Liczby, które wprowadzają w błąd

„Mieliśmy tysiąc zapisanych osób!" – brzmi imponująco, prawda? Tylko że przyszło 300, z czego połowa wyszła po pierwszej przerwie. A na follow-up maila odpowiedziało zaledwie 20 osób.

Jeśli Twoje raporty pełne są liczb, które wyglądają świetnie, ale nie przekładają się na realne korzyści, możesz mieć problem. Nie wszystkie wskaźniki są sobie równe. Niektóre dają fałszywe poczucie sukcesu, podczas gdy inne – pozornie mniej spektakularne – pokazują prawdziwą wartość Wydarzenia.

Sprawdźmy, które liczby faktycznie coś znaczą, a które są tylko „do statystyki".

Wskaźniki, które wyglądają dobrze… ale mało mówią

Liczba rejestracji

To klasyk raportów eventowych. „500 osób się zapisało!" – i już wydaje się, że sukces murowany. Problem? Rejestracja to dopiero początek, nie koniec.

Ludzie rejestrują się na wydarzenia z różnych powodów: z ciekawości, „na wszelki wypadek", bo kolega wysłał link. Część z nich nigdy nie miała zamiaru przyjść. Innym zmieniły się plany. Jeszcze inne osoby po prostu zapomniały.

Sama liczba rejestracji może być myląca – szczególnie gdy organizujesz darmowe wydarzenie. Ważniejsza jest relacja między zapisami a faktyczną obecnością.

Zasięg w mediach społecznościowych

„Post o naszym evencie zobaczyło 10 tysięcy osób!" – ale ile z nich faktycznie coś zrobiło? Zasięg to informacja o tym, że ktoś przewinął Twój post na timeline'ie. Nie znaczy to, że go przeczytał, zrozumiał czy zapamiętał.

Zasięg bez zaangażowania to pustka. Znacznie bardziej wartościowe są kliki, komentarze, udostępnienia – czyli reakcje, które pokazują rzeczywiste zainteresowanie.

Liczba rozdanych ulotek i gadżetów

„Rozdaliśmy wszystkie 300 katalogów!" – brzmi jak dowód na to, że uczestnicy byli zainteresowani. Ale czy faktycznie?

Ile z tych katalogów trafiło do kosza przy wyjściu? Ile zostało w hotelowych pokojach? A ile zostało rzeczywiście przeczytanych? Rozdanie nie równa się zainteresowaniu.

Liczba prelekcji i punktów programu

Bogaty program może robić wrażenie: „15 prelekcji, 8 warsztatów, panel dyskusyjny!". Ale czy więcej zawsze oznacza lepiej?

Często przesycony program prowadzi do zmęczenia uczestników, powierzchownego potraktowania tematów i… pustych sal pod koniec dnia. Jakość bije ilość – zawsze.

Wskaźniki, które naprawdę pokazują sukces

Konwersja frekwencyjna (rejestracje vs obecność)

To podstawowy wskaźnik, który pokazuje, jak skutecznie przekonałeś ludzi do faktycznego przyjścia. Jeśli zapisało się 500 osób, a przyszło 400 – masz 80% konwersji. To świetny wynik.

Jeśli przyszło tylko 150 osób – zastanów się, co poszło nie tak. Może komunikacja była niejasna? Termin niefortunny? Program nie do końca trafiony?

Średni czas spędzony na wydarzeniu

Im dłużej ludzie zostają, tym bardziej są zaangażowani. Jeśli organizujesz całodniową konferencję, a większość uczestników zostaje tylko do lunchu – to sygnał, że druga część programu nie trafia w ich potrzeby.

Osoba, która zostaje od początku do końca, prawdopodobnie wynosi z wydarzenia więcej wartości. I ma większe szanse na powrót w przyszłości.

Aktywność podczas wydarzenia

• Ile osób zadało pytania prelegentom?
• Jak często używali aplikacji eventowej?
• Czy aktywnie uczestniczyli w warsztatach?
• Ile wizytówek wymienili w strefie networkingu?

