Teilnehmerkommunikation: vor, während und nach dem Event

Der Teilnehmer erinnert sich nicht daran, was er zum Frühstück gegessen hat. Aber er wird sich daran erinnern, wie er sich gefühlt hat

Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, denken Sie an alles – an den Veranstaltungsort, das Catering, die Referenten, die Technik. Aber überlegen Sie auch, wie sich der Teilnehmer fühlt, wenn er um 23:47 Uhr eine Nachricht von Ihnen bekommt mit der plötzlichen "ERINNERUNG: morgen Konferenz"?

Ihr Teilnehmer kann den Namen eines Referenten oder das Lunch-Menü vergessen. Aber er wird sich sicher daran erinnern, ob er sich wichtig und umsorgt gefühlt hat oder eher wie eine Nummer in der Datenbank.

Gute Kommunikation beginnt nicht bei der Anmeldung und endet nicht nach dem letzten Vortrag. Es ist ein ganzes Beziehungssystem, das die Teilnehmererfahrung vom ersten Kontakt bis zur Einladung zur nächsten Ausgabe prägt. So führen Sie diese Kommunikation, damit Ihre Teilnehmer nicht nur kommen, sondern auch wiederkommen.

Vor der Veranstaltung – Erwartungen wecken und erste Eindrücke schaffen

Einladungen, die nicht im Spam landen

Ihre erste Einladung ist wie der erste Eindruck bei einem Date. Wenn Sie eine allgemeine Nachricht "Wir laden zur Konferenz XYZ ein" an 3.000 Personen senden, wundern Sie sich nicht, wenn die Antworten so spärlich ausfallen wie Freiwillige für eine Extraschicht am Freitag.

Denken Sie stattdessen an Segmentierung. Senden Sie HR-Managern eine Einladung mit Fokus auf Trends im Talentmanagement. IT-Direktoren erhalten eine zur digitalen Transformation. Jede Gruppe bekommt dieselbe Konferenz, aber verpackt in die Sprache ihrer Probleme.

Und denken Sie daran – die Betreffzeile sind die ersten 40 Zeichen. Statt "Einladung zur Konferenz" schreiben Sie "3 HR-Trends, die Ihr Unternehmen verändern". Der Unterschied? Enorm.

Erinnerungen, die helfen statt nerven

Sie haben einen Teilnehmer, der sich angemeldet, aber nicht bezahlt hat. Was tun Sie? Täglich "DRINGEND: Ticket bezahlen" senden? Das ist der sichere Weg, einen Kunden zu verlieren.

Besser: Erste E-Mail nach 3 Tagen – hilfreich, mit Link zur Zahlung und Informationen über die Teilnahmevorteile. Zweite nach einer Woche – mit Mehrwert, vielleicht Agenda oder Referentenliste. Dritte, letzte – mit Information über begrenzte Plätze und Anmeldeschluss.

Automatisierung im Anmeldesystem ist Ihr bester Freund. Richten Sie Kommunikationsszenarien einmal ein, und das System sendet die richtigen Nachrichten zur richtigen Zeit. Ohne Ihre ständige Aufsicht, aber mit Ihrer Persönlichkeit in jeder E-Mail.

Begrüßungs-E-Mails – erster Schritt im Beziehungsaufbau

Der Teilnehmer hat das Ticket bezahlt. Was nun? Viele Organisatoren denken: "Super, er steht auf der Liste". Fehler. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit.

Die Begrüßungsmail ist nicht nur "Danke für die Anmeldung, bis bald". Es ist Ihre Chance, emotionales Engagement aufzubauen. Fügen Sie eine persönliche Notiz des Organisators hinzu, stellen Sie die interessantesten Agenda-Punkte vor, fügen Sie praktische Informationen bei – Anfahrtsskizze, Hotel-Empfehlungen, Rabattcode fürs Parken.

Und sagen Sie dem Teilnehmer unbedingt, was ihn erwartet. Bekommt er Unterlagen vor der Veranstaltung? Wann erhält er eine Erinnerung? Gibt es eine mobile App? Je weniger Unbekannte, desto entspannter der Teilnehmer.

