Warum sind sie wirklich da? Die wahren Motivationen der Teilnehmer
Die Agenda stimmt, die Referenten sind großartig, das Catering tadellos. Dennoch ist das nicht das, was Teilnehmer dazu bringt, Ihr Event weiterzuempfehlen.
Die Agenda ist das eine, aber der Teilnehmer denkt an etwas ganz anderes
Sie haben bereits jede Minute der Veranstaltung geplant. Die Agenda ist bis ins kleinste Detail ausgearbeitet, die Referenten bestätigt, das Catering bestellt. Alles scheint perfekt. Und doch, wenn Sie die Evaluationsbögen betrachten, sehen Sie Kommentare wie: "großartige Atmosphäre", "endlich konnte ich mit Menschen sprechen" oder "ich fühlte mich inspiriert".
Interessant ist, dass sich diese Meinungen selten auf konkrete Präsentationen oder Agenda-Punkte beziehen. Es ist etwas mehr. Und genau über dieses "Mehr" möchte ich heute sprechen.
Verborgene Motivationen - das, was Sie in keinem Anmeldeformular finden
Wenn Sie Teilnehmer nach den Gründen für ihre Teilnahme fragen, antworten sie standardmäßig: "Wissenserweiterung", "Trends kennenlernen", "berufliche Entwicklung". Das stimmt, aber es ist nur ein Teil der Wahrheit.
Die wahren Motivationen, die niemand in Umfragen angibt, sind oft sehr menschliche Bedürfnisse:
Das Bedürfnis nach Zugehörigkeit - "Ich möchte Teil dieser Branche, dieser Gemeinschaft, dieser Bewegung sein". Ihre Teilnehmer kommen, um sich "unter Ihresgleichen" zu fühlen. Deshalb sprechen sie nach einem Vortrag mehr darüber, wer im Saal war, als über das, was gesagt wurde.
Das Verlangen nach Inspiration - Sie suchen nicht nach konkreten Antworten, sie suchen nach dem Funken, der neue Ideen in ihnen entfacht. Manchmal bringt ein zufälliges Gespräch beim Kaffee mehr als eine einstündige Präsentation.
Das Bedürfnis nach Umgebungswechsel - Nach zwei Jahren Online-Meetings sind physische Veranstaltungen eine Rückkehr zur Normalität. "Ich habe genug von Zoom, ich möchte echte Menschen sehen" - das ist eine Motivation, die niemand laut aussprechen wird, aber alle spüren sie.
Der Wunsch nach Kontakt zu Autoritäten - Es geht nicht nur darum, einen Vortrag zu hören, sondern um die Möglichkeit, eine Frage zu stellen, Visitenkarten auszutauschen, ein Selfie zu machen. Das ist der Moment, in dem sie sich ihren Branchenidolen näher fühlen können.
Das Bedürfnis nach "Abschalten" - Ja, manchmal ist Ihre Veranstaltung einfach eine Flucht vor den täglichen Büroproblemen. Und auch das ist ein Wert.
Was bedeutet das für Sie als Veranstalter?
Wenn Sie diese verborgenen Bedürfnisse verstehen, können Sie bewusst Events gestalten, die den Teilnehmern mehr geben als nur Informationen.
Es zählt nicht nur "was Sie sagen", sondern "wie sie sich fühlen". Das Ambiente der Veranstaltung, die Art, wie Menschen sich begrüßen, ob sie sich wohl fühlen - all das prägt ihr Erlebnis stärker als die bestvorbereitete Präsentation.
Ein gut gestalteter Networking-Bereich kann mehr bringen als die beste Keynote. Dort finden diese echten, spontanen Gespräche statt, an die sich Teilnehmer monatelang erinnern.
Weniger Panels können mehr Wert bedeuten - wenn Sie Menschen Zeit und Raum für natürliche Interaktionen geben, schaffen Sie Bedingungen zur Befriedigung ihrer tatsächlichen Bedürfnisse.
Wie können Sie diese verborgenen Bedürfnisse bewusst unterstützen?
Praktische Möglichkeiten gibt es mehr, als man vermuten könnte:
Schaffen Sie abgetrennte Entspannungs- und Gesprächszonen - Orte, wo Menschen sich hinsetzen, Kaffee trinken und einfach reden können. Ohne Präsentationen im Hintergrund, ohne Zeitdruck.
Gestalten Sie Pausen mit konkretem Ziel - statt chaotischer "Kaffee"-Pausen schlagen Sie kurze Networking-Sessions vor, Icebreaker für Schüchterne oder einfach Zeit zum "Durchatmen".
Sorgen Sie für Kommunikation vor der Veranstaltung - senden Sie E-Mails, die zeigen, wen man treffen kann, welche Gespräche möglich sind. "Wen können Sie bei unserer Veranstaltung treffen?" ist deutlich ansprechender als "Lernen Sie unsere Agenda kennen".
Führen Sie moderierte Interaktionen ein - manche Teilnehmer brauchen "Erlaubnis", ein Gespräch zu beginnen. Einfache Integrations-Aktivitäten können Türen zu wertvollen Kontakten öffnen.
Wie kann Technologie Ihnen dabei helfen?
Moderne Anmeldesysteme wie CONREGO bieten Tools, die diese tieferen Teilnehmerbedürfnisse unterstützen:
Personalisierte Kommunikation ermöglicht es, jedem Teilnehmer zu zeigen, dass die Veranstaltung "maßgeschneidert" für ihn ist. Wenn jemand sieht, dass Sie seine Branche, sein Erfahrungsniveau oder seine Interessen verstehen, fühlt er sich mehr "zu Hause".
Die Möglichkeit zur Auswahl thematischer Tracks gibt Teilnehmern ein Gefühl von Kontrolle und Selbstwirksamkeit. Das ist nicht eine weitere Konferenz "für alle", sondern eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Veranstaltung.
Networking-Matching-Funktionen in der App können Menschen mit ähnlichen Interessen bereits vor der Veranstaltung verbinden und so die Grundlage für wertvolle Gespräche schaffen.
Schnelle, stressfreie Anmeldung ist oft der erste Kontakt des Teilnehmers mit Ihrer Veranstaltung. Wenn dieser Prozess reibungslos und angenehm verläuft, bauen Sie von Anfang an positive Erwartungen auf.
Teilnehmer suchen nicht immer Wissen. Manchmal suchen sie sich selbst
Die besten Veranstaltungen sind die, die Teilnehmern nicht nur neue Informationen geben, sondern auch neue Perspektiven auf sich selbst, ihre Arbeit, ihre Branche. Wenn jemand Ihre Veranstaltung mit dem Gefühl verlässt, dass er "zu dieser Gemeinschaft gehört", dass er "seine Leute gefunden hat" oder dass er "endlich weiß, in welche Richtung er sich entwickeln möchte" - dann haben Sie die wahren Bedürfnisse getroffen.
Das Verständnis dieser tieferen Motivationen ermöglicht es, Veranstaltungen zu schaffen, die bei den Teilnehmern deutlich länger bleiben als die letzte Folie der Präsentation. Und genau solche Events werden Bekannten empfohlen, in Geschäftsgesprächen erwähnt und bauen Ihre Reputation als Veranstalter auf, der "weiß, worum es geht".
Für die nächste Veranstaltung versuchen Sie, nicht nur durch das Prisma der Agenda zu schauen, sondern durch das Prisma menschlicher Bedürfnisse. Sie werden sehen, wie sehr sich die Art ändern kann, wie Teilnehmer Ihre Arbeit wahrnehmen.
Über die Autorin
Joanna Chrościechowska
Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.