Warum Stress Ihre Events sabotiert (und wie Sie das stoppen)
Kurz vor der Veranstaltung bricht alles zusammen? Das ist Stress, der Entscheidungen für Sie trifft. Zeit, das zu ändern.
Nicht Sie haben versagt. Der Stress hat für Sie versagt
Sie kennen dieses Gefühl: Drei Tage bis zur Veranstaltung und Sie entdecken plötzlich, dass die Erinnerungsmail nicht versendet wurde, das Anmeldeformular immer noch Anmeldungen entgegennimmt und die Namensschilder ungedruckt auf dem Schreibtisch liegen. Sie geraten in Panik, weil Sie denken, etwas übersehen zu haben, keine Kontrolle über die Situation zu haben.
Die Wahrheit ist: Nicht Sie haben versagt. Der Stress hat angefangen, Entscheidungen für Sie zu treffen.
Jeder erfahrene Organisator kennt seine Abläufe. Weiß, was wann erledigt werden sollte. Aber wenn der Veranstaltungstermin näher rückt, schaltet unser Gehirn in den Überlebensmodus um. Und dann beginnt die echte Sabotage.
Was macht organisatorischer Stress mit uns?
Stress ist nicht nur ein Gefühl – es ist eine biologische Reaktion, die buchstäblich die Art verändert, wie unser Gehirn funktioniert. Im Kontext der Eventorganisation führt dies zu mehreren charakteristischen Verhaltensweisen:
Er verengt die Aufmerksamkeit auf das Dringende – anstatt den gesamten Prozess zu betrachten, konzentrieren Sie sich ausschließlich auf das, was unter Ihren Nägeln brennt. Das Ergebnis? Sie verlieren den größeren Kontext aus den Augen und übersehen wichtige, aber weniger dringende Aufgaben.
Er erhöht die Impulsivität von Entscheidungen – unter Zeitdruck hören wir auf, Konsequenzen zu analysieren. Wir handeln so schnell wie möglich, nicht so gut wie möglich. Wir versenden E-Mails ohne Überprüfung, schließen die Anmeldung zu früh, drucken Namensschilder mit Fehlern.
Er erschwert die Planung – Stress führt dazu, dass wir aufhören, strategisch zu denken. Anstatt Probleme vorherzusagen, beginnen wir sie zu löschen. Das ist der Unterschied zwischen einem Manager und einem Feuerwehrmann.
Er blockiert das Delegieren – wenn Sie gestresst sind, scheint es Ihnen, als wäre es am schnellsten, alles selbst zu machen. In Wirklichkeit führt dies zu noch größerer Überlastung und Fehlern.
Welche Entscheidungen treffen wir unter Stresseinfluss falsch?
Stress hat seine Lieblingswege, unsere Veranstaltungen zu sabotieren. Erkennen Sie einige dieser Verhaltensweisen wieder?
Aufschieben der Teilnehmerkommunikation – Sie denken sich "ich schicke es morgen", und morgen stellt sich heraus, dass es zu spät für sinnvolle Erinnerungen ist. Teilnehmer erhalten chaotische Informationen in letzter Minute.
Verzicht auf Automatisierung – Sie sehen eine Lösung, die Ihnen helfen könnte, aber denken "jetzt ist es zu spät, beim nächsten Event". Dabei kann selbst grundlegende Automatisierung, die eine Woche vor der Veranstaltung implementiert wird, die Situation retten.
Überspringen von Systemtests – "letztes Mal hat es funktioniert, wird bestimmt OK sein". Und dann stellt sich heraus, dass das Formular keine Daten speichert oder der Link in der E-Mail zu einem 404-Fehler führt.
Vereinfachung von Prozessen nach Gefühl – Sie entfernen Schritte, die Ihnen unnötig erscheinen, ohne die Konsequenzen zu analysieren. Zum Beispiel verzichten Sie auf die Anwesenheitsbestätigung und haben Probleme mit dem Catering.
