3 Emotionen, die Sie bei der Teilnehmererfahrung bewusst planen sollten

Emotionen entstehen nicht von selbst – sie lassen sich planen

Denken Sie einen Moment nach: Was erinnern Sie von der letzten Veranstaltung, an der Sie teilgenommen haben? Wahrscheinlich nicht den konkreten Inhalt der Präsentation, sondern wie Sie sich gefühlt haben. Vielleicht war es die Überraschung durch einen ungewöhnlichen Einstieg, die Erleichterung über eine reibungslose Organisation oder der Stolz auf eine gestellte Frage, die eine interessante Diskussion auslöste.

Als Veranstalter haben Sie die Macht, solche Momente zu schaffen. Emotionen bei Veranstaltungen sind kein Zufall – sie sind ein Element, das Sie bewusst gestalten können, unabhängig davon, ob Sie eine intime Konferenz oder einen mehrtägigen Kongress mit Tausenden von Teilnehmern organisieren.

Warum Emotionen über den Erfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden

Emotionen sind der wahre Motor für die Teilnehmerbindung. Sie sorgen dafür, dass:

Bleibende Erinnerungen entstehen – Menschen erinnern sich weniger an Fakten als an die damit verbundenen Gefühle. Ein Teilnehmer mag die Details einer Präsentation vergessen, aber er wird sich immer daran erinnern, dass er sich dort „großartig gefühlt hat".

Engagement und Motivation steigen – positive Emotionen bewirken, dass Teilnehmer länger bleiben möchten, aktiver an Diskussionen teilnehmen und die Veranstaltung häufiger weiterempfehlen.

Die Veranstaltungsmarke aufgebaut wird – die emotionale Atmosphäre wird zur Visitenkarte Ihrer Konferenz oder Schulung. Menschen kehren zu Veranstaltungen zurück, die „eine besondere Atmosphäre haben".

Die Gesamtbewertung beeinflusst wird – Teilnehmer in guter Stimmung bewerten kleine organisatorische Mängel nachsichtiger, während schlecht gestimmte Teilnehmer selbst gut vorbereitete Elemente kritisieren.

Am wichtigsten ist jedoch, dass sich positive Emotionen systematisch planen lassen, ohne Vermögen für spektakuläre Attraktionen ausgeben zu müssen.

Drei Emotionen, die es zu planen lohnt

Überraschung: „Wow, ich wusste nicht, dass das möglich ist!"

Überraschung weckt Neugier und fesselt die Aufmerksamkeit von den ersten Minuten an. Sie müssen keine spektakulären Shows organisieren – durchdachte, unerwartete Akzente reichen völlig aus.

In der Praxis können Sie:

• Die Veranstaltung ungewöhnlich beginnen – statt der üblichen Begrüßung mit einer provokanten Frage oder einer kurzen Geschichte starten
• Elemente personalisieren – Namensschilder sind Standard, aber was ist mit einer kurzen, individuellen Notiz für jeden Teilnehmer?
• Interaktivität dort einführen, wo sie nicht erwartet wird – lassen Sie die Teilnehmer die Reihenfolge der Präsentationen oder Diskussionsthemen beeinflussen

Denken Sie daran: Überraschung bedeutet nicht Chaos. Die besten Überraschungen sind die, die gleichzeitig inhaltlichen Mehrwert schaffen.

Erleichterung: „Alles macht Sinn und funktioniert"

Erleichterung ist eine unterschätzte Emotion, die das Fundament für alle anderen positiven Erfahrungen bildet. Ein Teilnehmer, der sich sicher fühlt und weiß, was passiert, ist offen für weitere Erlebnisse.

Schaffen Sie Erleichterung durch:

• Reibungslose Registrierung – lange Warteschlangen und technische Probleme sind der erste Weg, die Stimmung zu verderben. Die Investition in ein funktionierendes Registrierungssystem zahlt sich vielfach aus
• Klare Kommunikation – deutliche Ausschilderung der Räume, jederzeit verfügbare Zeitpläne, Informationen darüber, was zu erwarten ist
• Berechenbarkeit in Schlüsselmomenten – Teilnehmer sollten wissen, wohin sie gehen, zu welcher Zeit und worum es in jeder Session geht

Erleichterung ist die Emotion, die es den Teilnehmern ermöglicht, sich auf die Inhalte statt auf organisatorische Probleme zu konzentrieren.

Stolz: „Ich habe es geschafft, mich eingebracht"

Stolz auf die eigene Aktivität ist eine Emotion, die dafür sorgt, dass sich Teilnehmer als Mitgestalter der Veranstaltung fühlen, nicht nur als Empfänger. Sie haben das Gefühl, zum Erfolg beigetragen zu haben.

