Dlaczego stres sabotuje Twoje wydarzenia (i jak to zatrzymać)
Tuż przed wydarzeniem wszystko się sypie? To stres podejmuje decyzje za Ciebie. Czas to zmienić.
To nie Ty zawiodłeś. To stres zawiódł za Ciebie
Znasz to uczucie: do wydarzenia zostały trzy dni, a Ty nagle odkrywasz, że mail z przypomnieniem nie wyszedł, formularz rejestracyjny wciąż przyjmuje zgłoszenia, a identyfikatory leżą niewydrukowane na biurku. Panikujesz, że coś przegapiłeś, że nie masz kontroli nad sytuacją.
Prawda jest taka: to nie Ty zawiodłeś. To stres zaczął podejmować decyzje za Ciebie.
Każdy doświadczony organizator zna swoje procedury. Wie, co i kiedy powinno być zrobione. Ale gdy zbliża się termin wydarzenia, nasz mózg przełącza się w tryb przetrwania. I wtedy zaczyna się prawdziwy sabotaż.
Co robi z nami stres organizacyjny?
Stres nie jest tylko uczuciem – to biologiczna reakcja, która dosłownie zmienia sposób, w jaki funkcjonuje nasz mózg. W kontekście organizacji wydarzeń prowadzi to do kilku charakterystycznych zachowań:
Zawęża uwagę na to, co pilne – zamiast patrzeć na całość procesu, skupiasz się wyłącznie na tym, co pali Ci się pod nogami. Efekt? Tracisz z oczu szerszy kontekst i przegapiasz ważne, ale mniej pilne zadania.
Zwiększa impulsywność decyzji – pod presją czasu przestajemy analizować konsekwencje. Robimy jak najszybciej, nie jak najlepiej. Wysyłamy maila bez sprawdzenia, zamykamy rejestrację zbyt wcześnie, drukujemy identyfikatory z błędami.
Utrudnia planowanie – stres sprawia, że przestajemy myśleć strategicznie. Zamiast przewidywać problemy, zaczynamy je gasić. To różnica między menedżerem a strażakiem.
Blokuje delegowanie – gdy jesteś zestresowany, wydaje Ci się, że najszybciej będzie, jak zrobisz wszystko sam. W rzeczywistości prowadzi to do jeszcze większego przeciążenia i błędów.
Jakie decyzje podejmujemy źle pod wpływem stresu?
Stres ma swoje ulubione sposoby sabotowania naszych wydarzeń. Rozpoznajesz któreś z tych zachowań?
Odkładanie komunikacji z uczestnikami – myślisz sobie "wyślę jutro", a jutro okazuje się, że jest za późno na sensowne przypomnienia. Uczestnicy dostają chaotyczne informacje na ostatnią chwilę.
Rezygnacja z automatyzacji – widzisz rozwiązanie, które mogłoby Ci pomóc, ale myślisz "teraz już za późno, przy następnym evencie". Tymczasem nawet podstawowa automatyzacja wdrożona na tydzień przed wydarzeniem może uratować sytuację.
Pomijanie testów systemowych – "ostatnio działało, na pewno będzie OK". A potem okazuje się, że formularz nie zapisuje danych albo link w mailu prowadzi do błędu 404.
Upraszczanie procesów na czuja – usuwasz etapy, które wydają Ci się niepotrzebne, nie analizując konsekwencji. Na przykład rezygnujesz z potwierdzenia obecności i masz problem z cateringiem.
Ignorowanie sprawdzonych procedur – "przecież wszystko pamiętam". Spoiler: nie pamiętasz. A gdy już zauważysz błąd, często jest za późno na poprawki.
Jak system może stać się Twoją odpornością na stres?
Dobry system rejestracji to nie tylko narzędzie – to Twój nieemocjonalny partner, który nie daje się ponieść panice. Oto jak może Cię wspierać:
Automatyczne procesy bez podejmowania decyzji – gdy ustawiasz z góry harmonogram wysyłek, system nie pyta Cię o zgodę. Po prostu wysyła maile zgodnie z planem. Nie ma miejsca na "zapomnę" czy "nie będę miał czasu".
Gotowe szablony i harmonogramy – przygotowujesz je raz, gdy masz spokojną głowę. System wykorzystuje je przy każdym wydarzeniu, nawet gdy Ty masz już kompletny chaos w głowie.
Przejrzysty dashboard z postępami – jedno spojrzenie i wiesz, co jest zrobione, co wymaga uwagi, a co możesz spokojnie zostawić systemowi. To jak mapa, gdy jesteś w lesie.
Komunikacja działająca bez Twojego udziału – przypomnienia, potwierdzenia, instrukcje dojazdu – wszystko wysyła się automatycznie. Ty możesz skupić się na tym, co naprawdę wymaga Twojej obecności.
Inteligentne alerty i przypomnienia – system "myśli" za Ciebie, informując o terminach, problemach technicznych czy nietypowych sytuacjach. To jak mieć asystenta, który nigdy nie śpi.
Co możesz zrobić jako organizator?
System to potężne wsparcie, ale Ty też możesz się przygotować na walkę ze stresem:
Przygotuj plan minimum – wypisz listę rzeczy, które absolutnie muszą być zrobione, żeby event się udał. Gdy przyjdzie panika, będziesz wiedzieć, na czym się skupić.
Wdróż automatyzację wcześniej – nie zostawiaj jej na ostatni moment. Nawet podstawowe ustawienia wprowadzone z tygodniowym wyprzedzeniem mogą uratować sytuację.
Zaplanuj margines błędu – załóż, że coś pójdzie nie tak i zarezerwuj "luźne godziny" tuż przed wydarzeniem. To czas na reakcję, nie na kolejne zadania.
Naucz się delegować technologii – jeśli system może coś zrobić za Ciebie, pozwól mu. Nie musisz kontrolować każdego szczegółu osobiście.
Testuj wcześniej – sprawdź działanie wszystkich procesów, gdy masz jeszcze czas na poprawki. Nie odkładaj tego na dzień przed eventem.
Stres będzie. Ale nie musi rządzić
To, że czujesz napięcie przed wydarzeniem, to normalka – nie oznacza, że zawiodłeś jako organizator. Presja, adrenalina, niepewność – to część tej pracy.
Problem zaczyna się wtedy, gdy pozwalasz stresowi zarządzać Twoimi procesami. Bo stres jest kiepskim menedżerem – impulsywnym, krótkowzrocznym i chaotycznym.
Dlatego warto mieć sojusznika, który pozostaje spokojny nawet wtedy, gdy Ty tracisz nerwy. Dobrze skonfigurowany system rejestracji może być Twoim koordynatorem działającym 24/7 – bez emocji, ale z jasnym planem działania.
Tak, stres przed wydarzeniem będzie zawsze. Ale decyzja, kto będzie dowodził – Ty czy panika – należy do Ciebie.
O autorze
Joanna Chrościechowska
Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.