Od uczestnika do leada – jak skrócić drogę w 3 krokach?

Uczestnik to nie tylko frekwencja. To okazja

Dla większości firm wydarzenie kończy się na pytaniu „ilu przyszło?". Podliczasz statystyki, rozliczasz budżet i... zamykasz temat do następnego roku. A tymczasem prawdziwa wartość dopiero się zaczyna.

Każdy uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny, to potencjalny lead sprzedażowy. Problem w tym, że większość organizatorów traktuje go jak anonimowy rekord w bazie danych. Wystarczy jednak świadomie zaprojektować proces, a droga od „uczestnik" do „klient" skróci się dramatycznie.

Nie musisz przy tym zmieniać całej strategii eventowej. Wystarczą trzy kluczowe zmiany w podejściu – każda prosta do wdrożenia, każda z natychmiastowym wpływem na jakość leadów.

Krok 1: Zaprojektuj rejestrację jako wstępne kwalifikowanie

Twoja rejestracja to pierwszy kontakt z potencjalnym klientem. Zamiast ograniczać się do imienia i maila, wykorzystaj ten moment do zebrania danych, które naprawdę coś Ci powiedzą.

Zacznij od podstaw segmentacji: branża, wielkość firmy, stanowisko. Te informacje pozwolą Ci już na etapie rejestracji zidentyfikować najbardziej wartościowych uczestników. Ale to dopiero początek.

Prawdziwa siła tkwi w pytaniach o potrzeby i intencje. Umożliw wybór ścieżki tematycznej, warsztatów lub sesji networkingowych. Każdy wybór to dodatkowa informacja o tym, co interesuje daną osobę i gdzie może być w procesie zakupowym.

Najważniejsze jednak jest jedno kluczowe pytanie, które określi pozycję uczestnika w lejku sprzedażowym. Na przykład: „Czy Twoja firma już korzysta z tego typu rozwiązań?" albo „Na jakim etapie wdrożenia się znajdujecie?". Dzięki temu od razu wiesz, czy masz do czynienia z osobą rozpoznającą problem, poszukującą rozwiązań, czy może już porównującą opcje.

Efekt? Zamiast listy kontaktów masz bazę profilów z konkretnymi potrzebami i poziomem dojrzałości zakupowej.

Krok 2: Obserwuj mikrozaangażowania przed, w trakcie i po

Każde działanie uczestnika to sygnał o jego zainteresowaniu. Problem w tym, że większość organizatorów nie śledzi tych sygnałów lub nie wie, jak je interpretować.

ZMonitoruj pierwsze interakcje z Twoimi treściami. Kto otwiera Twoje maile? Kto klika w linki do materiałów? Kto pobiera agendę czy prezentacje prelegentów? Te pozornie małe aktywności mówią bardzo dużo o poziomie zaangażowania.

W trakcie wydarzenia zwracaj uwagę na wybory i zachowania. Kto uczestniczy w sesji na żywo, a kto tylko się zarejestrował? Kto zadaje pytania podczas Q&A? Kto bierze udział w ankietach i głosowaniach? Każdemu z tych działań można nadać określoną liczbę punktów w procesie oceny kontaktów.

Nie zapominaj też o strefach o podwyższonym potencjale. Uczestnik, który odwiedza strefę demo, skanuje kod QR z materiałami lub zapisuje się na indywidualną konsultację, wyraźnie sygnalizuje gotowość do głębszej rozmowy.

Te mikrozaangażowania to nie tylko statystyki – to mapa intencji zakupowych Twoich uczestników.

Krok 3: Daj możliwość kontaktu (ale nie wymuszaj go)

Najgorszy sposób na zdobycie leada to próba wymuszenia kontaktu. Zamiast tego stwórz naturalne punkty, w których zainteresowana osoba może sama się zgłosić.

W trakcie wydarzenia przygotuj „strefy leadów" – miejsca lub momenty, gdzie uczestnik może w prosty sposób zostawić kontakt do dalszej rozmowy. To może być QR kod do szybkiego formularza, mini-demo z możliwością umówienia prezentacji, czy po prostu widoczny, ale nienachalny formularz „zostaw kontakt, odezwiemy się po wydarzeniu".

Kluczowa jest też personalizacja follow-upu. Jeśli wiesz, że uczestnik wybrał konkretną ścieżkę tematyczną i aktywnie uczestniczył w określonych sesjach, użyj tej wiedzy. „Widziałem, że interesowały Cię rozwiązania z zakresu X – chcesz porozmawiać z naszym specjalistą?" brzmi o niebo lepiej niż standardowy mail masowy.

Pamiętaj: dobry lead to nie ten, którego złapiesz na siłę, ale ten, który sam się zgłosi, bo zobaczył wartość w tym, co oferujesz.

Jak może pomóc odpowiedni system rejestracji?

Realizacja opisanej strategii wymaga odpowiednich narzędzi. Podstawowy formularz rejestracyjny po prostu nie wystarczy – potrzebujesz systemu, który będzie wspierał Cię na każdym etapie.

Na etapie rejestracji kluczowe jest elastyczne zbieranie danych segmentacyjnych i ich automatyczna kategoryzacja. System powinien pozwalać na tworzenie dynamicznych formularzy, które dostosowują się do odpowiedzi uczestnika – pytają głębiej tam, gdzie warto, nie męczą tam, gdzie nie ma sensu.

W trakcie wydarzenia nieocenione jest śledzenie aktywności uczestników: kliknięć w materiały, wyborów warsztatów, czasu spędzonego w poszczególnych strefach. Te dane w czasie rzeczywistym pozwalają zespołowi sprzedażowemu skupić się na najgorętszych leadach.

Po wydarzeniu system powinien umożliwić łatwy eksport leadów z konkretnymi wskaźnikami zaangażowania oraz automatyczne follow-upy dopasowane do profilu uczestnika.

W CONREGO wszystkie te funkcje działają razem, tworząc spójny ekosystem do zarządzania leadami. Od pierwszego kliknięcia w rejestrację po ostatni mail follow-up – każdy kontakt jest monitorowany i wykorzystywany do budowania relacji z potencjalnym klientem.

Leady nie robią się same. Ale mogą robić się łatwiej

Jeśli chcesz, by Twoje wydarzenia naprawdę wspierały sprzedaż, nie czekaj na leady „po wszystkim". Projektuj ścieżkę kontaktu już od pierwszego momentu interakcji z uczestnikiem.

Pamiętaj: każda rejestracja to okazja do poznania potrzeb, każde zaangażowanie to sygnał o intencjach, każdy kontakt to możliwość zbudowania relacji. Wystarczy, że świadomie zaprojektujesz te procesy i wyposażysz się w odpowiednie narzędzia.

Twoi uczestnicy i tak zostawiają ślady swojego zainteresowania. Pytanie brzmi: czy potrafisz je odczytać i wykorzystać? Bo różnica między wydarzeniem, które kosztuje, a tym, które zarabia, często leży właśnie w tych trzech krokach.

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.