Komunikacja z uczestnikami: przed, w trakcie i po evencie

Dobra komunikacja decyduje o sukcesie wydarzenia. Zobacz, jak prowadzić dialog z uczestnikami na każdym etapie organizacji eventu.

Komunikacja z uczestnikami: przed, w trakcie i po evencie

Uczestnik nie pamięta, co jadł na śniadanie. Ale zapamięta, jak się czuł

Kiedy organizujesz wydarzenie, myślisz o wszystkim – o sali, cateringu, prelegentach, technologii. Ale czy zastanawiasz się nad tym, jak czuje się uczestnik, gdy dostaje od Ciebie wiadomość o 23:47 z nagłym "PRZYPOMNIENIE: jutro konferencja"?

Twój uczestnik może zapomnieć nazwisko jednego z prelegentów czy menu lunch'u. Ale na pewno zapamięta, czy czuł się ważny i zadbany, czy raczej jak numer w bazie danych.

Dobra komunikacja nie zaczyna się na rejestracji i nie kończy ostatnim wykładem. To cały system relacji, który buduje doświadczenie uczestnika od pierwszego kontaktu aż po zaproszenie na następną edycję. Oto jak prowadzić tę komunikację, żeby Twoi uczestnicy nie tylko przyszli, ale i wrócili.

Przed wydarzeniem – budowanie oczekiwania i pierwszego wrażenia

Zaproszenia, które nie lądują w spamie

Twoje pierwsze zaproszenie to jak pierwsze wrażenie na randce. Jeśli wyślesz ogólną wiadomość "Zapraszamy na konferencję XYZ" do bazy 3000 osób, nie dziw się, że odpowiedzi będzie tyle, co chętnych na dodatkową zmianę w piątek.

Zamiast tego pomyśl o segmentacji. Managerom HR wyślij zaproszenie skupione na trendach w zarządzaniu talentami. Dyrektorom IT – na transformacji cyfrowej. Każda grupa dostanie tę samą konferencję, ale opakowaną w język jej problemów.

I pamiętaj – linia tematu to pierwsze 40 znaków. Zamiast "Zaproszenie na konferencję" napisz "3 trendy HR, które zmienią Twoją firmę". Różnica? Ogromna.

Przypomnienia, które pomagają, a nie irytują

Masz uczestnika, który się zarejestrował, ale nie zapłacił. Co robisz? Wysyłasz codziennie "PILNE: zapłać za bilet"? To pewna droga do utraty klienta.

Lepiej: pierwszy mail po 3 dniach – pomocny, z linkiem do płatności i informacją o korzyściach z udziału. Drugi po tygodniu – z dodatkową wartością, może agendą czy listą prelegentów. Trzeci, ostatni – z informacją o ograniczonej liczbie miejsc i datą końcową rejestracji.

Automatyzacja w systemie rejestracyjnym to Twój najlepszy przyjaciel. Ustaw scenariusze komunikacji raz, a system będzie wysyłał odpowiednie wiadomości we właściwym czasie. Bez Twojego ciągłego nadzoru, ale z Twoją osobowością w każdym mailu.

Maile powitalne – pierwszy krok w budowaniu relacji

Uczestnik zapłacił za bilet. Co teraz? Wielu organizatorów myśli: "Świetnie, mam go na liście". Błąd. Teraz zaczyna się prawdziwa praca.

Mail powitalny to nie tylko "Dzięki za rejestrację, do zobaczenia". To Twoja szansa na zbudowanie emocjonalnego zaangażowania. Dodaj osobistą notę od organizatora, przedstaw najciekawsze punkty agendy, załącz praktyczne informacje – mapę dojazdu, sugestie hoteli, kod promocyjny na parking.

I koniecznie powiedz uczestnikowi, czego może się spodziewać. Czy dostanie materiały przed wydarzeniem? Kiedy otrzyma przypomnienie? Czy będzie aplikacja mobilna? Im mniej niewiadomych, tym spokojniejszy uczestnik.

W trakcie wydarzenia – real-time komunikacja, która łączy

Gdy wszystko idzie inaczej niż zaplanowałeś

Twój główny prelegent utknął w korku. Sala B ma problem z nagłośnieniem. Lunch opóźnia się o 30 minut. Co robisz? Udajesz, że nic się nie dzieje i liczysz na to, że uczestnicy nie zauważą?

W takich momentach komunikacja w czasie rzeczywistym ratuje reputację eventu. SMS do wszystkich uczestników: "Prelegent dr Kowalski opóźni się o 15 min przez korki. Wykorzystaj ten czas na networking przy kawie – to była najlepsza część poprzedniej edycji!"

Zauważyłeś różnicę? Nie tylko informujesz o problemie, ale również dajesz alternatywę i przypominasz o pozytywnych aspektach.

Mikro-momenty, które robią różnicę

To drobne rzeczy budują wielkie wrażenia. SMS z kodem do WiFi wysłany 10 minut przed rozpoczęciem. Push notification "Pamiętaj o selfie ze speakers'em – hashtag #eventXYZ2024". Mail z linkiem do zdjęć z pierwszego dnia wysłany wieczorem.

Te małe gesty pokazują, że myślisz o uczestnikach nie tylko gdy coś się psuje, ale przez cały czas trwania wydarzenia.

Po wydarzeniu – tu buduje się przyszłość Twojej marki

Podziękowanie, które nie brzmi jak szablon

Wydarzenie się skończyło. Uczestnicy wychodzą. Ty myślisz już o rozliczeniach i sprzątaniu. A najważniejszy moment dopiero nadchodzi – pierwsze 24 godziny po evencie.

