System rejestracji to Twoja wizytówka. Co mówi o Tobie?

Uczestnik „czyta" Cię od pierwszego kliknięcia

Myślisz, że pierwsze wrażenie o Twoim wydarzeniu uczestnik wynosi ze strony głównej? A może z programu czy listy prelegentów? Prawda jest prostsza i... bardziej zaskakująca.

W większości przypadków pierwszy prawdziwy kontakt uczestnika z Twoim eventem to formularz rejestracyjny. To tam pada decyzja: „wygląda profesjonalnie" lub „hmm, może poszukam czegoś innego". To tam uczestnik po raz pierwszy „dotyka" Twojej marki.

I właśnie dlatego system rejestracji to nie tylko narzędzie do zbierania danych. To Twoja wizytówka, fragment doświadczenia uczestnika i element, który buduje – albo niszczy – zaufanie jeszcze przed wydarzeniem.

Twój system mówi o Tobie więcej niż myślisz

Każdy element procesu rejestracji komunikuje coś o Tobie jako organizatorze. Przyjrzyjmy się temu, co widzą uczestnicy:

Wygląd formularza to pierwsza ocena. Czytelny, estetyczny formularz mówi: „dbamy o detale". Formularz przypominający tabelę z Excela z 2004 roku? Komunikuje coś zupełnie innego.

Język komunikatów zdradza Twoje podejście do uczestników. „Dziękujemy za rejestrację, wkrótce otrzymasz szczegóły" brzmi inaczej niż „Rejestracja została przyjęta do systemu. ID: 47291".

Spójność z brandingiem pokazuje, czy myślisz o wydarzeniu holistycznie. Gdy kolory formularza pasują do identyfikacji wydarzenia, uczestnik czuje, że trafia w odpowiednie miejsce.

Działanie na urządzeniach mobilnych to dziś standard, nie opcja. Ponad 60% rejestracji odbywa się przez telefon. Nieresponsywny formularz to sygnał: „nie nadążamy za czasami".

E-maile systemowe często lądują w skrzynce odbiorczej tuż po rejestracji. Czy są estetyczne, personalizowane, zawierają podpis organizatora? Czy może to zwykły tekst bez formatowania?

A co, gdy po rejestracji uczestnik trafia na błąd 404? Albo gdy nie otrzymuje potwierdzenia przez godzinę? Te momenty mówią więcej o Twoim profesjonalizmie niż najlepszy program wydarzenia.

Co komunikuje dobrze zaprojektowany system

Przemyślany system rejestracji działa jak cichy ambasador Twojej marki. Bez słów komunikuje kluczowe wartości:

„Dbamy o Twój czas" – formularz jest intuicyjny, pola logicznie uporządkowane, proces trwa minutę, nie kwadrans. Uczestnik od razu wie, czego potrzebujesz i dlaczego.

„Zależy nam na Twoim komforcie" – na każdym etapie uczestnik wie, co się dzieje. Otrzymuje jasne komunikaty, potwierdzenia, przypomnienia. Czuje się prowadzony, nie zagubiony.

„Jesteśmy profesjonalni" – wszystko działa bez zarzutu. System nie zawiesza się, e-maile docierają, linki prowadzą we właściwe miejsce. To sygnał, że również wydarzenie będzie dobrze zorganizowane.

„Nasze wydarzenie to przemyślane doświadczenie" – spójność wizualna, ton komunikacji, personalizacja. Uczestnik już przed eventem czuje, że uczestniczy w czymś wyjątkowym.

Sygnały, których lepiej unikać

Źle zaprojektowany system to sabotażysta w Twoim zespole. Komunikuje rzeczy, których prawdopodobnie nie chcesz przekazywać:

„Zapisz się, ale radź sobie sam" – skomplikowany formularz, niejasne instrukcje, brak wsparcia. Uczestnik musi się domyślać, co i jak wypełnić.

„To tylko formalność" – generyczne e-maile, brak personalizacji, komunikaty w stylu "użytkownik X został dodany do bazy". Uczestnik czuje się jak numer w systemie.

„Nie zależy nam na pierwszym wrażeniu" – brak spójności wizualnej, formularz wyglądający jakby powstał 10 lat temu, błędy językowe w komunikatach.

„Lubimy improwizację" – system czasem działa, czasem nie. E-maile czasem docierają. Linki czasem prowadzą we właściwe miejsce. Uczestnik zastanawia się, czy wydarzenie będzie równie chaotyczne.

Jak poprawić system bez rewolucji

Nie musisz zmieniać całego systemu, żeby poprawić doświadczenie uczestników. Czasem wystarczą małe kroki o dużym wpływie:

Przepisz komunikaty na ludzki język. Zamiast "Rejestracja została zapisana w bazie" napisz "Dziękujemy! Właśnie zarezerwowałeś miejsce na [nazwa wydarzenia]. Szczegóły znajdziesz poniżej".

Dostosuj wizualnie formularz do Twojego wydarzenia. Zmiana kolorów, dodanie logo, dopasowanie czcionek – to kwestia godziny pracy, a efekt zauważy każdy uczestnik.

Sprawdź responsywność. Otwórz formularz na telefonie i przejdź przez proces rejestracji. Czy wszystko jest czytelne? Czy przyciski są wystarczająco duże? Czy nie trzeba przewijać w poziomie?

Dodaj ludzki akcent w e-mailach. Podpis organizatora z imieniem, nazwiskiem i telefonem kontaktowym zmienia odbiór całej komunikacji. Uczestnik wie, że za systemem stoją konkretni ludzie.

Przejdź proces jako uczestnik. To najważniejsza rada. Załóż nowy adres e-mail i przejdź całą ścieżkę rejestracji. Co Cię frustruje? Gdzie się wahasz? Te momenty to sygnał, co poprawić.

System to nie formularz – to część Twojego wydarzenia

Uczestnicy oceniają każdy element kontaktu z Twoją marką. Od pierwszego kliknięcia w formularz po ostatni e-mail po wydarzeniu. System rejestracji może być Twoim cichym ambasadorem – budować zaufanie, pokazywać profesjonalizm, tworzyć pozytywne oczekiwania.

Albo może być sabotażystą – frustrować, zniechęcać, budzić wątpliwości co do jakości całego wydarzenia.

Wybór należy do Ciebie. A pierwsza opinia o Twoim evencie kształtuje się już przy pierwszym kliknięciu.

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.