Nie zapisali się? Może nie chodzi o Ciebie, ale o ich psychologię

Zaproszenie poszło, strona gotowa i… cisza

Znasz to uczucie? Szykujesz wydarzenie przez miesiące. Zaproszenia są estetyczne, landing page przemyślany, program intrygujący. Wysyłasz, czekasz... i słyszysz ciszę. Statystyki pokazują, że ludzie odwiedzają Twoją stronę, ale nie klikają tego przeklętego przycisku „Zapisz się".

Przeglądasz kolejny raz swoją stronę, poprawiasz tytuły, dodajesz zdjęcia, a mimo to konwersja z odwiedzin na rejestracje pozostaje niska. Co się dzieje? Czy naprawdę robisz coś nie tak?

Możliwe, że problem wcale nie leży w Twojej pracy. Może chodzi o to, co dzieje się w głowach Twoich potencjalnych uczestników – o mechanizmy psychologiczne, które powstrzymują ich przed podjęciem decyzji.

Psychologia wahania – dlaczego oni nie klikają?

Każdy uczestnik to człowiek z własnymi lękami, nawykami i mechanizmami obronnymi. Kiedy stoi przed formularzem rejestracyjnym, w jego głowie toczy się wewnętrzna dyskusja, której Ty nie słyszysz.

Prokrastynacja to król wśród barier. „Zrobię to później" – brzmi znajomo? Twój potencjalny uczestnik otwiera link, skanuje wzrokiem program, myśli „ciekawe", ale nie rejestruje się od razu. Odkłada na później... i oczywiście później nigdy nie nadchodzi. Strona ląduje w zakładkach, które nigdy nie zostaną ponownie otwarte.

Lęk przed zobowiązaniem to kolejny silny hamulec. „Czy to na pewno dla mnie? Czy dam radę wykorzystać wiedzę? A jeśli będzie nudno?" Uczestnik boi się podjąć złą decyzję i woli w ogóle jej nie podjąć. To mechanizm obronny – lepiej nie próbować niż się zawieść.

Przebodźcowanie wydarzeniami w dzisiejszych czasach to prawdziwa plaga. Twoi potencjalni uczestnicy otrzymują zaproszenia na dziesiątki konferencji miesięcznie. Mają poczucie, że stracą coś ważnego, jeśli nie wybiorą idealnie, więc... nie wybierają wcale.

Strach przed samotnością na wydarzeniu to szczególnie silna bariera dla osób, które dopiero wchodzą w branżę. „A jeśli nikogo nie będę znać? A jeśli nie zrozumiem, o czym mówią?" Ten lęk społeczny może skutecznie zniechęcić do rejestracji.

Jak pomóc im podjąć decyzję?

Rozumiejąc mechanizmy, które powstrzymują ludzi przed rejestracją, możesz świadomie je neutralizować. Nie chodzi o manipulację, ale o usunięcie niepotrzebnych barier.

Zastosuj efekt „domknięcia pętli". Jeśli ktoś już odwiedził Twoją stronę, to znaczy, że zainteresowałeś go na tyle, żeby kliknął. Przypominaj mu o tym: „Zacząłeś już poznawać program naszej konferencji. Dokończ rejestrację i zarezerwuj miejsce." To wykorzystuje psychologiczną potrzebę dokończenia rozpoczętego procesu.

Skróć dystans między wydarzeniem a uczestnikiem. Zamiast ogólnych opisów „konferencja dla profesjonalistów" napisz konkretnie: „To wydarzenie jest właśnie dla Ciebie, jeśli szukasz sposobów na automatyzację procesów sprzedażowych w małej firmie" lub „Jeśli zastanawiasz się, jak przejść z marketingu tradycyjnego na digital". Ludzie potrzebują poczuć, że to miejsce jest skrojone pod nich.

Ułatw sam proces decyzji. Każdy dodatkowy krok w procesie rejestracji to kolejna okazja dla uczestnika, żeby zrezygnować. Rejestracja bez konieczności zakładania konta, minimum pól do wypełnienia, możliwość zapłaty od razu – to wszystko obniża próg wejścia.

Dodaj element personalizacji komunikacji. Jeśli wiesz, z jakiej branży pochodzą Twoi potencjalni uczestnicy, podkreśl, że prelegenci mają podobne doświadczenia. „Anna Kowalska, która też zaczynała jako jednoosobowa działalność, opowie o..." To tworzy poczucie przynależności jeszcze przed wydarzeniem.

Jak technologia może wspierać niezdecydowanych?

Nowoczesne systemy rejestracji to nie tylko formularze – to narzędzia, które mogą aktywnie wspierać proces podejmowania decyzji przez Twoich potencjalnych uczestników.

Automatyczne przypomnienia dla osób, które porzuciły rejestrację to podstawa. Jeśli ktoś zaczął wypełniać formularz, ale go nie dokończył, system może wysłać delikatne przypomnienie: „Zostało Ci tylko jedno pole do wypełnienia. Chcesz dokończyć rejestrację?"

Remarketing na podstawie zachowań na stronie pozwala dotrzeć z odpowiednim komunikatem do osób, które przeglądały program, ale nie podjęły decyzji. Możesz wysłać im informacje o dodatkowych korzyściach uczestnictwa albo materiały, które pomogą im lepiej zrozumieć wartość wydarzenia.

Segmentacja komunikacji oznacza, że osoba, która odwiedziła stronę kilka razy, otrzyma inny e-mail niż ta, która była tylko raz. „Porzuconej rejestracji" możesz wysłać osobisty e-mail: "Widziałem, że interesowałaś się naszą konferencją. Czy mogę odpowiedzieć na jakieś pytania, które mogą pomóc Ci podjąć decyzję?"

Mikrozaangażowania to sposób na stopniowe budowanie relacji z niezdecydowanym uczestnikiem. Zanim poprosi o pełną rejestrację, możesz zaproponować zapisanie się na newsletter z materiałami przygotowawczymi albo krótki quiz, który pomoże ocenić, czy wydarzenie będzie odpowiednie.

Nie zawsze chodzi o Ciebie – ale Ty możesz coś z tym zrobić

Rejestracja na wydarzenie to akt zaufania i odwagi ze strony uczestnika. Powierza Ci swój czas, pieniądze i nadzieję na rozwój. Jeśli się wahają, to nie dlatego, że Twoje wydarzenie jest słabe – często po prostu potrzebują pomocy w pokonaniu własnych barier psychologicznych.

Twoim zadaniem jako organizatora nie jest przekonywanie za wszelką cenę, ale usuwanie niepotrzebnych przeszkód i tworzenie bezpiecznej przestrzeni dla podjęcia decyzji. To znaczy: jasna komunikacja o tym, czego mogą się spodziewać, proste procesy rejestracji i empatyczna komunikacja z osobami, które się wahają.

Pamiętaj, że za każdą "porzuconą rejestracją" kryje się człowiek, który prawdopodobnie naprawdę chce uczestniczyć, ale potrzebuje dodatkowego impulsu albo usunięcia konkretnej bariery. Czasami wystarczy jeden e-mail z pytaniem "Czy mogę Ci w czymś pomóc?" żeby zmienić wahającego się odwiedzającego w zaangażowanego uczestnika.

Organizacja wydarzeń to nie tylko logistyka i program – to też psychologia i empatia. Im lepiej zrozumiesz, co powstrzymuje ludzi przed rejestracją, tym skuteczniej będziesz mógł im pomóc pokonać te bariery i stworzyć wydarzenia, które naprawdę gromadzą właściwych uczestników.

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.