Die günstigsten Namensschilder für Veranstaltungsteilnehmer

Jeder Konferenz- oder Kongressveranstalter steht vor der Herausforderung, seinen Teilnehmern gut lesbare und professionelle Namensschilder bereitzustellen, ohne das Budget zu sprengen. Der Druck in einer Druckerei kann ziemlich teuer sein, insbesondere bei beidseitiger Personalisierung. Deshalb haben wir bei CONREGO eine Methode entwickelt, mit der Sie hochwertige Namensschilder zu geringen Kosten und mit minimalem Aufwand erstellen können.

Was macht ein gutes Namensschild aus?

Bevor wir die Details unserer budgetfreundlichen Methode vorstellen, sollten wir klären, welche Merkmale ein solides Namensschild für Veranstaltungsteilnehmer haben sollte:

• Lesbarkeit – Die Teilnehmerinformationen müssen aus der Entfernung gut sichtbar sein,
• Haltbarkeit – Das Namensschild sollte den gesamten Veranstaltungstag (oder mehrere Tage) überstehen,
• Professionelles Erscheinungsbild – Es wirkt sich positiv auf das Image des Veranstalters aus,
• Einfache Vorbereitung – Der Produktionsprozess sollte unkompliziert und zeitsparend sein,
• Geringe Kosten – Besonders wichtig bei Großveranstaltungen.

Unsere budgetfreundliche Methode – Schritt für Schritt

1. Benötigte Materialien

Für die Erstellung von Namensschildern benötigen Sie folgende Materialien:

• Werkzeug zur Personalisierung von Namensschildern – Idealerweise in Ihr Teilnehmerregistrierungssystem integriert,
• A4-Papier (210 x 297 mm) mit einer Grammatur von 200-250 g/m² – Gewährleistet die erforderliche Stabilität,
• Lanyards und PVC-Hüllen im A6-Format (105 x 148 mm) – Wählen Sie eine Option, die zum Stil Ihrer Veranstaltung passt,
• Laser- oder Tintenstrahldrucker – Hochwertiger Druck ist entscheidend für ein professionelles Erscheinungsbild.

2. Gestaltung des Namensschildes

Unser Konzept basiert auf einem A4-Format, das zweimal gefaltet wird, um ein A6-Namensschild zu erhalten. Die folgende Abbildung zeigt eine Beispielvorlage und das endgültige Namensschild:

Abb. CONREGO ermöglicht die automatische Personalisierung und den Versand eines solchen Namensschildes als PDF-Anhang in der Registrierungsbestätigung für jeden Teilnehmer

Das Design sollte:

• Gut lesbar sein – Große, kontrastreiche Schriftarten,
• Strukturiert sein – Wichtige Informationen (Name, Organisation, Position, optional QR-Code) sollten sich im zweiten Abschnitt (Vorderseite) befinden,
• Funktional sein – Der erste Abschnitt (Rückseite) kann dieselben Daten oder zusätzliche Informationen wie die Agenda enthalten,
• Praktisch sein – Der dritte und vierte Abschnitt können eine Veranstaltungsortkarte oder andere relevante Inhalte enthalten,
• Visuell einheitlich sein – Sollte zur Corporate Identity der Veranstaltung passen (Logo, Farben).

Sie können das Namensschild mit jedem Tool entwerfen, das einen PDF-Export ermöglicht:

• Canva – Ein kostenloser und intuitiver Grafikeditor,
• Adobe Illustrator oder Photoshop – Für fortgeschrittene Nutzer,
• Microsoft Word oder Google Docs – Ausreichend für einfache Designs.

3. Drucken und Vorbereitung zur Ausgabe

Der Druck sollte idealerweise mit einem schnellen Laserdrucker erfolgen, da dieser eine bessere Haltbarkeit des Drucks gewährleistet. Nach dem Druck sollten die Blätter auf A6-Format gefaltet und in eine PVC-Hülle gesteckt werden, bevor sie an die Teilnehmer ausgegeben werden.

Was kostet diese Methode?

Wenn Sie die Namensschilder selbst drucken, kann der Preis pro Namensschild nur einige Cent betragen. Hier eine Kostenaufstellung (für 1.000 Stück):

• 250 g/m² Papier – ca. 10-20 €,
• Druckertoner – ca. 30 €,
• Optional: PVC-Hüllen – ca. 0,10-0,20 € pro Stück,

Die Druckkosten für ein Namensschild mit dieser Methode betragen ca. 0,25 € pro Stück, also etwa die Hälfte der Kosten für vorgefertigte Namensschilder aus der Druckerei.

Fazit

Ein Teilnehmer, der ein PDF-Namensschild erhält, kann es zu Hause ausdrucken und das A4-Blatt gemäß den Markierungen auf A6-Format falten. So erhält er ein vollständig vorbereitetes Namensschild mit allen relevanten Veranstaltungsinformationen. Wenn die Teilnehmer die PDF-Namensschilder frühzeitig mit der Empfehlung zum Ausdruck erhalten, werden mindestens 50 % mit einem fertig ausgedruckten Namensschild zur Veranstaltung erscheinen.

Um die übrigen 50 % der Teilnehmer zu bedienen, sollten Sie Ihre Empfangsbereiche mit Laserdruckern ausstatten und sicherstellen, dass die von Ihnen verwendete Event-Management-Software das Drucken von Namensschildern vor Ort ermöglicht.

Die Erstellung kostengünstiger, aber dennoch professioneller Namensschilder für Veranstaltungen muss weder kompliziert noch teuer sein. Unsere Methode reduziert die Kosten erheblich, während die hohe Qualität und Lesbarkeit erhalten bleiben. So können Veranstalter ihre Einsparungen für andere Aspekte der Veranstaltung nutzen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Teilnehmer ein bequemes und gut gestaltetes Namensschild erhalten.