Po co oni tam przyszli? O prawdziwych motywacjach uczestników

Agenda to jedno, ale uczestnik myśli o czymś zupełnie innym

Masz już zaplanowane każdą minutę wydarzenia. Agenda dopięta na ostatni guzik, prelegenci potwierdzeni, catering zamówiony. Wszystko wydaje się idealne. A jednak, gdy patrzysz na ankiety ewaluacyjne, widzisz komentarze typu: "świetna atmosfera", "wreszcie mogłem porozmawiać z ludźmi" albo "poczułem się zainspirowany".

Co ciekawe, te opinie rzadko dotyczą konkretnych prezentacji czy punktów agendy. To coś więcej. I właśnie o tym "czymś więcej" chcę dziś porozmawiać.

Ukryte motywacje - to, czego nie znajdziesz w formularzu rejestracyjnym

Kiedy pytasz uczestników o powody przyjścia na wydarzenie, odpowiadają standardowo: "poszerzenie wiedzy", "poznanie trendów", "rozwój zawodowy". To prawda, ale tylko część prawdy.

Prawdziwymi motywacjami, których nikt nie wpisuje w ankietach, są często bardzo ludzkie potrzeby:

Potrzeba przynależności - "Chcę być częścią tej branży, tej społeczności, tego ruchu". Twoi uczestnicy przychodzą, żeby poczuć się jak "swoi wśród swoich". To dlatego po prelekcji rozmawiają więcej o tym, kto był na sali, niż o tym, co było mówione.

Pragnienie inspiracji - Nie szukają konkretnych odpowiedzi, szukają iskry, która rozpali w nich nowe pomysły. Czasem jedna przypadkowa rozmowa przy kawie daje więcej niż godzinna prezentacja.

Potrzeba zmiany otoczenia - Po dwóch latach spotkań online, fizyczne wydarzenia to powrót do normalności. "Mam dość Zooma, chcę zobaczyć prawdziwych ludzi" - to motywacja, której nikt głośno nie powie, ale wszyscy ją czują.

Chęć kontaktu z autorytetami - Nie chodzi tylko o wysłuchanie wykładu, ale o możliwość zadania pytania, wymiany wizytówek, zrobienia selfie. To moment, gdy mogą się poczuć bliżej swoich idoli branżowych.

Potrzeba "odcięcia się" - Tak, czasem Twoje wydarzenie to po prostu ucieczka od codziennych problemów w biurze. I to też jest wartość.

Co to oznacza dla Ciebie jako organizatora?

Jeśli rozumiesz te ukryte potrzeby, możesz świadomie projektować wydarzenia, które dają uczestnikom coś więcej niż informacje.

Nie liczy się tylko "co powiesz", ale "jak się poczują". Klimat wydarzenia, sposób, w jaki ludzie się witają, czy czują się swobodnie - to wszystko kształtuje ich doświadczenie silniej niż najlepiej przygotowana prezentacja.

Dobrze zaprojektowana przestrzeń networkingowa może dać więcej niż najlepszy keynote. To właśnie tam dzieją się te prawdziwe, spontaniczne rozmowy, które uczestnicy wspominają miesiącami.

Mniej paneli może oznaczać więcej wartości - gdy dajesz ludziom czas i przestrzeń na naturalne interakcje, tworzysz warunki do zaspokojenia ich rzeczywistych potrzeb.

Jak możesz świadomie wspierać te ukryte potrzeby?

Praktycznych sposobów jest więcej, niż mogłoby się wydawać:

Stwórz wydzielone strefy relaksu i rozmów - miejsca, gdzie ludzie mogą usiąść, napić się kawy i po prostu porozmawiać. Bez prezentacji w tle, bez presji czasowej.

Zaprojektuj przerwy z konkretnym celem - zamiast chaotycznej przerwy "na kawę", zaproponuj krótkie sesje networkingowe, icebreakery dla nieśmiałych czy po prostu czas na "oddech".

Zadbaj o komunikację przed wydarzeniem - wyślij e-maile pokazujące, kogo można spotkać, jakie rozmowy są możliwe. "Kogo możesz spotkać na naszym wydarzeniu?" to znacznie bardziej angażujące niż "Poznaj naszą agendę".

Wprowadź moderowane interakcje - niektórzy uczestnicy potrzebują "pozwolenia" na rozpoczęcie rozmowy. Proste aktywności integracyjne mogą otworzyć drzwi do cennych kontaktów.

Jak technologia może Ci w tym pomóc?

Nowoczesne systemy rejestracyjne, takie jak CONREGO, oferują narzędzia, które wspierają te głębsze potrzeby uczestników:

Personalizacja komunikacji pozwala pokazać każdemu uczestnikowi, że wydarzenie jest "szyte na jego miarę". Gdy ktoś widzi, że rozumiesz jego branżę, poziom doświadczenia czy zainteresowania, czuje się bardziej "u siebie".

Możliwość wyboru ścieżki tematycznej daje uczestnikom poczucie kontroli i sprawczości. To nie jest kolejna konferencja "dla wszystkich", ale wydarzenie dostosowane do ich potrzeb.

Funkcje matchingu networkingowego w aplikacji mogą połączyć ludzi o podobnych zainteresowaniach jeszcze przed wydarzeniem, tworząc podstawy do wartościowych rozmów.

Szybka, bezstresowa rejestracja to często pierwszy kontakt uczestnika z Twoim wydarzeniem. Gdy ten proces jest płynny i przyjemny, budujesz pozytywne oczekiwania od samego początku.

Uczestnik nie zawsze szuka wiedzy. Czasem szuka siebie

Najlepsze wydarzenia to te, które dają uczestnikom nie tylko nowe informacje, ale także nowe perspektywy na siebie samych, swoją pracę, swoją branżę. Gdy ktoś wychodzi z Twojego wydarzenia z poczuciem, że "należy do tego środowiska", że "znalazł swoich ludzi" albo że "wreszcie wie, w którą stronę chce się rozwijać" - to znaczy, że trafiłeś w prawdziwe potrzeby.

Zrozumienie tych głębszych motywacji pozwala tworzyć wydarzenia, które zostają z uczestnikami znacznie dłużej niż ostatni slajd prezentacji. A właśnie takie eventy są polecane znajomym, wspominane w rozmowach służbowych i budują Twoją reputację jako organizatora, który "wie, o co chodzi".

Na następne wydarzenie spróbuj spojrzeć nie tylko przez pryzmat agendy, ale przez pryzmat ludzkich potrzeb. Zobaczysz, jak bardzo może się zmienić sposób, w jaki uczestnicy odbierają Twoją pracę.

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.