Zahlen, die in die Irre führen

„Wir hatten tausend registrierte Personen!" – klingt beeindruckend, oder? Nur kamen 300, wovon die Hälfte nach der ersten Pause gegangen ist. Und auf die Follow-up-E-Mail antworteten gerade mal 20 Personen.

Wenn Ihre Berichte voller Zahlen sind, die großartig aussehen, sich aber nicht in echte Vorteile übersetzen lassen, könnten Sie ein Problem haben. Nicht alle Kennzahlen sind gleich. Einige vermitteln ein falsches Erfolgsgefühl, während andere – scheinbar weniger spektakuläre – den wahren Wert einer Veranstaltung zeigen.

Lassen Sie uns prüfen, welche Zahlen tatsächlich etwas bedeuten und welche nur „für die Statistik" sind.

Kennzahlen, die gut aussehen… aber wenig aussagen

Anzahl der Anmeldungen

Das ist ein Klassiker in Event-Berichten. „500 Personen haben sich angemeldet!" – und schon scheint der Erfolg sicher. Das Problem? Die Anmeldung ist erst der Anfang, nicht das Ende.

Menschen melden sich aus verschiedenen Gründen für Veranstaltungen an: aus Neugier, „für alle Fälle", weil ein Kollege den Link geschickt hat. Ein Teil von ihnen hatte nie vor zu kommen. Bei anderen ändern sich die Pläne. Wieder andere vergessen es einfach.

Die reine Anzahl der Anmeldungen kann irreführend sein – besonders wenn Sie eine kostenlose Veranstaltung organisieren. Wichtiger ist das Verhältnis zwischen Anmeldungen und tatsächlicher Teilnahme.

Reichweite in sozialen Medien

„Den Post über unser Event haben 10.000 Personen gesehen!" – aber wie viele haben tatsächlich etwas getan? Reichweite ist die Information darüber, dass jemand Ihren Post in der Timeline durchgescrollt hat. Das bedeutet nicht, dass er ihn gelesen, verstanden oder sich gemerkt hat.

Reichweite ohne Engagement ist Leere. Viel wertvoller sind Klicks, Kommentare, Shares – also Reaktionen, die echtes Interesse zeigen.

Anzahl verteilter Flyer und Giveaways

„Wir haben alle 300 Kataloge verteilt!" – klingt wie ein Beweis dafür, dass die Teilnehmer interessiert waren. Aber ist das wirklich so?

Wie viele dieser Kataloge landeten beim Ausgang im Mülleimer? Wie viele blieben in Hotelzimmern liegen? Und wie viele wurden tatsächlich gelesen? Verteilen ist nicht gleich Interesse.

Anzahl der Vorträge und Programmpunkte

Ein reichhaltiges Programm kann Eindruck machen: „15 Vorträge, 8 Workshops, eine Podiumsdiskussion!". Aber bedeutet mehr immer besser?

Oft führt ein überladenes Programm zur Ermüdung der Teilnehmer, oberflächlicher Behandlung der Themen und… leeren Sälen am Ende des Tages. Qualität schlägt Quantität – immer.

Kennzahlen, die wirklich Erfolg zeigen

Teilnahmekonversionsrate (Anmeldungen vs. Anwesenheit)

Das ist die grundlegende Kennzahl, die zeigt, wie erfolgreich Sie Menschen zum tatsächlichen Kommen überzeugt haben. Wenn sich 500 Personen angemeldet haben und 400 gekommen sind – haben Sie eine 80%-Konversion. Das ist ein großartiges Ergebnis.

Wenn nur 150 Personen gekommen sind – überlegen Sie, was schiefgelaufen ist. War die Kommunikation unklar? Der Termin ungünstig? Das Programm nicht ganz treffend?

Durchschnittliche Verweildauer bei der Veranstaltung

Je länger Menschen bleiben, desto engagierter sind sie. Wenn Sie eine ganztägige Konferenz organisieren und die meisten Teilnehmer nur bis zum Mittagessen bleiben – ist das ein Signal, dass der zweite Teil des Programms nicht ihre Bedürfnisse trifft.

Eine Person, die von Anfang bis Ende bleibt, nimmt wahrscheinlich mehr Wert aus der Veranstaltung mit. Und hat größere Chancen, in Zukunft wiederzukommen.

Aktivität während der Veranstaltung

• Wie viele Personen stellten Fragen an die Referenten?
• Wie oft nutzten sie die Event-App?
• Beteiligten sie sich aktiv an den Workshops?
• Wie viele Visitenkarten tauschten sie in der Networking-Zone aus?

