Dlaczego dobry brief to podstawa udanego wydarzenia?

Jest godzina 9:00, Twoje wydarzenie właśnie się rozpoczyna, a już widzisz pierwszych gości błądzących po recepcji. Hostessa patrzy na Ciebie pytająco – nie wie, gdzie są identyfikatory, która sala to „sala główna" i czy ten pan w garniturze to VIP, czy zwykły uczestnik.

Znasz to uczucie? To właśnie różnica między wydarzeniem z dobrym briefem a tym bez niego.

Hostessy to Twoja pierwsza linia kontaktu z uczestnikami. To one tworzą pierwsze wrażenie, odpowiadają na pytania i rozwiązują codzienne problemy gości. Ale żeby mogły to robić skutecznie, muszą wiedzieć dokładnie, czego od nich oczekujesz i jak ma wyglądać ich praca.

Kiedy i jak przekazać brief hostessom?

Timing ma kluczowe znaczenie. Najlepszy moment to 2-3 dni przed wydarzeniem. Dlaczego?

• Za wcześnie – hostessy mogą zapomnieć szczegóły lub wystąpią zmiany w ostatniej chwili
• Za późno – nie będą miały czasu na przygotowanie i zapamiętanie informacji
• W dniu wydarzenia – to już za późno na spokojne zapoznanie się z materiałami

Forma przekazu powinna być praktyczna:

• Wyślij brief w formacie PDF przez e-mail
• Upewnij się, że można go łatwo wydrukować lub zapisać w telefonie
• Użyj przejrzystego formatowania z punktami i nagłówkami
• Dołącz schematy lub mapy, jeśli miejsce jest skomplikowane

  Co musi zawierać brief dla hostess?

  Informacje podstawowe

  Zacznij od fundamentów. Każda hostessa musi wiedzieć:

  Terminy i logistyka:

  • Data, godziny pracy i miejsce spotkania
  • Kontakt do koordynatora wydarzenia (imię, nazwisko, numer telefonu)
  • Dress code i ewentualne zmiany strojów w trakcie dnia
  • Informacje o posiłkach i przerwach

  Charakter wydarzenia:

  • Rodzaj eventu (konferencja, kongres, targi, event promocyjny)
  • Profil uczestników (lekarze, inżynierowie, klienci B2B, goście VIP)
  • Czy wydarzenie jest płatne, zamknięte, czy otwarte dla wszystkich
  • Oczekiwana liczba uczestników

  Zakres obowiązków – konkretnie i jasno

  To serce Twojego briefu. Opisz dokładnie, co hostessy mają robić:

  Rejestracja i powitanie:

  • Jak przebiega proces rejestracji uczestników
  • Jakie materiały wydajemy (identyfikatory, torby, broszury)
  • Jak weryfikować uczestników (lista, system, kody QR)

  Obsługa w trakcie wydarzenia:

  • Kierowanie gości do odpowiednich sal
  • Pomoc przy garderobe czy wydawaniu zestawów do tłumaczenia
  • Informowanie o programie, zmianach w harmonogramie
  • Wskazywanie lokalizacji toalet, punktów informacyjnych, stref networkingu

  Przykład konkretnego opisu: "Od 8:30 do 9:15 – rejestracja przy głównym wejściu. Wydajecie identyfikatory z listy alfabetycznej, torbę z materiałami i informujecie o rozpoczęciu o 9:30 w sali A. Osoby z czerwonymi identyfikatorami to prelegenci – kierujecie ich do strefy VIP na I piętrze."

  Mapa obiektu i kluczowe lokalizacje

  Nawet doświadczone hostessy mogą się zgubić w nowym miejscu. Dołącz:

  • Schemat rozkładu sal, recepcji, szatni, toalet
  • Oznaczenia stref cateringowych, VIP, technicznych
  • Trasy ewakuacyjne i wyjścia awaryjne
  • Miejsca, gdzie hostessy mają stać w różnych momentach dnia

Najczęściej zadawane pytania – przygotuj odpowiedzi

Każdy organizator wie, że niektóre pytania powtarzają się jak mantra. Przygotuj hostessy na najczęstsze z nich:

Typowe pytania uczestników:

• "Gdzie mogę odebrać identyfikator?"
• "Kiedy zaczyna się wykład o [temat]?"
• "Czy będą dostępne tłumaczenia symultaniczne?"
• "Czy mogę się jeszcze zarejestrować na wydarzenie?"
• "Jak dojdę do sali B/strefy cateringowej/parkingu?"
• "Gdzie mogę znaleźć informacje o prelegentach?"

Dla każdego pytania podaj konkretną, gotową odpowiedź. Hostessy będą Ci wdzięczne, a goście otrzymają spójne informacje.

Procedury awaryjne – na wszelki wypadek

Nikt nie chce myśleć o problemach, ale przygotowanie na nie to znak profesjonalizmu:

• Co zrobić, gdy uczestnik się zgubi lub zasłabnie
• Jak postąpić z osobą bez identyfikatora lub spoza listy
• Numer kontaktowy do osoby decyzyjnej, ochrony, służb medycznych
• Procedura w przypadku alarmu lub ewakuacji
• Co robić z zagubionymi przedmiotami

Checklist przed wysłaniem briefu

Zanim wyślesz brief, sprawdź czy:

✓ Język jest prosty i zrozumiały (unikaj branżowego żargonu) ✓ Zawiera aktualny numer kontaktowy do Ciebie lub koordynatora ✓ Można go łatwo wydrukować lub zapisać w telefonie ✓ Dołączony jest schemat obiektu lub mapa ✓ Wszystkie godziny i lokalizacje są aktualne ✓ Brief ma logiczną strukturę i jest przyjazny w czytaniu

Podsumowanie – spokój w dniu wydarzenia

Dobry brief dla hostess to inwestycja w sukces Twojego wydarzenia. To nie dodatkowa biurokracja, ale podstawowe narzędzie każdego profesjonalnego organizatora.

Pamiętaj: hostessy to Twoje oczy, uszy i uśmiech wydarzenia. Gdy są dobrze przygotowane, Ty możesz skupić się na strategicznych zadaniach, a uczestnicy otrzymują obsługę na najwyższym poziomie.

Jasny brief = spokojny event manager. A spokojny event manager to udane wydarzenie dla wszystkich.

O autorze

Tomasz Chrościechowski

Założyciel i managing partner w CONREGO. Od 2010 roku rozwija system rejestracji uczestników, łącząc technologię z praktycznymi potrzebami event managerów. W swoich tekstach dzieli się doświadczeniem z setek wdrożeń i pokazuje, jak świadomie projektować proces rejestracji.