Zaangażowani uczestnicy to Twój prawdziwy sukces. To oni będą rekomendować Twoje wydarzenie innym, wracać na kolejne edycje i faktycznie korzystać z wiedzy, którą zdobyli.

Konkretne konwersje

Co chciałeś osiągnąć tym wydarzeniem? Jeśli to był event sprzedażowy – ile osób zostawiło dane kontaktowe? Ile umówiło się na spotkanie?

Jeśli to była konferencja branżowa – ile osób pobrało materiały dodatkowe? Ile zapisało się do newslettera? Każde wydarzenie powinno mieć swoje konkretne cele biznesowe.

Net Promoter Score (NPS) i satysfakcja uczestników

„Czy poleciłbyś to wydarzenie znajomemu?" – to pytanie, które mówi wszystko. Osoba, która odpowiada „tak", rzeczywiście wyniosła wartość z Twojego eventu.

Ankiety zadowolenia, oceny prelegentów, komentarze otwarte – to złoto informacyjne. Pokazują nie tylko czy wydarzenie było udane, ale też jak je poprawić następnym razem.

Aktywność po wydarzeniu

Event kończy się, gdy ostatni uczestnik wychodzi z sali? Absolutnie nie. Prawdziwa wartość często ujawnia się później:

• Ile osób otworzyło maila z prezentacjami?
• Ile skorzystało z ofert partnerów?
• Ile zapisało się na kolejną edycję?
• Ile nawiązało kontakt z prelegentami?

To wskaźniki, które pokazują długoterminowy wpływ Twojego wydarzenia.

Jak przekonać szefa, że jakość bije ilość?

Masz świetne wskaźniki, ale Twój przełożony wciąż pyta: „A ile osób się zapisało?". Jak zmienić to nastawienie?

Opowiadaj historie, nie tylko podawaj liczby

Zamiast: „Przyszło 200 osób" Powiedz: „Przyszło 200 osób, z czego 85% zostało do końca, a 40% już zapisało się na następną edycję. To pokazuje, że program idealnie trafił w ich potrzeby."

Pokazuj związki między wskaźnikami

„Mniejsza liczba uczestników, ale wyższa jakość kontaktów – średnia wartość leadów wzrosła o 30% w porównaniu z ubiegłą edycją."

Raportuj długoterminowe efekty

Nie kończ raportu na dniu wydarzenia. Pokazuj, co działo się tydzień, miesiąc później. To przekonuje do długoterminowego myślenia o eventach.

Jak technologia pomaga w mierzeniu tego, co ważne?

Manualnie śledzenie wszystkich tych wskaźników to koszmar organizacyjny. Na szczęście nowoczesne systemy rejestracyjne potrafią zbierać i analizować dane automatycznie:

• Automatyczne liczenie obecności – dzięki skanowaniu kodów QR na recepcji
• Śledzenie aktywności uczestników – które sesje odwiedzili, ile czasu spędzili w każdej sali
• Analiza zaangażowania – kto klikał w linki, pobierał materiały, odpowiadał na ankiety

Dobry system to nie tylko rejestracja, ale kompletna analityka Twojego wydarzenia. Dzięki temu możesz skupić się na interpretacji danych, zamiast na ich zbieraniu.

Mierz świadomie, poprawiaj skutecznie

Liczby nie są złe – źle jest mierzyć nie te liczby. Każdy wskaźnik powinien odpowiadać na konkretne pytanie biznesowe i pomagać w podejmowaniu lepszych decyzji.

Zanim zaczniesz planować kolejne wydarzenie, zastanów się: co tak naprawdę chcesz osiągnąć? A potem wybierz wskaźniki, które pokażą Ci, czy cel został zrealizowany.

Pamiętaj – nie chodzi o to, żeby wyglądało dobrze w raporcie. Chodzi o to, żeby działało dobrze dla Twoich uczestników i Twojego biznesu. Bo tylko wtedy Twoje wydarzenia będą przynosić prawdziwą wartość.

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.