Najczęstsze błędy w projektowaniu identyfikatorów na event

Identyfikator na wydarzeniu to nie tylko plakietka z imieniem i nazwiskiem – to narzędzie ułatwiające networking, usprawniające organizację i podkreślające wizerunek marki. Świetnie zaprojektowany, podnosi komfort uczestników i usprawnia logistykę. Zły projekt? Może prowadzić do chaosu i niepotrzebnych frustracji.

Oto sześć błędów, które najczęściej popełniają organizatorzy wydarzeń – i sposoby, jak ich uniknąć.

1. Źle dobrana czcionka

Jeśli uczestnicy muszą wpatrywać się w identyfikator, by rozszyfrować imię rozmówcy, to znaczy, że coś poszło nie tak. Czcionka zbyt mała, ozdobna lub o niskim kontraście sprawia, że identyfikator przestaje spełniać swoją podstawową funkcję – umożliwianie szybkiej identyfikacji.

Rozwiązania są proste:

• Stosuj proste, bezszeryfowe fonty – Helvetica, Arial lub Open Sans to pewniaki.
• Imię i nazwisko powinny mieć minimum 24-30 pkt, najlepiej pogrubione.
• Zadbaj o dobry kontrast – jasne tło i ciemna czcionka (lub odwrotnie).
• Wydrukuj testowy identyfikator i sprawdź jego czytelność z odległości trzech metrów.

2. Słabe mocowanie smyczy

Nie ma nic bardziej irytującego niż identyfikator, który urywa się po kilku godzinach użytkowania. Słabe klipsy, cienkie etui lub brak laminacji mogą prowadzić do tego, że uczestnicy co chwilę będą wracać do recepcji po nowy egzemplarz. A to nie tylko kłopot organizacyjny, ale i wizerunkowy.

Jak tego uniknąć?

• Nie oszczędzaj na trwałości – plastikowe etui PCV lub laminaty są znacznie trwalsze.
• Stosuj solidne karabińczyki zamiast cienkich klipsów.
• Jeśli używasz smyczy, sprawdź, czy identyfikator nie obraca się tyłem – dobrym rozwiązaniem jest nadruk dwustronny.

3. Literówki i inne błędy w treści

Nie ma wątpliwości – jeśli na identyfikatorze pojawi się literówka, to organizator musi nanieść korektę, nawet jeśli to sam uczestnik źle wpisał swoje dane podczas rejestracji.

Jak temu zaradzić?

• Przed wydarzeniem przeanalizuj listę uczestników pod kątem literówek i innych błędów minimum dwa razy, a najlepiej poproś drugą osobę o dodatkową weryfikację.
• Zautomatyzuj generowanie identyfikatorów za pomocą systemu rejestracji uczestników, który pobiera dane bezpośrednio z formularzy, minimalizując ryzyko błędów w wyniku przenoszenia danych do innych narzędzi.
• Personalizuj identyfikatory na miejscu, stosując na przykład drukarki termiczne, dzięki czemu szybko wygenerujesz i wydrukujesz skorygowany identyfikator.

Ostatnia sugestia jest najskuteczniejsza, lecz możliwa tylko w sytuacji, gdy system rejestracji uczestników oferuje taką funkcję. Poszukując rozwiązań do obsługi wydarzeń upewnij się, czy oferują one funkcjonalność umożliwiającą automatyczną personalizację identyfikatorów i ich druk na miejscu.

4. Zbyt jaskrawe lub nieproporcjonalne elementy graficzne

Identyfikator musi być funkcjonalny, a nie festiwalem kolorów. Zbyt krzykliwe grafiki mogą przyćmić najważniejsze informacje, a nadmiar logotypów lub ozdobników sprawi, że treść zginie w chaosie wizualnym.

Jak do tego podejść?

• Priorytetyzuj treść – imię i nazwisko powinny być najważniejsze.
• Stosuj maksymalnie dwa lub trzy kolory i unikaj bardzo jaskrawych odcieni w tle.
• Nie przesadzaj z brandingiem – nazwa wydarzenia powinna być widoczna, ale nie dominująca.

5. Nadmiar lub niedobór treści

Oba te błędy są równie problematyczne. Zbyt wiele informacji sprawia, że identyfikator wygląda jak ulotka reklamowa, a zbyt mało – że traci swoją funkcję.

Jak zrównoważyć treść na identyfikatorze?

• Minimalizm jest kluczem – umieszczaj tylko istotne dane:
  • Imię i nazwisko
  • Stanowisko lub firma
  • Kod QR (jeśli używasz kontroli dostępu)
• Jeśli wydarzenie ma różne grupy uczestników, warto oznaczyć ich kolorem lub ikoną.

6. Brak odpowiedniego formatu i trwałości

Rozmiar ma znaczenie. Zbyt małe identyfikatory są nieczytelne, a zbyt duże – niewygodne. Co więcej, kiepskiej jakości papier lub brak laminacji mogą sprawić, że identyfikatory szybko się zniszczą.

Jaki format i materiał identyfikatora jest optymalny?

• Najlepszy format to okolice strony A6 (105x148 mm) – czytelny i wygodny.
• Wybierz papier o gramaturze min. 300 g/m²** i dodatkowo laminuj identyfikatory, by je usztywnić i zabezpieczyć przed wilgocią.

Podsumowanie

Dobrze zaprojektowany identyfikator to coś więcej niż estetyczna plakietka – to kluczowy element organizacji wydarzenia. Unikając powyższych błędów, zwiększysz komfort uczestników, usprawnisz logistykę i podkreślisz profesjonalizm swojej marki.