Während der Veranstaltung – Real-time-Kommunikation, die verbindet

Wenn alles nicht nach Plan läuft

Ihr Hauptreferent steckt im Stau. Saal B hat Probleme mit der Beschallung. Das Lunch verspätet sich um 30 Minuten. Was tun Sie? So tun, als wäre nichts passiert, und hoffen, dass die Teilnehmer nichts bemerken?

In solchen Momenten rettet Echtzeit-Kommunikation den Ruf des Events. SMS an alle Teilnehmer: "Referent Dr. Müller verspätet sich um 15 Min wegen Stau. Nutzen Sie die Zeit zum Networking beim Kaffee – das war der beste Teil der letzten Ausgabe!"

Haben Sie den Unterschied bemerkt? Sie informieren nicht nur über das Problem, sondern bieten auch eine Alternative und erinnern an positive Aspekte.

Mikro-Momente, die den Unterschied machen

Kleinigkeiten schaffen große Eindrücke. SMS mit WLAN-Code 10 Minuten vor Beginn gesendet. Push-Benachrichtigung "Denk ans Selfie mit den Speakern – Hashtag #eventXYZ2024". E-Mail mit Link zu Fotos vom ersten Tag am Abend verschickt.

Diese kleinen Gesten zeigen, dass Sie an die Teilnehmer nicht nur denken, wenn etwas schiefgeht, sondern während der gesamten Veranstaltung.

Nach der Veranstaltung – hier wird die Zukunft Ihrer Marke aufgebaut

Dankeschön, das nicht nach Vorlage klingt

Die Veranstaltung ist vorbei. Die Teilnehmer gehen. Sie denken schon an Abrechnung und Aufräumen. Aber der wichtigste Moment steht erst bevor – die ersten 24 Stunden nach dem Event.

Die Dankesmail ist keine Formalität. Es ist die Chance, die positive Erfahrung zu festigen. Statt allgemeinem "Danke für die Teilnahme" schreiben Sie: "Fantastisch, dass 230 von Ihnen bei der Q&A-Session dabei waren – das ist Rekord! Danke für die Energie und Fragen, die unsere Konferenz besonders gemacht haben".

Personalisierung wirkt Wunder. Wenn Sie im System Informationen darüber haben, an welchen Sessions der Teilnehmer teilgenommen hat, beziehen Sie sich darauf: "Wir sehen, dass Sie keine einzige AI-Session verpasst haben – Unterlagen aller Referenten aus diesem Block finden Sie im Anhang".

Nachkonferenz-Materialien – Wert, der bleibt

Slides, Aufzeichnungen, Fotos, zusätzliche Referenten-Materialien – das alles soll zu den Teilnehmern. Aber wann und wie?

Senden Sie nicht alles in einer großen E-Mail. Verteilen Sie es zeitlich. Erster Tag nach dem Event – Fotos und kurze Zusammenfassung. Nach drei Tagen – Aufzeichnungen der wichtigsten Sessions. Nach einer Woche – zusätzliche Materialien und Links zu Ressourcen, über die die Referenten gesprochen haben.

Solche gestaffelte Kommunikation sorgt dafür, dass der Teilnehmer länger gedanklich zu Ihrer Veranstaltung zurückkehrt. Und jedes Mal hat er positive Assoziationen.

Zufriedenheits-Umfrage – fragen Sie nicht nach allem

Evaluations-Umfrage ist Standard. Aber die meisten davon sind 30 Fragen zu allem – von Raumtemperatur bis Sandwich-Qualität. Resultat? 5% Completion-Rate und nichts Wertvolles.

Stellen Sie 5 wichtigste Fragen. Welche Session bewerten Sie am höchsten? Was würden Sie ändern? Würden Sie uns weiterempfehlen? Nutzen Sie Motivation – die ersten 50 Personen bekommen Rabatt auf die nächste Ausgabe oder Zugang zu exklusiven Materialien.

