7 sposobów na cięcie kosztów eventu dzięki technologii

Zastanawiasz się, gdzie szukać oszczędności przy organizacji wydarzeń? Poznaj sprawdzone metody optymalizacji budżetu eventowego z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.

7 sposobów na cięcie kosztów eventu dzięki technologii

Budżet to jeden z najbardziej stresujących elementów organizacji wydarzenia. Jak zapewnić uczestnikom wysokiej jakości doświadczenie, jednocześnie trzymając koszty w ryzach? Z pomocą przychodzi technologia, która może być nie tylko narzędziem usprawniającym pracę, ale także realnym sposobem na generowanie oszczędności. Przekonaj się, gdzie kryją się możliwości optymalizacji kosztów, których być może jeszcze nie dostrzegasz.

1. Koniec z drukowaniem ton papieru

Przypomnij sobie swój ostatni event. Ile wydrukowałeś list uczestników, identyfikatorów, agend i materiałów konferencyjnych? A ile z nich wylądowało w koszu zaraz po wydarzeniu?

Anna, event manager z 10-letnim doświadczeniem, podczas organizacji konferencji dla 500 osób zdecydowała się na ograniczenie materiałów drukowanych do minimum:

"Zamiast drukować tradycyjne listy obecności, korzystamy z systemu rejestracji z funkcją elektronicznego check-in. Tablety na recepcji zastąpiły segregatory pełne dokumentów. Dla 500-osobowej konferencji oszczędność na samym druku to około 2000 zł, nie wspominając o czasie poświęconym na przygotowanie tych materiałów."

Nie musisz rezygnować ze wszystkiego. Zacznij od:

Nawet częściowa cyfryzacja materiałów przekłada się na wymierne oszczędności – od kilkuset do kilku tysięcy złotych przy średniej wielkości konferencji.

2. Automatyzacja komunikacji to więcej niż wygoda

Pomyśl, ile godzin Ty lub Twój zespół spędzacie na ręcznym wysyłaniu potwierdzeń rejestracji, przypomnień o wydarzeniu czy informacji o zmianach w programie. Każda roboczogodzina to konkretny koszt.

W przypadku wydarzenia na 300 osób, przy założeniu, że obsługa jednego uczestnika (rejestracja, potwierdzenia, przypomnienia, odpowiedzi na pytania) zajmuje średnio 15 minut, mówimy o 75 godzinach pracy. Przy stawce 50 zł/h daje to 3750 zł.

System automatyzujący komunikację może ograniczyć ten czas nawet o 80%, pozostawiając zespołowi przestrzeń tylko na obsługę nietypowych przypadków.

"Skonfigurowałam automatyczne maile z potwierdzeniem rejestracji, przypomnienia na tydzień i dzień przed wydarzeniem oraz podziękowania po evencie. Zamiast zatrudniać dodatkową osobę do obsługi korespondencji, mogłam przeznaczyć budżet na lepszego prelegenta" – dzieli się Marta, organizatorka cyklu szkoleń branżowych.

Co możesz zautomatyzować już dziś:

3. Redukcja kosztów personelu obsługującego rejestrację

Ile osób zwykle angażujesz do obsługi recepcji podczas wydarzenia? Czy wiesz, że dzięki technologii możesz znacząco zmniejszyć tę liczbę?

Tradycyjna recepcja dla wydarzenia na 500 osób często wymaga 5-8 osób, aby uniknąć długich kolejek. Przy stawce 300-400 zł za dzień pracy, koszt obsługi recepcji to 1500-3200 zł za sam dzień wydarzenia.

Z systemem elektronicznej rejestracji, wyposażonym w funkcję szybkiego check-inu przez skanowanie kodów QR, ta sama recepcja może być obsłużona przez 2-3 osoby, co daje oszczędność rzędu 900-2000 zł.

Nowoczesne rozwiązania pozwalają na:

4. Eliminacja błędów w płatnościach i fakturowaniu

Pomyłki w płatnościach i fakturowaniu to nie tylko problem wizerunkowy, ale także wymierne straty finansowe. Ręczne wystawianie faktur, śledzenie płatności i wysyłanie przypomnień to procesy niezwykle podatne na błędy.

