Warum Teilnehmer scannen statt lesen und wie Sie das nutzen

Ihr Teilnehmer liest nicht – er sucht nach Antworten

Wann haben Sie das letzte Mal eine E-Mail von Anfang bis Ende gelesen? Genauso verhalten sich die Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen. Sie haben es nicht mit einem geduldigen Leser zu tun – Sie haben einen schnell scannenden Empfänger, der in Sekunden prüft: ist das für mich?, wo kann ich mich anmelden?, was kostet das?

Wenn Sie Ihre Kommunikation nicht an dieses Muster anpassen, verlieren Sie potenzielle Teilnehmer bereits am Start.

Warum wählt das Gehirn Scannen statt Lesen?

Ihre Teilnehmer leben in einer Welt der Informationsüberflutung. Täglich erhalten sie Dutzende von E-Mails, Hunderte von Benachrichtigungen und haben Zugang zu unbegrenzten Online-Inhalten.

In dieser Realität passt sich das Gehirn an und wählt Effizienz. Anstatt jedes Wort zu analysieren, sucht es nach Mustern und wichtigen Orientierungspunkten. Das ist keine Faulheit – das ist eine evolutionäre Überlebensstrategie in der digitalen Welt.

Dazu kommen Verhaltensmuster aus der täglichen Internetnutzung. Eye-Tracking-Studien zeigen, dass Nutzer Seiten in einem charakteristischen F-Muster scannen – sie konzentrieren sich auf Überschriften, erste Zeilen von Absätzen und visuell hervorgehobene Elemente.

Ihre Teilnehmer übertragen dieselben Gewohnheiten auf die Event-Kommunikation.

Was zieht wirklich den Blick des Teilnehmers an?

Wenn ein Teilnehmer Ihre E-Mail öffnet oder auf Ihre Event-Seite geht, sucht sein Blick automatisch nach bestimmten Elementen:

Überschriften werden zur Landkarte des Inhalts. Eine gut geschriebene Überschrift ermöglicht es zu verstehen, worum es in einem Abschnitt geht, ohne die Details zu lesen. Wenn Ihre Überschriften nicht eigenständig eine Geschichte erzählen, könnte der Teilnehmer wichtige Informationen übersehen.

Visuelle Hervorhebungen wirken wie Magnete. Fettgedruckter Text, Farben, Icons – das sind Punkte, an denen der Blick haften bleibt. Nutzen Sie sie bewusst, um die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Elemente zu lenken: Datum, Ort, Kosten, Anmeldeschluss.

Aufzählungen erleichtern die Informationsaufnahme. Anstatt eines langen Absatzes zur Programmbeschreibung verwenden Sie eine Liste mit Zeiten und Themen. Das Gehirn verarbeitet solche Informationen deutlich schneller.

CTA-Buttons müssen offensichtlich sein. "Jetzt anmelden" sollte auf den ersten Blick sichtbar sein, idealerweise an mehreren Stellen wiederholt.

Gestalten Sie Kommunikation für den "Scanner", nicht den Leser

Wenden Sie die Regel einer Botschaft pro Abschnitt an. Jeder Inhaltsblock sollte eine konkrete Information vermitteln. Wenn Sie in einem Absatz Datum, Kosten und Programm unterbringen, könnte der Teilnehmer eine dieser Informationen übersehen.

Teilen Sie Texte in kurze Blöcke auf. Maximal 3-4 Zeilen pro Absatz. Lange Textblöcke wirken wie eine Wand – das Gehirn umgeht sie automatisch. Kurze Abschnitte mit Weißraum wirken freundlicher und leichter zu verarbeiten.

Platzieren Sie die wichtigsten Informationen am Anfang. Muss der Teilnehmer scrollen, um das Datum der Veranstaltung zu finden? Das ist ein Fehler. Schlüsselinformationen – Datum, Ort, Anmeldeverfahren – sollten sofort sichtbar sein.

Wiederholen Sie den Call-to-Action. Ein "Anmelden"-Button ist zu wenig. Platzieren Sie ihn oben auf der Seite, nach der Programmbeschreibung und ganz am Ende. Der Teilnehmer sollte sich in dem Moment anmelden können, in dem er sich entscheidet – unabhängig davon, wo er sich gerade im Inhalt befindet.

Wo ist Scannen von entscheidender Bedeutung?

Die Anmeldeseite ist Ihre Visitenkarte. Der Teilnehmer muss in wenigen Sekunden verstehen, worum es bei der Veranstaltung geht, ob sie für ihn geeignet ist und wie er sich anmeldet. Wenn diese Informationen in einer langen Beschreibung versteckt sind, verlieren Sie ihn.

Informations-E-Mails müssen scannbar sein. Eine Veranstaltungserinnerung sollte alle wichtigen Daten in leicht überblickbarer Form enthalten. Datum, Uhrzeit, Adresse, Teilnahme-Link – alles auf einen Blick.

Die Agenda braucht eine übersichtliche Struktur. Ob gedruckt oder online – der Teilnehmer sollte schnell interessante Sessions finden können. Zeit, Thema, Referent – diese Informationen müssen sofort lesbar sein.

Die mobile App erfordert noch größere Präzision. Auf dem kleinen Bildschirm zählt jeder Pixel. Informationen müssen noch kompakter und visuell geordneter sein.

Wie unterstützen moderne Systeme das Scannen?

Ein gutes Teilnehmer-Registrierungssystem versteht diese Prinzipien und erleichtert ihre Anwendung. Es bietet Vorlagen mit klarer, hierarchischer Inhaltsstruktur. Es ermöglicht die einfache Organisation von Informationen in logische Abschnitte.

Es ermöglicht die Integration von Icons, Farben und grafischen Elementen, die den Blick des Teilnehmers lenken. Es generiert SMS- und E-Mail-Erinnerungen in konkreter, zum schnellen Scannen und Handeln bereiter Form.

Am wichtigsten ist jedoch, dass es Ihnen die Kontrolle darüber gibt, wie Informationen präsentiert werden – damit Sie sie an die Art anpassen können, wie Ihre Teilnehmer sie tatsächlich verarbeiten.

Schreiben Sie so, wie Ihre Teilnehmer lesen

Ihr Gegner ist nicht der böse Wille der Teilnehmer – es ist Zeitmangel und Reizüberflutung. Wenn Sie möchten, dass Ihre Kommunikation effektiv ist, verstecken Sie wichtige Informationen nicht in Textwänden.

Der Scanner ist kein Feind – er ist ein Teilnehmer, der genau das sucht, was Sie ihm vermitteln wollen. Er macht es nur auf eine Art, die ihm die moderne Welt diktiert. Geben Sie ihm das, wonach er sucht, in einer Form, die er schnell verarbeiten kann.

Denken Sie daran: Wenn sich der Teilnehmer anstrengen muss, um grundlegende Informationen über Ihre Veranstaltung zu finden, wird er wahrscheinlich eine andere finden, die sie besser präsentiert.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.