Vom Teilnehmer zum Lead – der Weg in 3 Schritten

Der Teilnehmer ist mehr als nur Anwesenheit. Er ist eine Chance

Für die meisten Unternehmen endet eine Veranstaltung mit der Frage „Wie viele sind gekommen?". Sie zählen die Statistiken, rechnen das Budget ab und... schließen das Thema bis zum nächsten Jahr. Dabei beginnt der wahre Wert erst jetzt.

Jeder Teilnehmer, der das Anmeldeformular ausgefüllt hat, ist ein potenzieller Sales-Lead. Das Problem: Die meisten Organisatoren behandeln ihn wie einen anonymen Datensatz. Gestalten Sie den Prozess jedoch bewusst, verkürzt sich der Weg vom „Teilnehmer" zum „Kunden" dramatisch.

Sie müssen dabei nicht Ihre gesamte Event-Strategie ändern. Drei zentrale Änderungen in der Herangehensweise genügen – jede einfach umsetzbar, jede mit sofortiger Wirkung auf die Lead-Qualität.

Schritt 1: Gestalten Sie die Anmeldung als Vorqualifizierung

Ihre Anmeldung ist der erste Kontakt mit einem potenziellen Kunden. Anstatt sich auf Namen und E-Mail zu beschränken, nutzen Sie diesen Moment, um Daten zu sammeln, die Ihnen wirklich etwas verraten.

Beginnen Sie mit den Grundlagen der Segmentierung: Branche, Unternehmensgröße, Position. Diese Informationen ermöglichen es Ihnen bereits bei der Anmeldung, die wertvollsten Teilnehmer zu identifizieren. Aber das ist erst der Anfang.

Die wahre Kraft liegt in Fragen zu Bedürfnissen und Absichten. Ermöglichen Sie die Auswahl von Themenschwerpunkten, Workshops oder Networking-Sessions. Jede Auswahl ist eine zusätzliche Information darüber, was die Person interessiert und wo sie im Kaufprozess stehen könnte.

Am wichtigsten ist jedoch eine zentrale Frage, die die Position des Teilnehmers im Sales-Funnel bestimmt. Zum Beispiel: „Nutzt Ihr Unternehmen bereits solche Lösungen?" oder „In welcher Implementierungsphase befinden Sie sich?". So wissen Sie sofort, ob Sie es mit jemandem zu tun haben, der das Problem erkennt, nach Lösungen sucht oder bereits Optionen vergleicht.

Das Ergebnis? Statt einer Kontaktliste haben Sie eine Profil-Datenbank mit konkreten Bedürfnissen und Kaufbereitschaft.

Schritt 2: Beobachten Sie Mikro-Engagements vorher, währenddessen und danach

Jede Teilnehmer-Aktivität ist ein Signal für Interesse. Das Problem: Die meisten Organisatoren verfolgen diese Signale nicht oder wissen nicht, wie sie sie interpretieren sollen.

Überwachen Sie erste Interaktionen mit Ihren Inhalten. Wer öffnet Ihre E-Mails? Wer klickt auf Links zu Materialien? Wer lädt die Agenda oder Referenten-Präsentationen herunter? Diese scheinbar kleinen Aktivitäten sagen sehr viel über das Engagement-Level aus.

Während der Veranstaltung achten Sie auf Entscheidungen und Verhaltensweisen. Wer nimmt live teil und wer hat sich nur angemeldet? Wer stellt Fragen während der Q&A? Wer beteiligt sich an Umfragen und Abstimmungen? Jeder dieser Aktionen können Sie eine bestimmte Punktzahl im Lead-Scoring-Prozess zuweisen.

Vergessen Sie auch nicht die Bereiche mit erhöhtem Potenzial. Ein Teilnehmer, der die Demo-Zone besucht, einen QR-Code für Materialien scannt oder sich für eine individuelle Beratung anmeldet, signalisiert eindeutig die Bereitschaft für ein tieferes Gespräch.

Diese Mikro-Engagements sind nicht nur Statistiken – sie sind eine Landkarte der Kaufabsichten Ihrer Teilnehmer.