Mail z podziękowaniem to nie formalność. To szansa na utrwalenie pozytywnego doświadczenia. Zamiast ogólnego "Dziękujemy za udział" napisz: "Niesamowite, że 230 z Was pojawiło się na sesji Q&A – to rekord! Dziękujemy za energię i pytania, które sprawiły, że nasza konferencja była wyjątkowa".

Personalizacja robi cuda. Jeśli masz w systemie informację o tym, w których sesjach uczestnik brał udział, odnieś się do tego: "Widzimy, że nie opuściłeś żadnej sesji o AI – materiały od wszystkich prelegentów z tego bloku znajdziesz w załączniku".

Materiały pokonferencyjne – wartość, która zostaje

Slajdy, nagrania, zdjęcia, dodatkowe materiały od prelegentów – to wszystko ma trafić do uczestników. Ale kiedy i jak?

Nie wysyłaj wszystkiego jednym wielkim mailem. Rozłóż to w czasie. Pierwszy dzień po evencie – zdjęcia i krótkie podsumowanie. Po trzech dniach – nagrania z najważniejszych sesji. Po tygodniu – dodatkowe materiały i linki do zasobów, o których mówili prelegenci.

Taka rozłożona komunikacja sprawia, że uczestnik wraca myślami do Twojego wydarzenia przez dłuższy czas. I za każdym razem ma pozytywne skojarzenia.

Ankieta satysfakcji – nie pytaj o wszystko

Ankieta ewaluacyjna to standard. Ale większość z nich to 30 pytań o wszystko – od temperatury w sali po jakość kanapek. Rezultat? 5% wypełnień i nic wartościowego.

Zadaj 5 najważniejszych pytań. Jaką sesję oceniasz najwyżej? Co chciałbyś zmienić? Czy polecisz nas znajomym? Skorzystaj z motywacji – pierwsze 50 osób dostaje zniżkę na następną edycję lub dostęp do ekskluzywnych materiałów.

I koniecznie zrób ankietę mobilną. Jeśli uczestnik nie może jej wypełnić w tramwaju w drodze do domu, prawdopodobnie jej nie wypełni wcale.

Kluczowe zasady skutecznej komunikacji eventowej

Personalizacja to nie tylko imię w mailu

Prawdziwa personalizacja to dostosowanie treści do potrzeb i zachowań uczestnika. Jeśli ktoś rejestruje się na ostatnią chwilę, wyślij mu praktyczne informacje – gdzie zaparkować, co zabrać, jak się dostać. Jeśli ktoś jest na Twoim evencie po raz trzeci, potraktuj go jak VIP-a – daj mu możliwość wcześniejszej rejestracji na kolejną edycję.

Systemy rejestracji pozwalają dziś na śledzenie historii uczestnictwa i preferencji. Wykorzystuj te dane mądrze – nie po to, żeby być natrętnym, ale żeby być pomocnym.

Automatyzacja z ludzką twarzą

Automatyzacja oszczędza Ci czas i zapewnia konsystentność komunikacji. Ale nie może być bezosobowa. Każdy automatyczny mail powinien brzmieć tak, jakbyś go napisał osobiście do konkretnej osoby.

Ustaw scenariusze dla różnych sytuacji: dla osób, które się rejestrowały, ale nie zapłaciły; dla tych, którzy się wyrejestrowali na ostatnią chwilę; dla VIP-ów i partnerów. Każda grupa ma inne potrzeby i oczekiwania.

Wybór kanału to połowa sukcesu

E-mail to podstawa, ale nie wszystko. SMS świetnie sprawdza się jako przypomnienie last minute – ma 98% wskaźnik otwarcia w ciągu pierwszych 3 minut. Powiadomienia push w aplikacji mobilnej działają doskonale w trakcie wydarzenia. LinkedIn czy inne social media – do budowania społeczności wokół eventu.

Nie używaj wszystkich kanałów na raz – to irytuje. Dobierz kanał do celu. Ważne informacje – e-mail plus SMS. Dodatkowe materiały – e-mail. Szybkie updates w trakcie wydarzenia – push notifications.

Nie mów do tłumu, mów do osoby

Każdy uczestnik Twojego wydarzenia to indywidualna osoba z własnymi oczekiwaniami, problemami i celami. Może przyszedł zdobyć nową wiedzę, może szuka kontaktów biznesowych, a może po prostu chce się zainspirować.

Skuteczna komunikacja eventowa to nie broadcast do bazy danych. To budowanie relacji z konkretnymi ludźmi w konkretnych momentach ich doświadczenia z Twoim wydarzeniem. Im bardziej dostosujesz komunikację do momentu i osoby, tym większą masz szansę nie tylko na udany event, ale i na lojalnego uczestnika, który wróci i przyprowadzi znajomych.

Pamiętaj: uczestnicy zapomną większość szczegółów Twojego wydarzenia. Ale na długo zapamiętają, jak się przy Tobie czuli. I to właśnie decyduje o tym, czy Twoja marka eventowa buduje społeczność, czy tylko wyprzedaje bilety.

Dobry system rejestracji to fundament tej komunikacji – automatyzuje procesy, personalizuje treści i daje Ci narzędzia do budowania relacji na każdym etapie. Bo w końcu technologia ma służyć ludziom, nie odwrotnie.

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie Umów prezentację CONREGO