Co zrobić z danymi po evencie? Unikaj tych 3 błędów

Po wydarzeniu dane uczestników lądują w folderze „zrobione"

Co zrobić z danymi po evencie? Unikaj tych 3 błędów

Dane po wydarzeniu to nie śmieci do archiwum

Kurtyna opada, ostatni uczestnik opuszcza salę, a Ty z ulgą zamykasz laptop. Wydarzenie za Tobą, czas na zasłużony odpoczynek. Folder z danymi uczestników, raportami frekwencji i ankietami ląduje gdzieś w głębi dysku z etykietą „Event_2025_zrobione".

Brzmi znajomo? To jeden z najdroższych błędów w branży eventowej.

Te „archiwalne" pliki to tak naprawdę kopalnia złota – kontakty, które można przekształcić w klientów, dane pokazujące, co działa, a co nie, oraz zgody marketingowe warte krocie. Problem w tym, że większość organizatorów marnuje ten potencjał, popełniając trzy podstawowe błędy.

Błąd 1: Ignorowanie potencjału follow-upu

Przedstawiam Ci scenariusz, który zdarza się codziennie: uczestnik Twojego wydarzenia wraca do hotelu, sprawdza pocztę i... nic. Żadnego maila z podziękowaniem, żadnych obiecanych materiałów, żadnego śladu po 8 godzinach spędzonych na Twojej konferencji.

Po tygodniu pamięć o wydarzeniu zaciera się. Po miesiącu uczestnik ledwo pamięta nazwę Twojej firmy. Stracona szansa na zbudowanie relacji.

Dlaczego to się dzieje? Brak systemu. Organizatorzy często traktują wydarzenie jako jednorazową akcję, nie proces sprzedażowy. Tymczasem prawdziwa wartość eventu ujawnia się dopiero po jego zakończeniu.

Co zrobić zamiast tego:

Zaplanuj automatyczną sekwencję follow-up już przed wydarzeniem. Pierwszy mail – w ciągu 24 godzin z podziękowaniem i materiałami. Drugi – po tygodniu z dodatkowymi zasobami lub zaproszeniem do webinaru. Trzeci – po miesiącu z informacją o następnej edycji.

Wykorzystaj segmentację uczestników. VIP-owie dostaną inne treści niż zwykli uczestnicy. Wystawcy inne niż odwiedzający. Osoby, które zostały do końca, inne niż te, które wyszły po pierwszej prezentacji. System rejestracji z funkcją segmentacji pozwala na automatyczne przypisywanie odpowiednich tagów już podczas rejestracji.

Błąd 2: Przechowywanie danych bez planu (i niezgodnie z RODO)

Oto sytuacja z prawdziwego zdarzenia: organizator wydarzenia w branży IT przechowywał dane 1500 uczestników w zwykłym pliku Excel na dysku Google. Dostęp miało 8 osób z zespołu, w tym praktykanci. Nikt nie wiedział, kto wyraził zgodę na marketing, a kto nie. Po roku, gdy przyszedł czas na kolejną edycję, okazało się, że wysłanie newslettera może narazić firmę na karę RODO do 4% obrotu rocznego.

Problem jest poważniejszy niż myślisz. To nie tylko kwestia zgodności z prawem. To również:

Rozwiązanie leży w systemie, nie w arkuszach:

Korzystaj z narzędzia, które automatycznie zarządza zgodami RODO. Każda zgoda powinna być datowana, przypisana do konkretnej osoby i łatwa do wycofania. System rejestracji powinien oferować funkcje automatycznego usuwania danych po określonym czasie lub anonimizacji profili uczestników, którzy wycofali zgody.

Ogranicz dostęp do danych według zasady „minimum konieczne". Osoba odpowiedzialna za catering nie potrzebuje numerów telefonów uczestników. Koordynator logistyki nie musi widzieć preferencji dietetycznych.

Błąd 3: Niewykorzystanie danych do analizy i sprzedaży

Najbolesniejszy błąd z wszystkich. Masz dane pokazujące, że:

Ale te dane leżą w folderze, zamiast pracować na Twój biznes.

Oto co tracisz:

Dział sprzedaży nie otrzymuje leadów z wydarzenia i nie może prowadzić follow-upu. Marketingowcy nie wiedzą, które sesje były najlepsze, więc nie mogą zaplanować lepszej agendy na następny rok. Sponsorzy nie dostają raportów pokazujących wartość ich inwestycji, więc może nie zdecydują się na kolejną współpracę.

Jak to naprawić:

Stwórz raport frekwencji i aktywności w ciągu tygodnia po wydarzeniu. Pokaż, które sesje cieszyły się największym zainteresowaniem, o której godzinie była najwyższa obecność, skąd przyszło najwięcej uczestników.

Przekaż wystawcom konkretne dane o odwiedzających ich stoiska – oczywiście tylko tych, którzy wyrazili na to zgodę. To może być decydujący argument przy negocjacjach sponsoringu na kolejny rok.

Co zyskasz, robiąc to dobrze?

Organizatorzy, którzy profesjonalnie zarządzają danymi po wydarzeniu, raportują:

Wyższy ROI z wydarzeń – follow-up może generować dodatkowe 20-40% przychodów w porównaniu do samego eventu.

Lepsze przygotowanie kolejnej edycji – wiesz, co działało, co nie, i kto prawdopodobnie przyjdzie ponownie.

Wizerunek organizatora, który „dowozi" – uczestnicy doceniają profesjonalne podejście i chętniej wracają na kolejne wydarzenia.

Dane pracujące przez miesiące – dobrze zarządzana baza uczestników może generować wartość przez cały rok, do następnej edycji wydarzenia.

Wydarzenie kończy się na scenie, ale gra toczy się dalej

Najwięksi gracze w branży eventowej wiedzą jedną rzecz: fizyczne zakończenie wydarzenia to dopiero początek prawdziwej pracy. To, co zrobisz z zebranymi danymi w kolejnych tygodniach, zadecyduje o sukcesie całego przedsięwzięcia.

Jeśli Twoje dane po wydarzeniu nie pracują na cel biznesowy, to cały wysiłek kończy się tylko na frekwencji. A to za mało, by uzasadnić inwestycję czasu, pieniędzy i energii.

Warto zamienić arkusze na procesy, chaos na system. Profesjonalny system rejestracji uczestników może być fundamentem tego podejścia – od momentu pierwszej rejestracji, przez wydarzenie, aż po długotrwałe budowanie relacji z uczestnikami.

Twoje dane są zbyt cenne, żeby leżały w folderze „zrobione".

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie Umów prezentację CONREGO