Ignorieren bewährter Verfahren – "ich erinnere mich doch an alles". Spoiler: Das tun Sie nicht. Und wenn Sie den Fehler bemerken, ist es oft zu spät für Korrekturen.
Wie kann ein System Ihre Stressresistenz werden?
Ein gutes Anmeldesystem ist nicht nur ein Tool – es ist Ihr unemoționaler Partner, der sich nicht von Panik mitreißen lässt. So kann es Sie unterstützen:
Automatische Prozesse ohne Entscheidungsfindung – wenn Sie im Voraus einen Versandplan festlegen, fragt das System Sie nicht um Zustimmung. Es sendet einfach E-Mails nach Plan. Es gibt keinen Platz für "ich vergesse" oder "ich habe keine Zeit".
Fertige Vorlagen und Zeitpläne – Sie bereiten sie einmal vor, wenn Sie einen ruhigen Kopf haben. Das System nutzt sie bei jeder Veranstaltung, auch wenn Sie bereits komplettes Chaos im Kopf haben.
Übersichtliches Dashboard mit Fortschritten – ein Blick und Sie wissen, was erledigt ist, was Aufmerksamkeit erfordert und was Sie ruhig dem System überlassen können. Es ist wie eine Karte, wenn Sie im Wald sind.
Kommunikation, die ohne Ihre Beteiligung funktioniert – Erinnerungen, Bestätigungen, Anfahrtsbeschreibungen – alles wird automatisch versendet. Sie können sich auf das konzentrieren, was wirklich Ihre Anwesenheit erfordert.
Intelligente Alerts und Erinnerungen – das System "denkt" für Sie mit und informiert über Termine, technische Probleme oder ungewöhnliche Situationen. Es ist, als hätten Sie einen Assistenten, der nie schläft.
Was können Sie als Organisator tun?
Das System ist eine mächtige Unterstützung, aber Sie können sich auch auf den Kampf gegen Stress vorbereiten:
Bereiten Sie einen Mindestplan vor – schreiben Sie eine Liste der Dinge auf, die absolut erledigt werden müssen, damit das Event gelingt. Wenn Panik aufkommt, wissen Sie, worauf Sie sich konzentrieren müssen.
Implementieren Sie Automatisierung früher – lassen Sie sie nicht bis zum letzten Moment liegen. Selbst grundlegende Einstellungen, die eine Woche im Voraus eingeführt werden, können die Situation retten.
Planen Sie eine Fehlertoleranz ein – gehen Sie davon aus, dass etwas schief gehen wird und reservieren Sie "freie Stunden" direkt vor der Veranstaltung. Das ist Zeit für Reaktionen, nicht für weitere Aufgaben.
Lernen Sie, an Technologie zu delegieren – wenn das System etwas für Sie tun kann, lassen Sie es zu. Sie müssen nicht jedes Detail persönlich kontrollieren.
Testen Sie früher – überprüfen Sie die Funktion aller Prozesse, wenn Sie noch Zeit für Korrekturen haben. Verschieben Sie das nicht auf den Tag vor dem Event.
Stress wird da sein. Aber er muss nicht herrschen
Dass Sie Anspannung vor der Veranstaltung spüren, ist normal – es bedeutet nicht, dass Sie als Organisator versagt haben. Druck, Adrenalin, Unsicherheit – das gehört zu dieser Arbeit.
Das Problem beginnt dann, wenn Sie dem Stress erlauben, Ihre Prozesse zu verwalten. Denn Stress ist ein schlechter Manager – impulsiv, kurzsichtig und chaotisch.
Deshalb lohnt es sich, einen Verbündeten zu haben, der ruhig bleibt, auch wenn Sie die Nerven verlieren. Ein gut konfiguriertes Anmeldesystem kann Ihr 24/7-Koordinator sein – ohne Emotionen, aber mit einem klaren Aktionsplan.
Ja, Stress vor der Veranstaltung wird immer da sein. Aber die Entscheidung, wer das Kommando führt – Sie oder die Panik – liegt bei Ihnen.
Über die Autorin
Joanna Chrościechowska
Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.