Hostessen für Veranstaltungen - Agentur oder eigene Rekrutierung?

Was auf den ersten Blick wie eine einfache Wahl erscheint, entpuppt sich als voller Nuancen, die es zu bedenken gilt, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen.

Viele Veranstalter stellen sich die Frage: Ist es besser, eine Agentur zu bezahlen, die sich um alles kümmert, oder die Dinge selbst in die Hand zu nehmen und ein Team eigenständig zu rekrutieren? Die Antwort ist nicht eindeutig und hängt von vielen Faktoren ab, die für Ihre Veranstaltung spezifisch sind.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Vor- und Nachteile beider Ansätze, damit Sie bewusst die beste Option für Ihre Veranstaltung wählen können.

Hostessen von der Agentur – Professionalität im Paket

Die Einstellung von Hostessen über eine spezialisierte Agentur ist eine Lösung, auf die viele Organisatoren zurückgreifen, besonders bei größeren Veranstaltungen. Schauen wir uns an, was für diese Wahl spricht und was eine potenzielle Herausforderung darstellen könnte.

Vorteile der Zusammenarbeit mit einer Agentur

Zugang zu einer bewährten Personaldatenbank

Wenn Sie schnell ein Team von 15 Hostessen für eine internationale Konferenz zusammenstellen müssen, kann eine Agentur Ihnen innerhalb weniger Tage geeignete Personen zur Verfügung stellen. Stellen Sie sich vor, Sie ändern 2 Wochen vor der Veranstaltung den Veranstaltungsort zu einem größeren – die Agentur organisiert blitzschnell zusätzliches Personal.

Sicherheit und Notfallplan

Eine Ihrer Hostessen ist am Tag vor Ihrer Veranstaltung krank geworden? Bei einer Agentur ist das nicht Ihr Problem – Sie erhalten ohne zusätzliche Kosten und Stress einen Ersatz. Professionelle Agenturen haben immer Reservepersonal parat, das bereit ist, einzuspringen.

Formale und rechtliche Angelegenheiten liegen bei der Agentur

Sie müssen sich keine Gedanken über Verträge, Versicherungen oder Steuerabrechnungen machen. Sie stellen eine einzige Rechnung für den gesamten Service aus, was die Dokumentation und Abrechnung der Veranstaltung erheblich vereinfacht.

Erfahrung und Professionalität

Agentur-Hostessen haben in der Regel bereits bei verschiedenen Arten von Events gearbeitet. Sie wissen, wie sie sich in Krisensituationen verhalten und wie sie effektiv mit Organisatoren zusammenarbeiten können. Diese Erfahrung kann von unschätzbarem Wert sein, besonders wenn Ihre Veranstaltung einen prestigeträchtigen Charakter hat.

Koordination vor Ort

Viele Agenturen bieten den Service eines Koordinators an, der vor Ort die Arbeit der Hostessen überwacht. Das ist ein zusätzliches Paar Augen und Hände, das Sie am Tag der Veranstaltung entlasten kann.

Nachteile der Zusammenarbeit mit einer Agentur

Höhere Stückkosten

Für Komfort und Sicherheit müssen Sie bezahlen. Der Satz für eine Hostess von einer Agentur kann aufgrund der Marge und der Betriebskosten der Agentur sogar um 30-50% höher sein als bei einer direkten Anstellung.

Weniger Kontrolle über die Personalauswahl

Manchmal erhalten Sie möglicherweise ein Team, das nicht ganz Ihren Erwartungen entspricht. Agenturen betreuen oft mehrere Veranstaltungen gleichzeitig und könnten Ihnen Personen zuweisen, die gerade verfügbar sind, nicht unbedingt diejenigen, die am besten zum Charakter Ihrer Veranstaltung passen.

Risiko von Massenabfertigung und mangelndem Engagement

Eine Hostess könnte bei ihrer dritten Veranstaltung in dieser Woche sein, was zu Müdigkeit und geringerem Engagement führen kann. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Veranstaltung ein tiefes Verständnis des Themas oder besondere Begeisterung erfordert.

Kommunikation über einen Vermittler

Alle Vereinbarungen müssen über die Agentur laufen, was den Kommunikationsprozess verlängern und das Risiko von Missverständnissen erhöhen kann. Änderungen in letzter Minute können schwieriger umzusetzen sein.

