak, że wszystkie wiadomości trafią do adresata. Filtry antyspamowe można dowolnie konfigurować na każdej skrzynce pocztowej – na to, niestety, nie mamy już wpływu.

W celu przetestowania wiadomości wysyłamy ją na adres wygenerowany przez stronę. Już po chwili strona ukazuje nam wynik:

Wynik standardowego maila z potwierdzeniem rejestracji wysyłanego przez nasz system rejestracji uczestników i obsługi wydarzeń to 7.9/10 – optymalne minimum. Przy tworzeniu nowej wiadomości należy jednak zwrócić uwagę na kilka niezwykle istotnych kwestii:

• Unikaj krótkich tematów i nagłówków wiadomości, ponieważ niechcący możesz użyć sformułowania, które pozostawione bez dodatkowej treści zostanie skategoryzowane jako SPAM.
• Nie umieszczaj zbyt wielu obrazków. Pamiętaj, że filtry liczą proporcję tekstu do kodu HTML i obrazków. Im więcej tekstu, tym lepiej.
• Pamiętaj o atrybutach alt! Każdy obrazek zamieszczony w mailu powinien posiadać atrybut ALT, czyli tekst, który pojawia się zanim wczytana zostanie grafika. Znakomita większość programów pocztowych, ze względów bezpieczeństwa domyślnie nie ładuje grafik.
• Wszelkie odnośniki i grafiki powinny być dostępne na serwerze. Należy zwrócić uwagę na to, czy strona do której linkujemy jest dostępna. Wliczają się w to literówki w linkach.
• Sprawdź konfigurację domeny. Upewnij się, że Twoja aplikacja ma prawo wysyłać wiadomości z tej domeny. Często zdarza się tak, że posiadamy wydelegowaną tylko subdomenę, np. rejestracja.domena.pl, a wiadomości chcemy wysyłać z domeny rejestracja@domain.pl (to zupełnie inna domena niż rejestracja.domena.pl!), która jest przekierowana na inny adres IP. Brak uprawnień może nas to kosztować kilka punktów ujemnych.
• Czarne listy. Często na tańszych hostingach dzielimy adres IP z innymi użytkownikami. Wyobraźmy sobie sytuację, w której ktoś zaczyna wysyłać SPAM z tego samego adresu IP i jego domena trafia na czarną listę. Z pozoru to zdarzenie jest dla nas niegroźne, ponieważ e-maile wysyłamy z innej domeny (np. rejestracja@domain.pl). W rzeczywistości sprawa nie wygląda tak dobrze. Domena spamera wskazuje na konkretny adres IP, który jest również naszym adresem IP, dlatego nasze wiadomości także będą traktowane jako potencjalny SPAM.

Do testowania i oceniania wiadomości bez wątpienia potrzebne są cierpliwość i sumienność. Przed każdą nową wysyłką wiadomości przechodzimy wszystkie kroki od początku. Procentuje to w trakcie samej rejestracji uczestników. Zwiększamy w ten sposób prawdopodobieństwo, iż zaproszenia dla uczestników wydarzenia, potwierdzenia rejestracji, potwierdzenia transakcji z załączonymi fakturami VAT i wejściówki na wydarzenie dotrą do odbiorców bez problemów.

Krzysztof Jagoda