Najtańsze identyfikatory dla uczestników wydarzenia

Każdy organizator konferencji czy kongresu staje przed dylematem: jak zapewnić uczestnikom czytelne i estetyczne identyfikatory, jednocześnie nie przekraczając budżetu? Druk identyfikatorów w drukarni może być dość kosztowny, zwłaszcza gdy stosujemy obustronną personalizację. Dlatego opracowaliśmy w CONREGO metodę, która pozwala na stworzenie profesjonalnych identyfikatorów w niskiej cenie, przy minimalnym nakładzie pracy.

Czym powinien charakteryzować się dobry identyfikator?

Zanim przejdziemy do szczegółów naszej budżetowej metody, warto określić, jakie cechy powinien mieć solidny identyfikator dla uczestnika eventu:

• Czytelność – dane uczestnika muszą być dobrze widoczne z odległości,
• Trwałość – identyfikator powinien przetrwać cały dzień (lub kilka dni) wydarzenia,
• Profesjonalny wygląd – wpływa na wizerunek organizatora,
• Łatwość przygotowania – proces produkcji nie powinien być skomplikowany ani czasochłonny,
• Niski koszt – zwłaszcza przy dużej liczbie uczestników.

Nasza metoda budżetowa – krok po kroku

1. Niezbędne środki

Do stworzenia identyfikatorów potrzebujesz kilku podstawowych materiałów:

• Narzędzie do personalizacji identyfikatorów – najlepiej wbudowane w system rejestracji uczestników,
• Papier A4 (210 x 297 mm) o gramaturze 200-250 g/m² – zapewnia odpowiednią sztywność,
• Smycze i etui PCV w formacie A6 (105 x 148 mm) – warto wybrać opcję dostosowaną do charakteru wydarzenia.
• Drukarka laserowa lub atramentowa – wysokiej jakości wydruk to klucz do profesjonalnego wyglądu,

2. Projektowanie identyfikatora

Nasza koncepcja bazuje na formacie A4, który będzie dwukrotnie składany do formatu A6. Grafika poniżej prezentuje wzór projektu i docelowy identyfikator:

Rys. CONREGO umożliwia automatyczną personalizację i wysyłkę wejściówki w pliku PDF załączonym do potwierdzenia rejestracji.

Pamiętaj, że projekt powinien być:

• Czytelny – duże, kontrastowe czcionki,
• Przejrzysty – kluczowe informacje (imię, nazwisko, organizacja, stanowisko, opcjonalnie kod QR) powinny znajdować się w drugiej ćwiartce (awers),
• Funkcjonalny – pierwsza ćwiartka (rewers) może zawierać te same dane lub dodatkowe informacje, np. agendę,
• Praktyczny – trzecia i czwarta ćwiartka mogą zawierać mapę obiektu lub inne istotne treści,
• Spójny wizualnie – zgodny z identyfikacją wizualną wydarzenia (logo, kolory).

Szablon można zaprojektować za pomocą dowolnego narzędzia, które umożliwi eksport pliku PDF:

• Canva – darmowy i intuicyjny edytor graficzny,
• Adobe Illustrator lub Photoshop – dla bardziej zaawansowanych,
• Microsoft Word lub Google Docs – wystarczające do prostych projektów.

3. Druk i przygotowanie do wydania

Druk najlepiej wykonać na szybkiej drukarce laserowej, która zapewnia lepszą trwałość wydruku. Po wydrukowaniu arkuszy należy arkusz złożyć do formatu A6 i włożyć do etui PVC przed wydaniem go uczestnikowi.

Jakie są koszty tej metody?

Przy założeniu, że drukujemy identyfikatory we własnym zakresie, koszt jednego identyfikatora może wynieść zaledwie kilkadziesiąt groszy. Szczegółowy kosztorys produkcji (dla 1000 sztuk):

• Papier 250 g/m² – ok. 50-100 zł,
• Toner do drukarki – ok. 150 zł,
• Opcjonalnie: etui PVC – ok. 0,50-1 zł/szt.

Koszt druku identyfikatora opisaną metodą wynosi nieco powyżej około 1 zł za sztukę, czyli średnio dwukrotnie mniej niż koszt wydruku gotowych identyfikatorów w drukarni (ok. 2 zł).

Podsumowanie

Uczestnik, który otrzyma plik PDF, może go wydrukować i złożyć arkusz A4 do formatu A6, kierując się nadrukowanymi znacznikami. W ten sposób uzyska gotowy identyfikator ze wszystkimi niezbędnymi informacjami dotyczącymi wydarzenia. Jeśli uczestnicy otrzymają wejściówki w formacie PDF z odpowiednim wyprzedzeniem i zaleceniem wydruku, co najmniej 50% z nich pojawi się na wydarzeniu z gotowym identyfikatorem.

Aby obsłużyć pozostałych 50% uczestników, wyposaż stanowiska recepcyjne w drukarki laserowe i upewnij się, że system rejestracji uczestników, którego używasz, umożliwia drukowanie identyfikatorów na miejscu.

Stworzenie tanich, a jednocześnie profesjonalnych identyfikatorów dla uczestników konferencji nie musi być skomplikowane ani kosztowne. Opracowana przez nas metoda pozwala znacząco obniżyć wydatki, zachowując wysoką jakość i czytelność identyfikatorów. Dzięki temu organizatorzy mogą przeznaczyć oszczędności na inne aspekty wydarzenia, jednocześnie zapewniając uczestnikom komfortowe i estetyczne rozwiązanie.