Eigenständige Rekrutierung von Hostessen – Kontrolle in Ihren Händen

Das Steuer zu übernehmen und selbständig ein Team von Hostessen zu rekrutieren, ist eine Alternative, die Ihnen mehr Kontrolle gibt, aber auch mehr Engagement erfordert. Schauen wir uns an, wann es sich lohnt, diesen Ansatz in Betracht zu ziehen.

Vorteile der eigenständigen Rekrutierung

Volle Kontrolle über den Auswahlprozess

Sie können persönlich Vorstellungsgespräche führen und Personen nach Branchenkenntnissen, Sprachkenntnissen oder sogar persönlicher Passung zur Kultur Ihrer Organisation auswählen. Dies ist besonders wertvoll bei Nischenveranstaltungen oder solchen, die spezielles Fachwissen erfordern.

Möglichkeit, bewährte Personen einzustellen

Wenn Sie regelmäßige Veranstaltungen organisieren, können Sie Ihre eigene Datenbank mit bewährten Hostessen aufbauen. Stellen Sie sich den Komfort vor, wenn bei der nächsten Ausgabe der Konferenz dieselben Personen die Gäste begrüßen, die bereits mit den Besonderheiten der Veranstaltung vertraut sind und detaillierte Fragen der Teilnehmer beantworten können.

Niedrigere Stückkosten

Die Ausschaltung des Vermittlers ermöglicht Einsparungen, die im Vergleich zu Agenturpreisen 30-50% erreichen können. Diese Mittel können Sie für andere Aspekte der Veranstaltung oder eine bessere Vergütung für Hostessen verwenden, was sich oft in einem größeren Engagement niederschlägt.

Nachteile der eigenständigen Rekrutierung

Zeitaufwändiger Prozess

Die Vorbereitung von Anzeigen, das Durchsieben von Bewerbungen, die Durchführung von Interviews, die Unterzeichnung von Verträgen – all das nimmt Zeit in Anspruch, die Sie als Veranstalter normalerweise wenig haben. Die Wochen vor dem Event sind in der Regel mit anderen kritischen Aufgaben gefüllt.

Kein Notfallplan

Was tun Sie, wenn eine Hostess ihre Anwesenheit am Tag vor der Veranstaltung absagt? Ohne die personellen Ressourcen, über die Agenturen verfügen, könnten Sie sich in einer schwierigen Situation wiederfinden, wenn Sie in letzter Minute nach einem Ersatz suchen.

Formale Angelegenheiten in Ihrer Verantwortung

Sie müssen für die richtigen Verträge, Versicherungen und Steuerabrechnungen sorgen. Das ist eine zusätzliche bürokratische Schicht, die überwältigend sein kann, besonders bei einer größeren Anzahl von Angestellten.

Herausforderungen der Skalierung

Bei großen Veranstaltungen, die ein Dutzend oder mehrere Dutzend Hostessen erfordern, kann sich die eigenständige Rekrutierung als logistisch unmöglich für eine Person oder ein kleines Organisationsteam erweisen.

Wie passt man das Modell an Ihre Veranstaltung an?

Bis jetzt haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile beider Ansätze vorgestellt. Jetzt ist es Zeit für konkrete Hinweise, wann welche Lösung für Ihre Veranstaltung besser sein wird.

Wählen Sie eine Agentur, wenn:

1. Ihre Veranstaltung eine große Anzahl von Hostessen erfordert – bei mehr als 8-10 Personen wird die eigenständige Rekrutierung sehr anspruchsvoll.

2. Sie eine Veranstaltung in einer fremden Stadt oder einem fremden Land organisieren – eine lokale Agentur wird Zugang zu Personal haben, das mit den Besonderheiten des Ortes vertraut ist.

3. Sie begrenzte Zeit für die Vorbereitung der Veranstaltung haben – Outsourcing spart Dutzende von Stunden, die Sie sonst für die Rekrutierung aufwenden müssten.

4. Sie zusätzliche Dienstleistungen benötigen – viele Agenturen bieten umfassende Dienstleistungen an, einschließlich eines Koordinators vor Ort oder technischem Personal.

5. Sie eine prestigeträchtige Veranstaltung organisieren, bei der Sie sich kein Risiko leisten können – die Erfahrung der Agentur und ihr Notfallplan geben Ihnen Seelenfrieden.

Entscheiden Sie sich für die eigenständige Rekrutierung, wenn:

1. Sie die volle Kontrolle über den Personalauswahlprozess haben möchten – zum Beispiel bei Veranstaltungen mit einem sehr spezifischen Charakter.

