Jak zaprojektować agendę, która pomaga, a nie przytłacza?
Źle zaprojektowana agenda może zniechęcić do udziału w wydarzeniu jeszcze przed jego rozpoczęciem. Zobacz, jak ją poprawić.
Pierwsze spojrzenie na agendę może być ostatnim
Wyobraź sobie sytuację: uczestnik wchodzi na stronę Twojej konferencji, przewija do sekcji "Agenda" i... zamyka kartę w przeglądarce. Dlaczego? Bo zamiast zaciekawić – agenda go odstraszyła.
Agenda powinna być mapą, a nie labiryntem. Uczestnik musi szybko zrozumieć: czy to coś dla mnie? kiedy mam być? co wybrać? Jeśli nie znajdzie odpowiedzi w ciągu pierwszych 30 sekund, prawdopodobnie szuka ich już gdzie indziej.
To właśnie różnica między agendą, która służy, a tą, która przytłacza. Pierwsza pomaga w podejmowaniu decyzji, druga zmusza do męczącego rozszyfrowywania informacji.
Pięć najczęstszych błędów, które rujnują agendę
Wszystko w jednym worku
Najgorszy scenariusz to długa, jednolita lista wszystkich sesji bez żadnego podziału. Uczestnik nie wie, czy panel "Przyszłość AI" jest dla początkujących czy ekspertów, czy warsztat "Digital Marketing" to podstawy czy zaawansowane techniki.
Chaos informacyjny
Raz podajesz godzinę, potem numer sali, czasem imię i nazwisko prelegenta, a czasem tytuł prezentacji. Brak spójności w formacie sprawia, że mózg uczestnika musi za każdym razem na nowo "dekodować" informację.
Demokratyczna równość sesji
Wszystko wygląda tak samo ważnie. Brakuje wizualnych wskazówek, które pomogłyby zidentyfikować kluczowe punkty programu czy sesje must-see.
Maraton bez przerw
Program zapełniony blokami bez przerw zniechęca już przy pierwszym spojrzeniu. Uczestnik podświadomie czuje się zmęczony, zanim w ogóle dotrze na wydarzenie.
Zagadka lokalizacyjna
"Sala A", "Budynek 2", "Sala Plenarna" – gdzie to wszystko jest? Jak długo zajmuje przejście? Czy zdążę między sesjami?
Jak projektować agendę wydarzenia przyjazną uczestnikowi?
Grupuj logicznie, nie chronologicznie
Zamiast jednej długiej listy, podziel program na ścieżki tematyczne lub według profilu uczestnika. "Ścieżka HR", "Track technologiczny", "Warsztaty dla managerów" – takie podziały pozwalają od razu odfiltrować to, co nieistotne.
Wprowadź wizualną hierarchię
Używaj kolorów, ikon i różnych wielkości tekstu świadomie. Keynote może mieć większą czcionkę i wyrazisty kolor, warsztaty – ikonę narzędzi, a panele dyskusyjne – symbol rozmowy. To pozwala mózgowi natychmiast kategoryzować informacje.
Zaznacz polecane punkty dnia
Nie każda sesja ma tę samą wagę. Warto wyróżnić te kluczowe dla Twojego wydarzenia. Możesz oznaczyć je np. jako „Polecane”, „Najważniejsze” albo po prostu dodać gwiazdkę.
Projektuj z myślą o przemieszczaniu
Jeśli Twoje wydarzenie odbywa się w kilku salach czy budynkach, uwzględnij czas na przejścia. Zaznacz wyraźnie lokalizacje i pomyśl o odpowiednich przerwach między sesjami.
Filtruj, nie bombarduj
Daj uczestnikom możliwość zawężenia widoku. "Pokaż tylko warsztaty", "Filtruj według poziomu zaawansowania", "Tylko sesje marketingowe" – takie opcje sprawiają, że agenda staje się narzędziem, a nie przeszkodą.
Techniczne wsparcie dla lepszej agendy
Mobilna przede wszystkim
Ponad 70% uczestników będzie sprawdzać agendę na telefonie. Wersja mobilna nie może być pomniejszoną kopią desktop'owej – musi być zaprojektowana od nowa, z myślą o pionowym ekranie i dotykowym interfejsie.
Timeline zamiast listy
Format kalendarza lub osi czasu jest bardziej intuicyjny niż lista. Uczestnik od razu widzi, co się dzieje równocześnie i może planować swój dzień wizualnie.
Eksport do kalendarza
Funkcja "Dodaj do kalendarza" dla wybranych sesji to małe udogodnienie, które robi ogromną różnicę. Uczestnik może sobie skomponować własny plan dnia i mieć go zawsze pod ręką.
Agenda jako scenariusz dnia, nie lista obowiązków
Najlepsza agenda to taka, o której uczestnik nie myśli podczas wydarzenia. Po prostu wie, gdzie ma być i dlaczego to ma sens. Nie gubi się, nie stresuje, nie marnuje czasu na szukanie sali czy zastanawianie się nad wyborem.
Dobrze zaprojektowana agenda to narzędzie decyzyjne, nie tylko informacyjne. Pomaga uczestnikowi poruszać się po wydarzeniu z łatwością i intencją. To różnica między chaotycznym bieganiem między sesjami a świadomym uczestnictwem w tym, co naprawdę ważne.
Pamiętaj: uczestnik zapamięta nie tylko to, co zobaczył na Twoim wydarzeniu, ale też to, jak łatwo było mu się w nim odnaleźć. A to zaczyna się od pierwszego spojrzenia na agendę.
O autorze
Joanna Chrościechowska
Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.