Schritt 3: Ermöglichen Sie Kontakt (aber erzwingen Sie ihn nicht)

Der schlechteste Weg, einen Lead zu gewinnen, ist der Versuch, Kontakt zu erzwingen. Schaffen Sie stattdessen natürliche Berührungspunkte, an denen sich interessierte Personen selbst melden können.

Bereiten Sie während der Veranstaltung „Lead-Zonen" vor – Orte oder Momente, an denen Teilnehmer einfach Kontaktdaten für weitere Gespräche hinterlassen können. Das kann ein QR-Code für ein schnelles Formular sein, eine Mini-Demo mit der Möglichkeit, eine Präsentation zu vereinbaren, oder einfach ein sichtbares, aber unaufdringliches Formular „Kontakt hinterlassen, wir melden uns nach der Veranstaltung".

Entscheidend ist auch die Personalisierung des Follow-ups. Wenn Sie wissen, dass ein Teilnehmer einen bestimmten Themenschwerpunkt gewählt und aktiv an bestimmten Sessions teilgenommen hat, nutzen Sie dieses Wissen. „Ich habe gesehen, dass Sie sich für Lösungen im Bereich X interessiert haben – möchten Sie mit unserem Spezialisten sprechen?" klingt um Welten besser als eine Standard-Massen-E-Mail.

Denken Sie daran: Ein guter Lead ist nicht derjenige, den Sie mit Gewalt fangen, sondern derjenige, der sich selbst meldet, weil er den Wert in dem sieht, was Sie anbieten.

Wie kann das richtige Anmelde-System helfen?

Die Umsetzung der beschriebenen Strategie erfordert die richtigen Tools. Ein einfaches Anmeldeformular reicht nicht aus – Sie brauchen ein System, das Sie in jeder Phase unterstützt.

In der Anmeldephase ist die flexible Erfassung von Segmentierungsdaten und deren automatische Kategorisierung entscheidend. Das System sollte die Erstellung dynamischer Formulare ermöglichen, die sich an die Antworten der Teilnehmer anpassen – dort tiefer nachfragen, wo es sich lohnt, dort nicht belästigen, wo es keinen Sinn macht.

Während der Veranstaltung ist die Verfolgung der Teilnehmeraktivitäten unschätzbar: Klicks auf Materialien, Workshop-Auswahl, Zeit in verschiedenen Bereichen. Diese Echtzeitdaten ermöglichen es dem Vertriebsteam, sich auf die heißesten Leads zu konzentrieren.

Nach der Veranstaltung sollte das System einen einfachen Lead-Export mit konkreten Engagement-Kennzahlen sowie automatische Follow-ups ermöglichen, die auf das Teilnehmerprofil abgestimmt sind.

Bei CONREGO arbeiten all diese Funktionen zusammen und schaffen ein kohärentes Ökosystem für das Lead-Management. Vom ersten Klick auf die Anmeldung bis zur letzten Follow-up-E-Mail – jeder Kontakt wird überwacht und genutzt, um Beziehungen zu potenziellen Kunden aufzubauen.

Leads entstehen nicht von selbst. Aber sie können einfacher werden

Wenn Sie möchten, dass Ihre Veranstaltungen wirklich den Vertrieb unterstützen, warten Sie nicht auf Leads „nach allem". Gestalten Sie den Kontaktpfad bereits ab dem ersten Moment der Interaktion mit dem Teilnehmer.

Denken Sie daran: Jede Anmeldung ist eine Gelegenheit, Bedürfnisse kennenzulernen, jedes Engagement ist ein Signal für Absichten, jeder Kontakt ist eine Möglichkeit, eine Beziehung aufzubauen. Sie müssen diese Prozesse nur bewusst gestalten und sich mit den richtigen Tools ausrüsten.

Ihre Teilnehmer hinterlassen ohnehin Spuren ihres Interesses. Die Frage ist: Können Sie sie lesen und nutzen? Denn der Unterschied zwischen einer Veranstaltung, die kostet, und einer, die verdient, liegt oft genau in diesen drei Schritten.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.