Engagierte Teilnehmer sind Ihr wahrer Erfolg. Sie werden Ihre Veranstaltung anderen empfehlen, zu weiteren Ausgaben zurückkehren und tatsächlich das Wissen nutzen, das sie erworben haben.

Konkrete Konversionen

Was wollten Sie mit dieser Veranstaltung erreichen? Wenn es ein Verkaufsevent war – wie viele Personen hinterließen Kontaktdaten? Wie viele vereinbarten ein Gespräch?

Wenn es eine Branchenkonferenz war – wie viele Personen luden zusätzliche Materialien herunter? Wie viele meldeten sich für den Newsletter an? Jede Veranstaltung sollte ihre konkreten Geschäftsziele haben.

Net Promoter Score (NPS) und Teilnehmerzufriedenheit

„Würden Sie diese Veranstaltung einem Bekannten empfehlen?" – das ist die Frage, die alles sagt. Eine Person, die mit „ja" antwortet, hat tatsächlich Wert aus Ihrem Event mitgenommen.

Zufriedenheitsumfragen, Referentenbewertungen, offene Kommentare – das sind Informationsschätze. Sie zeigen nicht nur, ob die Veranstaltung erfolgreich war, sondern auch, wie sie beim nächsten Mal verbessert werden kann.

Aktivität nach der Veranstaltung

Die Veranstaltung endet, wenn der letzte Teilnehmer den Saal verlässt? Absolut nicht. Der wahre Wert zeigt sich oft später:

• Wie viele Personen öffneten die E-Mail mit den Präsentationen?
• Wie viele nutzten die Angebote der Partner?
• Wie viele meldeten sich für die nächste Ausgabe an?
• Wie viele nahmen Kontakt zu den Referenten auf?

Das sind Kennzahlen, die die langfristige Wirkung Ihrer Veranstaltung zeigen.

Wie überzeugen Sie den Chef, dass Qualität Quantität schlägt?

Sie haben großartige Kennzahlen, aber Ihr Vorgesetzter fragt immer noch: „Und wie viele Personen haben sich angemeldet?". Wie ändern Sie diese Einstellung?

Erzählen Sie Geschichten, nicht nur Zahlen

Anstatt: „200 Personen kamen" Sagen Sie: „200 Personen kamen, wovon 85% bis zum Ende blieben und 40% sich bereits für die nächste Ausgabe anmeldeten. Das zeigt, dass das Programm perfekt ihre Bedürfnisse traf."

Zeigen Sie Zusammenhänge zwischen Kennzahlen

„Weniger Teilnehmer, aber höhere Qualität der Kontakte – der durchschnittliche Lead-Wert stieg um 30% im Vergleich zur letzten Ausgabe."

Berichten Sie über langfristige Effekte

Beenden Sie den Bericht nicht am Tag der Veranstaltung. Zeigen Sie, was eine Woche, einen Monat später geschah. Das überzeugt vom langfristigen Denken über Events.

Wie Technologie beim Messen des Wichtigen hilft?

Alle diese Kennzahlen manuell zu verfolgen ist ein organisatorischer Alptraum. Glücklicherweise können moderne Registrierungssysteme Daten automatisch sammeln und analysieren:

• Automatische Anwesenheitszählung – dank QR-Code-Scanning am Empfang
• Verfolgung der Teilnehmeraktivität – welche Sessions sie besuchten, wie viel Zeit sie in jedem Saal verbrachten
• Engagement-Analyse – wer auf Links klickte, Materialien herunterlud, auf Umfragen antwortete

Ein gutes System ist nicht nur Registrierung, sondern komplette Analytik Ihrer Veranstaltung. Dadurch können Sie sich auf die Interpretation der Daten konzentrieren, anstatt sie zu sammeln.

Bewusst messen, effektiv verbessern

Zahlen sind nicht schlecht – schlecht ist es, die falschen Zahlen zu messen. Jede Kennzahl sollte eine konkrete Geschäftsfrage beantworten und bei besseren Entscheidungen helfen.

Bevor Sie anfangen, die nächste Veranstaltung zu planen, überlegen Sie: Was wollen Sie wirklich erreichen? Und dann wählen Sie Kennzahlen, die Ihnen zeigen, ob das Ziel erreicht wurde.

Denken Sie daran – es geht nicht darum, dass es im Bericht gut aussieht. Es geht darum, dass es gut funktioniert für Ihre Teilnehmer und Ihr Geschäft. Denn nur dann bringen Ihre Veranstaltungen echten Wert.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.