Warum ein gutes Briefing die Grundlage für ein erfolgreiches Event ist?

Es ist 9:00 Uhr, Ihr Event beginnt gerade und Sie sehen bereits die ersten Gäste ratlos am Empfang herumirren. Die Hostess blickt Sie fragend an – sie weiß nicht, wo die Namensschilder sind, welcher Raum der „Hauptsaal" ist und ob der Herr im Anzug ein VIP oder ein gewöhnlicher Teilnehmer ist.

Kennen Sie dieses Gefühl? Das ist genau der Unterschied zwischen einem Event mit gutem Briefing und einem ohne.

Hostessen sind Ihre erste Kontaktlinie zu den Teilnehmern. Sie schaffen den ersten Eindruck, beantworten Fragen und lösen alltägliche Probleme der Gäste. Aber damit sie dies effektiv tun können, müssen sie genau wissen, was Sie von ihnen erwarten und wie ihre Arbeit aussehen soll.

Wann und wie das Briefing an Hostessen übermitteln?

Das Timing ist entscheidend. Der beste Zeitpunkt ist 2-3 Tage vor dem Event. Warum?

• Zu früh – Hostessen können Details vergessen oder es treten last-minute Änderungen auf
• Zu spät – Sie haben keine Zeit zur Vorbereitung und zum Einprägen der Informationen
• Am Event-Tag – Es ist bereits zu spät für eine ruhige Durchsicht der Materialien

Die Übermittlungsform sollte praktisch sein:

• Senden Sie das Briefing als PDF per E-Mail
• Stellen Sie sicher, dass es sich leicht ausdrucken oder im Handy speichern lässt
• Verwenden Sie übersichtliche Formatierung mit Aufzählungen und Überschriften
• Fügen Sie Pläne oder Karten bei, wenn der Veranstaltungsort komplex ist

  Was muss ein Hostess-Briefing enthalten?

  Grundlegende Informationen

  Beginnen Sie mit den Fundamenten. Jede Hostess muss wissen:

  Termine und Logistik:

  • Datum, Arbeitszeiten und Treffpunkt
  • Kontaktdaten des Event-Koordinators (Name, Telefonnummer)
  • Dresscode und eventuelle Outfit-Wechsel während des Tages
  • Informationen zu Verpflegung und Pausen

  Event-Charakter:

  • Art des Events (Konferenz, Kongress, Messe, Promotion-Event)
  • Teilnehmerprofil (Ärzte, Ingenieure, B2B-Kunden, VIP-Gäste)
  • Ob das Event kostenpflichtig, geschlossen oder öffentlich ist
  • Erwartete Teilnehmerzahl

  Aufgabenbereich – konkret und klar

  Das ist das Herzstück Ihres Briefings. Beschreiben Sie genau, was die Hostessen tun sollen:

  Registrierung und Begrüßung:

  • Wie der Registrierungsprozess abläuft
  • Welche Materialien ausgegeben werden (Namensschilder, Taschen, Broschüren)
  • Wie Teilnehmer verifiziert werden (Liste, System, QR-Codes)

  Betreuung während des Events:

  • Gäste zu den entsprechenden Räumen dirigieren
  • Hilfe bei der Garderobe oder Ausgabe von Übersetzungssets
  • Information über das Programm und Zeitplanänderungen
  • Hinweise auf Toiletten, Infopunkte, Networking-Zonen

  Beispiel einer konkreten Beschreibung: „Von 8:30 bis 9:15 – Registrierung am Haupteingang. Ihr gebt Namensschilder nach alphabetischer Liste aus, Taschen mit Materialien und informiert über den Beginn um 9:30 in Saal A. Personen mit roten Namensschildern sind Referenten – dirigiert sie zur VIP-Zone im 1. Stock."

  Objektplan und wichtige Standorte

  Selbst erfahrene Hostessen können sich an einem neuen Ort verirren. Fügen Sie bei:

  • Schema der Raumaufteilung, Rezeption, Garderobe, Toiletten
  • Kennzeichnung der Catering-, VIP- und Technikbereiche
  • Fluchtwege und Notausgänge
  • Plätze, wo Hostessen zu verschiedenen Tageszeiten stehen sollen

Häufig gestellte Fragen – Antworten vorbereiten

Jeder Organisator weiß, dass sich manche Fragen wie ein Mantra wiederholen. Bereiten Sie die Hostessen auf die häufigsten vor:

Typische Teilnehmerfragen:

• „Wo kann ich mein Namensschild abholen?"
• „Wann beginnt der Vortrag über [Thema]?"
• „Sind Simultanübersetzungen verfügbar?"
• „Kann ich mich noch für das Event registrieren?"
• „Wie komme ich zu Saal B/Catering-Zone/Parkplatz?"
• „Wo finde ich Informationen über die Referenten?"

Für jede Frage geben Sie eine konkrete, fertige Antwort. Die Hostessen werden Ihnen dankbar sein und die Gäste erhalten einheitliche Informationen.

Notfallprozeduren – für alle Fälle

Niemand möchte an Probleme denken, aber die Vorbereitung darauf ist ein Zeichen von Professionalität:

• Was tun, wenn ein Teilnehmer sich verirrt oder unwohl wird
• Wie mit Personen ohne Namensschild oder nicht auf der Liste verfahren
• Kontaktnummer einer entscheidungsbefugten Person, Security, medizinischer Dienste
• Prozedur bei Alarm oder Evakuierung
• Was mit vergessenen Gegenständen zu tun ist

Checkliste vor dem Briefing-Versand

Bevor Sie das Briefing versenden, prüfen Sie ob:

✓ Die Sprache einfach und verständlich ist (vermeiden Sie Fachjargon) ✓ Es eine aktuelle Kontaktnummer zu Ihnen oder dem Koordinator enthält ✓ Es sich leicht ausdrucken oder im Handy speichern lässt ✓ Ein Objektschema oder Karte beigefügt ist ✓ Alle Zeiten und Standorte aktuell sind ✓ Das Briefing eine logische Struktur und gute Lesbarkeit hat

Zusammenfassung – Ruhe am Event-Tag

Ein gutes Hostess-Briefing ist eine Investition in den Erfolg Ihres Events. Das ist keine zusätzliche Bürokratie, sondern das Grundwerkzeug jedes professionellen Organisators.

Denken Sie daran: Hostessen sind Ihre Augen, Ohren und das Lächeln Ihres Events. Wenn sie gut vorbereitet sind, können Sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und die Teilnehmer erhalten Betreuung auf höchstem Niveau.

Klares Briefing = entspannter Event-Manager. Und ein entspannter Event-Manager bedeutet ein erfolgreiches Event für alle.

Über den Autor

Tomasz Chrościechowski

Gründer und Managing Partner bei CONREGO. Seit 2010 entwickelt er das Teilnehmerregistrierungssystem weiter und verbindet moderne Technologie mit den praktischen Anforderungen von Eventmanagern. In seinen Texten teilt er Erfahrungen aus hunderten Implementierungen und zeigt, wie man Registrierungsprozesse bewusst und effizient gestaltet.