2. Ihre Veranstaltung detailliertes Branchenwissen erfordert – Sie können Ihr eigenes Team leichter schulen als Personen von einer Agentur.

3. Sie regelmäßige Veranstaltungen organisieren – Sie können Ihre eigene Datenbank mit bewährten Personen aufbauen.

4. Sie über ein begrenztes Budget verfügen – die Eliminierung der Agenturmarge ermöglicht es Ihnen, erhebliche Mittel zu sparen.

5. Sie Zeit und Ressourcen haben, um sich um den Rekrutierungsprozess zu kümmern – oder Sie haben jemanden in Ihrem Team, der dies professionell leiten kann.

Hybridmodell – das Beste aus beiden Welten?

Was, wenn ich Ihnen sage, dass Sie nicht zwischen der einen oder anderen Lösung wählen müssen? Ein Hybridmodell könnte für viele Veranstaltungen der ideale Kompromiss sein.

Wie könnte ein Hybridmodell aussehen?

Besetzen Sie Schlüsselpositionen mit bewährten Personen

Personen, die für die wichtigsten Funktionen verantwortlich sind – wie VIP-Registrierung, Betreuung von Referenten oder Koordination in Networking-Bereichen – rekrutieren Sie selbst oder aus einem zuvor geprüften Pool von Mitarbeitern. Diese Schlüsselrollen erfordern das höchste Maß an Vertrauen und Kenntnis der Besonderheiten der Veranstaltung.

Ergänzen Sie das Team durch eine Agentur

Für andere Positionen, wie Garderobenservice, Besucherlenkung oder Verteilung von Materialien, nutzen Sie die Dienste einer Agentur. Dadurch entlasten Sie Ihren Rekrutierungsprozess und behalten gleichzeitig die Kontrolle über die wichtigsten Aspekte des Gästeservices.

Verhandeln Sie die Bedingungen mit der Agentur

Viele Agenturen sind offen für flexible Zusammenarbeitsmodelle. Sie können beispielsweise darum bitten, vor der Veranstaltung Lebensläufe oder Portfolios der Hostessen einzusehen und sogar kurze Gespräche mit ausgewählten Kandidatinnen zu führen. Dies gibt Ihnen mehr Kontrolle, während Sie gleichzeitig die Vorteile des Outsourcings beibehalten.

Beispiel aus der Praxis:

Bei der Organisation einer internationalen Technologiekonferenz wandte das CONREGO-Team einen hybriden Ansatz an. Der Hauptregistrierungspunkt, an dem unser System verwendet wurde, wurde von fünf direkt vom Veranstalter ausgewählten und in der Bedienung des Registrierungssystems geschulten Hostessen betreut. Die übrigen Funktionen – vom Empfang der Gäste über den Garderobenservice bis hin zur Unterstützung bei parallelen Sitzungen – übernahm eine Eventagentur. Dieses Modell ermöglichte eine reibungslose Registrierung der Teilnehmer und entlastete gleichzeitig den Organisator von der Rekrutierung und dem Management des gesamten Hostessen-Teams.

Zusammenfassung – treffen Sie eine bewusste Entscheidung

Die Wahl zwischen Agentur-Hostessen und eigenständiger Rekrutierung ist nicht eindeutig und hängt von vielen Faktoren ab, die für Ihre Veranstaltung spezifisch sind:

• Umfang der Veranstaltung – je größer, desto gerechtfertigter ist das Outsourcing
• Charakter des Events – je spezialisierter, desto wertvoller ist die eigene Rekrutierung
• Verfügbare Ressourcen – sowohl finanziell als auch zeitlich
• Standort – Veranstaltungen außerhalb Ihres Firmensitzes sind mit Hilfe einer lokalen Agentur leichter zu betreuen
• Bedeutung und Prestige der Veranstaltung – manchmal lohnt es sich, mehr für Sicherheit und Professionalität zu bezahlen

Unabhängig von der gewählten Option ist eine gute Schulung des Teams, ein klares Briefing und die Anwesenheit einer Person, die die Arbeit der Hostessen am Tag der Veranstaltung koordiniert, entscheidend. Eine gut durchdachte Entscheidung in diesem Bereich kann die Atmosphäre und organisatorische Effizienz Ihrer Veranstaltung erheblich beeinflussen.

Joanna Chrościechowska