W przypadku konferencji z różnymi pakietami uczestnictwa, zniżkami i terminami płatności, pomyłka w fakturze na zaledwie 5% transakcji może oznaczać utratę od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

System rejestracji z zintegrowanym modułem płatności i fakturowania zapewnia:

5. Oszczędności na przygotowaniu i analizie ankiet

Badanie satysfakcji uczestników to standard, ale tradycyjne metody – papierowe ankiety, ręczne wprowadzanie danych i ich analiza – pochłaniają mnóstwo czasu i zasobów.

Przy wydarzeniu na 300 osób, samo przygotowanie, druk i analiza papierowych ankiet może kosztować ponad 1500 zł (uwzględniając czas pracy i materiały). Co więcej, zwrotność takich ankiet rzadko przekracza 30%.

Automatyzacja tego procesu pozwala nie tylko zaoszczędzić, ale także uzyskać bardziej wiarygodne dane:

Cyfrowe narzędzia do ankietowania oferują:

6. Efektywne zbieranie i zarządzanie leadami

Jeśli organizujesz wydarzenie dla celów marketingowych lub sprzedażowych, koszt pozyskania i późniejszej obsługi leadów to kluczowy wskaźnik efektywności inwestycji.

Tradycyjne metody, jak zbieranie wizytówek czy ręczne spisywanie kontaktów, nie tylko są nieefektywne, ale generują dodatkowe koszty związane z późniejszym wprowadzaniem danych do systemu CRM.

Według danych branżowych, koszt ręcznego wprowadzenia jednego leada do systemu to około 5-10 zł, uwzględniając czas pracy i potencjalne błędy. Przy 500 uczestnikach mówimy o dodatkowym koszcie 2500-5000 zł.

Nowoczesne systemy rejestracji umożliwiają:

7. Redukcja kosztów zmian w ostatniej chwili

Zmiany w agendzie, lokalizacji czy godzinach wydarzenia to codzienność każdego event managera. Tradycyjne powiadamianie uczestników o takich zmianach (druk nowych materiałów, indywidualne telefony) generuje znaczące koszty.

Przy wydarzeniu na 200 osób, koszt ponownego druku agend z aktualizacjami to minimum 1000 zł, nie wspominając o czasie poświęconym na informowanie uczestników.

System rejestracji z modułem komunikacji pozwala na błyskawiczne reagowanie bez dodatkowych kosztów:

Elastyczne zarządzanie zmianami dzięki technologii to:

Inwestycja, która się zwraca

Optymalizacja kosztów eventu dzięki technologii to nie jednorazowa oszczędność, ale strategiczna inwestycja, która przynosi korzyści przy każdym kolejnym wydarzeniu. Automatyzacja procesów rejestracji, komunikacji i zarządzania uczestnikami pozwala nie tylko redukować wydatki, ale także podnosić jakość doświadczeń uczestników.

Zważywszy na przedstawione powyżej przykłady, przy średniej wielkości konferencji (300-500 osób) całkowite oszczędności dzięki wdrożeniu systemu rejestracji mogą wynieść od 10 000 do nawet 25 000 zł. Co więcej, zespół zyskuje cenny czas, który może przeznaczyć na działania kreatywne i budowanie relacji z uczestnikami.

Pamiętaj, że optymalizacja kosztów nie oznacza cięcia jakości. Przeciwnie – dobrze wdrożona technologia pozwala eliminować zbędne wydatki, jednocześnie podnosząc poziom profesjonalizmu wydarzenia.

Jeśli zastanawiasz się, od czego zacząć optymalizację kosztów swoich eventów, zacznij od audytu procesów, które obecnie zajmują najwięcej czasu i generują najwięcej błędów. To właśnie tam kryje się największy potencjał oszczędności.

A jakie są Twoje doświadczenia z optymalizacją kosztów eventowych? Z którymi wyzwaniami mierzysz się najczęściej? Chętnie poznamy Twoją perspektywę i pomożemy znaleźć rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.

Joanna Chrościechowska

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie Umów prezentację CONREGO