Wie Sie eine Agenda gestalten, die hilft statt überfordert?
Schlecht gestaltete Agendas können bereits vor Veranstaltungsbeginn abschrecken. Erfahren Sie, wie Sie das verbessern können.
Der erste Blick auf die Agenda kann der letzte sein
Stellen Sie sich vor: Ein Teilnehmer besucht die Website Ihrer Konferenz, scrollt zum Bereich „Programm" und... schließt den Browser-Tab. Warum? Weil die Agenda ihn abgeschreckt statt neugierig gemacht hat.
Eine Agenda sollte eine Landkarte sein, kein Labyrinth. Teilnehmer müssen schnell verstehen: Ist das etwas für mich? Wann muss ich da sein? Was soll ich auswählen? Findet er innerhalb der ersten 30 Sekunden keine Antworten, sucht er sie wahrscheinlich bereits woanders.
Das ist genau der Unterschied zwischen einer Agenda, die dient, und einer, die überfordert. Die erste hilft bei Entscheidungen, die zweite zwingt zur mühsamen Entschlüsselung von Informationen.
Fünf häufigste Fehler, die eine Agenda ruinieren
Alles in einen Topf
Das schlimmste Szenario ist eine lange, einheitliche Liste aller Sessions ohne jegliche Gliederung. Der Teilnehmer weiß nicht, ob das Panel „Zukunft der KI" für Einsteiger oder Experten ist, ob der Workshop „Digital Marketing" Grundlagen oder fortgeschrittene Techniken vermittelt.
Informationschaos
Mal geben Sie die Uhrzeit an, dann die Raumnummer, manchmal den Namen des Referenten und manchmal den Vortragstitel. Fehlende Konsistenz im Format zwingt das Gehirn des Teilnehmers jedes Mal zur Neudekodierung der Information.
Demokratische Gleichberechtigung der Sessions
Alles sieht gleich wichtig aus. Es fehlen visuelle Hinweise, die dabei helfen würden, Schlüsselpunkte des Programms oder Must-see-Sessions zu identifizieren.
Marathon ohne Pausen
Ein mit pausenlosen Blöcken gefülltes Programm schreckt bereits beim ersten Blick ab. Der Teilnehmer fühlt sich unterbewusst müde, bevor er überhaupt zur Veranstaltung kommt.
Das Lokalisierungsrätsel
„Raum A", „Gebäude 2", „Plenarsaal" – wo ist das alles? Wie lange dauert der Weg? Schaffe ich es zwischen den Sessions?
Wie gestaltet man eine teilnehmerfreundliche Agenda?
Logisch gruppieren, nicht chronologisch
Statt einer langen Liste teilen Sie das Programm in thematische Tracks oder nach Teilnehmerprofil auf. „HR-Track", „Technology-Track", „Management-Workshops" – solche Unterteilungen ermöglichen es, Unwichtiges sofort herauszufiltern.
Visuelle Hierarchie einführen
Verwenden Sie Farben, Icons und verschiedene Schriftgrößen bewusst. Eine Keynote kann eine größere Schrift und eine markante Farbe haben, Workshops ein Werkzeug-Icon und Diskussionsrunden ein Gesprächssymbol. Das ermöglicht dem Gehirn die sofortige Kategorisierung von Informationen.
Empfohlene Tageshöhepunkte markieren
Nicht jede Session hat das gleiche Gewicht. Es lohnt sich, die für Ihre Veranstaltung wichtigsten hervorzuheben. Sie können sie als „Empfohlen", „Wichtigste" markieren oder einfach einen Stern hinzufügen.
Mit Blick auf Ortswechsel planen
Wenn Ihre Veranstaltung in mehreren Räumen oder Gebäuden stattfindet, berücksichtigen Sie die Wechselzeit. Kennzeichnen Sie Standorte deutlich und denken Sie an angemessene Pausen zwischen den Sessions.
Filtern, nicht bombardieren
Geben Sie Teilnehmern die Möglichkeit, die Ansicht einzugrenzen. „Nur Workshops anzeigen", „Nach Niveau filtern", „Nur Marketing-Sessions" – solche Optionen machen aus der Agenda ein Werkzeug statt ein Hindernis.
Technische Unterstützung für bessere Agendas
Mobile First
Über 70% der Teilnehmer werden die Agenda auf dem Smartphone prüfen. Die mobile Version kann keine verkleinerte Desktop-Kopie sein – sie muss neu konzipiert werden, mit Fokus auf das Hochformat und die Touch-Bedienung.
Timeline statt Liste
Ein Kalender- oder Zeitstrahl-Format ist intuitiver als eine Liste. Teilnehmer sehen sofort, was gleichzeitig stattfindet und können ihren Tag visuell planen.
Kalender-Export
Die Funktion „Zum Kalender hinzufügen" für ausgewählte Sessions ist eine kleine Annehmlichkeit, die einen enormen Unterschied macht. Teilnehmer können sich ihren eigenen Tagesplan zusammenstellen und haben ihn immer griffbereit.
Die Agenda als Tagesskript, nicht als Pflichtenliste
Die beste Agenda ist eine, über die der Teilnehmer während der Veranstaltung nicht nachdenkt. Er weiß einfach, wo er sein muss und warum das Sinn macht. Er verirrt sich nicht, stresst sich nicht, verschwendet keine Zeit mit Saalsuche oder Grübeln über die richtige Wahl.
Eine gut gestaltete Agenda ist ein Entscheidungswerkzeug, nicht nur informativ. Sie hilft dem Teilnehmer, sich mit Leichtigkeit und Intention durch die Veranstaltung zu bewegen. Das ist der Unterschied zwischen chaotischem Hetzen zwischen Sessions und bewusster Teilnahme an dem, was wirklich wichtig ist.
Denken Sie daran: Teilnehmer werden sich nicht nur daran erinnern, was sie bei Ihrer Veranstaltung gesehen haben, sondern auch daran, wie leicht es war, sich zurechtzufinden. Und das beginnt mit dem ersten Blick auf die Agenda.
Über die Autorin
Joanna Chrościechowska
Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.