Jede*r, der schon einmal eine Diskrepanz zwischen schönen Bildern und ernüchternder Realität erlebt hat, weiß: Eine gründliche Besichtigung ist unverzichtbar.

Sicher, das Eventthema, das Programm, Speaker*innen oder das Rahmenangebot sind ebenfalls entscheidend - aber eine unpassende oder schlecht ausgestattete Location kann das gesamte Projekt gefährden. Vom Budget ganz zu schweigen...

Wie also finden Sie die richtige Location? Worauf sollten Sie achten? Und wie führen Sie ein konstruktives Gespräch mit dem Locationmanagement?

Die Idee konkretisieren

Der erste Filter ist meist das Budget. Doch ob Sie nun einen kleinen Raum für 12 Personen unter 300 € oder ein Konferenzzentrum für 400 Gäste mit einem Budget von 10.000 € suchen - organisatorisch ähneln sich die Herausforderungen oft.

Stellen Sie sich zu Beginn folgende Fragen:

  • Benötige ich einen klassischen Konferenzraum in einem Hotel oder Zentrum?
  • Oder soll es eine außergewöhnliche, exklusive Location sein, die bereits durch ihr Ambiente Eindruck macht - etwa eine Industriehalle, ein Schloss, ein Museum oder ein Stadion?
  • Wie viele Teilnehmende erwarte ich - und wie groß muss der Raum wirklich sein? Vermeiden Sie zu viel Enge genauso wie leere Flächen, die das Event unbelebt wirken lassen.

Sobald die Idee mit dem Budget harmoniert, geht es an die Besichtigung.

Warum eine Besichtigung Pflicht ist

Sie würden doch auch keine Wohnung allein aufgrund von fünf Bildern kaufen, oder? Und doch mieten viele Veranstalter Räume basierend auf drei Parametern: Preis, Lage im Zentrum und Kapazität für 100 Personen. Nur um am Eventtag festzustellen, dass das Podest in einem anderen Raum steht oder der gebuchte Raum viel kleiner wirkt als gedacht.

Eine professionelle Besichtigung nach dem Prinzip „vertrauen, aber prüfen“ schützt Sie vor genau solchen Überraschungen.

Worauf Sie vor Ort achten sollten?

  • Größe: Passt der Raum zur geplanten Personenzahl? Weder zu klein noch zu groß?
  • Layout: Theater-, Klassen-, Bankett-, U-Form, Boardroom - ist Ihre Wunschbestuhlung realisierbar?
  • Atmosphäre: Architektur, Einrichtung, Historie - harmoniert das Ambiente mit dem Charakter Ihres Events? Eine Tech-Konferenz in einem Schloss? Vielleicht nicht die überzeugendste Wahl.
  • Raumklima: Belüftung und Temperatur sind entscheidend für den Komfort der Gäste.
  • Technik: Wie sieht es mit Akustik, Lichtverhältnissen und Schalldämmung aus? Ist die Bühne sichtbar? Können benachbarte Veranstaltungen stören?

Details, die den Unterschied machen

Ein Raum im Zentrum klingt gut - bis Ihre Gäste um 9 Uhr verzweifelt Parkplätze suchen. Frauen in High Heels kämpfen sich über holpriges Pflaster, Teilnehmende kommen zu spät oder genervt an. Der Stresspegel steigt - und Sie erhalten neun verpasste Anrufe. Ein Worst-Case, der vermeidbar ist.

Deshalb: Die Location endet nicht an der Tür zum Konferenzraum.

Was Sie zusätzlich prüfen sollten

  • Parkmöglichkeiten: Gibt es genügend? Sind sie kostenfrei oder leicht auffindbar?
  • ÖPNV-Anbindung: Ist die Location für alle erreichbar?
  • Infrastruktur: Garderobe, Toiletten, Fläche für Registrierung, Catering, Sponsorenstände - alles berücksichtigt?
  • Wi-Fi, Mülleimer, Regenschutz: Klingt banal, wird aber schnell zum Thema, wenn es fehlt.
  • Kommunikation: Informieren Sie Ihre Gäste im Voraus - das reduziert Rückfragen und zeigt: Sie denken mit.

Fazit

Die Besichtigung ist kein Kontrollgang, um den Betreiber zu ertappen. Es geht darum, dass Ihre Gäste am Eventtag nichts vermissen. Denn dann ist es zu spät für Korrekturen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Professionalität sichtbar wird - durch Planung, Sorgfalt und Empathie. Denn am Ende zählt nicht nur, ob das Event stattfindet, sondern wie es erlebt wird.

Ich wünsche Ihnen viele unvergesslich positive Erlebnisse!

Justyna Wojciechowska
Gründerin von SkyRocket marketing&events - unterstützt kleine Unternehmen im Aufbau ihrer Markenpräsenz durch Content-Marketing. Initiatorin des Projekts Rakieta do Biznesu, das inspirierende Workshops und Networking-Events für Unternehmer*innen bietet.