Und machen Sie die Umfrage unbedingt mobilfreundlich. Wenn der Teilnehmer sie nicht in der Straßenbahn auf dem Heimweg ausfüllen kann, wird er sie wahrscheinlich gar nicht ausfüllen.

Grundprinzipien erfolgreicher Event-Kommunikation

Personalisierung ist mehr als nur der Name in der E-Mail

Echte Personalisierung bedeutet, Inhalte an die Bedürfnisse und das Verhalten des Teilnehmers anzupassen. Wenn sich jemand in letzter Minute anmeldet, senden Sie ihm praktische Informationen – wo parken, was mitbringen, wie hinkommen. Wenn jemand zum dritten Mal bei Ihrem Event ist, behandeln Sie ihn wie einen VIP – geben Sie ihm die Möglichkeit zur früheren Anmeldung für die nächste Ausgabe.

Anmeldesysteme ermöglichen heute die Verfolgung von Teilnahmehistorie und Präferenzen. Nutzen Sie diese Daten klug – nicht um aufdringlich zu sein, sondern um hilfreich zu sein.

Automatisierung mit menschlichem Gesicht

Automatisierung spart Ihnen Zeit und gewährleistet Kommunikationskonsistenz. Aber sie darf nicht unpersönlich sein. Jede automatische E-Mail sollte klingen, als hätten Sie sie persönlich an eine konkrete Person geschrieben.

Richten Sie Szenarien für verschiedene Situationen ein: für Personen, die sich angemeldet, aber nicht bezahlt haben; für die, die sich kurzfristig abgemeldet haben; für VIPs und Partner. Jede Gruppe hat andere Bedürfnisse und Erwartungen.

Kanalwahl ist der halbe Erfolg

E-Mail ist die Basis, aber nicht alles. SMS funktioniert hervorragend als Last-Minute-Erinnerung – hat 98% Öffnungsrate in den ersten 3 Minuten. Push-Benachrichtigungen in der mobilen App funktionieren perfekt während der Veranstaltung. LinkedIn oder andere Social Media – zum Aufbau einer Community rund um das Event.

Verwenden Sie nicht alle Kanäle gleichzeitig – das nervt. Wählen Sie den Kanal entsprechend dem Ziel. Wichtige Informationen – E-Mail plus SMS. Zusätzliche Materialien – E-Mail. Schnelle Updates während der Veranstaltung – Push-Benachrichtigungen.

Sprechen Sie nicht zur Menge, sprechen Sie zur Person

Jeder Teilnehmer Ihrer Veranstaltung ist eine individuelle Person mit eigenen Erwartungen, Problemen und Zielen. Vielleicht kam er, um neues Wissen zu erlangen, vielleicht sucht er Geschäftskontakte, oder er möchte sich einfach inspirieren lassen.

Erfolgreiche Event-Kommunikation ist kein Broadcast an die Datenbank. Es ist der Aufbau von Beziehungen zu konkreten Menschen in konkreten Momenten ihrer Erfahrung mit Ihrer Veranstaltung. Je mehr Sie die Kommunikation an den Moment und die Person anpassen, desto größer ist Ihre Chance nicht nur auf ein gelungenes Event, sondern auch auf einen loyalen Teilnehmer, der wiederkommt und Bekannte mitbringt.

Denken Sie daran: Teilnehmer werden die meisten Details Ihrer Veranstaltung vergessen. Aber sie werden sich lange daran erinnern, wie sie sich bei Ihnen gefühlt haben. Und das entscheidet darüber, ob Ihre Event-Marke eine Community aufbaut oder nur Tickets verkauft.

Ein gutes Anmeldesystem ist das Fundament dieser Kommunikation – automatisiert Prozesse, personalisiert Inhalte und gibt Ihnen Werkzeuge zum Beziehungsaufbau in jeder Phase. Denn letztendlich soll Technologie den Menschen dienen, nicht umgekehrt.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.