Sie können ihn aufbauen durch:

• Raum für Teilnehmerstimmen – Q&A-Sessions, Diskussionsrunden, Momente zum Teilen von Erfahrungen
• Mini-Auftritte – kurze Präsentationen von Teilnehmern, Case Studies, Networking mit konkretem Ziel
• Sichtbare Wertschätzung der Aktivität – Dank für Fragen, Teilnahmezertifikate, gemeinsame Fotos mit den Referenten

Die besten Veranstaltungen sind die, nach denen Teilnehmer sagen können: „Ich habe nicht nur etwas gelernt, sondern auch meine Erfahrungen geteilt".

Wie Sie Emotionen Schritt für Schritt gestalten

Erstellen Sie eine Emotionslandkarte des Teilnehmers

Analysieren Sie den gesamten Teilnehmerweg – von der Registrierung bis zum Verlassen der Veranstaltung. Fragen Sie sich bei jedem Schritt: „Was könnte der Teilnehmer in diesem Moment fühlen?" und „Wie kann ich diese Emotionen beeinflussen?"

Durchlaufen Sie den Prozess „wie ein Teilnehmer"

Die beste Überprüfung Ihrer Pläne ist die persönliche Erfahrung. Registrieren Sie sich für Ihre eigene Veranstaltung, kommen Sie als erster Teilnehmer und durchlaufen Sie den gesamten Prozess. Achten Sie nicht nur darauf, was funktioniert, sondern auch darauf, was Sie fühlen.

Sammeln Sie Geschichten aus früheren Ausgaben

Wenn Sie eine wiederkehrende Veranstaltung organisieren, sprechen Sie mit Teilnehmern vorheriger Ausgaben. Woran erinnerten sie sich am meisten? Was erzählten sie ihren Bekannten? Diese Geschichten offenbaren oft emotionale Momente, an die Sie als Organisator möglicherweise nicht gedacht haben.

Erlauben Sie sich den Mut zum Experiment

Nicht jede Idee wird funktionieren, aber ohne Versuche schaffen Sie nichts Außergewöhnliches. Führen Sie Änderungen schrittweise ein – ein neues emotionales Element pro Veranstaltung ist bereits ein großer Schritt nach vorn.

Wie Technologie Emotionen unterstützen kann

Ein gutes System für Registrierung und Veranstaltungsmanagement ist nicht nur eine Frage des Komforts – es ist ein Werkzeug zum Aufbau von Emotionen.

Personalisierte Kommunikation ermöglicht die Schaffung individueller Erfahrungen – von personalisierten Einladungen bis hin zu speziellen Nachrichten für verschiedene Teilnehmergruppen.

Dynamische Zeitpläne ermöglichen die Anpassung des Programms an die Präferenzen der Teilnehmer, was das Gefühl schafft, dass die Veranstaltung „maßgeschneidert" ist.

Automatische emotionale Nachrichten – Dankesnachrichten für die Registrierung, Erinnerungen mit persönlicher Note, Glückwünsche nach Abschluss eines Workshops – schaffen Berührungspunkte, die positive Assoziationen aufbauen.

Reibungslose Logistik ist das Fundament für Emotionen – wenn das System reibungslos funktioniert, haben Sie mentalen Raum und Zeit, sich auf die Teilnehmererfahrung zu konzentrieren.

Zählen Sie nicht nur Teilnehmer – sorgen Sie für Momente

Kennzahlen sind wichtig, aber sie erzählen nicht die ganze Geschichte. Teilnehmerzahl, Bewertungen in Umfragen, Anwesenheitsquote – all das hat Bedeutung. Aber den wahren Erfolg einer Veranstaltung messen Sie in Momenten, die im Gedächtnis bleiben.

Eine gute Veranstaltung ist nicht die Summe aus Agenda-Punkten plus Catering. Sie ist ein Erlebnis, das die Perspektive verändert, zum Handeln inspiriert und lange im Gedächtnis bleibt. Und ein Erlebnis besteht vor allem aus Emotionen.

Wenn Sie bewusst Momente der Überraschung, Erleichterung und des Stolzes planen, werden sich Ihre Teilnehmer daran erinnern. Wenn Sie das nicht tun – werden sie sich an die Leere erinnern. Und Leere baut keine Gemeinschaft um Ihre Marke auf.

Beginnen Sie mit kleinen Schritten. Wählen Sie eine Emotion, einen Moment bei Ihrer nächsten Veranstaltung. Planen Sie ihn bewusst und beobachten Sie die Reaktionen. Das kann der Beginn einer Veränderung sein, die Ihre Veranstaltungen von „nützlich" zu „unvergesslich" transformiert.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.