Die anhaltende Coronavirus-Pandemie hat Live-Events für absehbare Zeit in den Hintergrund gedrängt. Doch das bedeutet nicht, dass Veranstaltungen an Bedeutung verloren haben. Virtuelle Events haben reale Treffen an vielen Stellen ersetzt.
Ob virtuell oder vor Ort – die Einbindung der Teilnehmer hat stets höchste Priorität. Bei Präsenzveranstaltungen fällt es leichter, die Aufmerksamkeit zu gewinnen und zu halten, da Redner das Publikum vor sich sehen und spontan Stil oder Ton anpassen können. In der virtuellen Welt hingegen gibt es zahlreiche Ablenkungen und Hürden.
Technologische Lösungen helfen jedoch, die Teilnehmer im digitalen Raum zu binden. Da sich Technologie rasant weiterentwickelt, entstehen beinahe täglich neue Optionen. Organisatoren müssen aus diesem wachsenden Angebot die passenden Tools und Strategien auswählen.
Unternehmen, die es in Zeiten der Pandemie nicht schaffen, ihre Mitarbeiter einzubinden, zeigen damit, dass sie den aktuellen Herausforderungen nicht gewachsen sind. Langfristig kann dies zu einem deutlichen Rückgang der Produktivität führen.
Das Konzept des „kontinuierlichen Engagements“ bezieht sich auf jeden Aspekt einer Veranstaltung – vor, während und nach dem eigentlichen Event. Moderne Eventplaner nutzen bereits zahlreiche innovative Tools, um dieses Ziel zu erreichen.
Viele spezialisierte Event-Agenturen setzen darauf, rund um das Event eine „360-Grad-Aufmerksamkeit“ zu erzeugen. Gerade bei Firmenveranstaltungen ist ein durchgängiges Engagement entscheidend, um die Interaktion der Teilnehmer auf hohem Niveau zu halten.
Die Organisation von Firmenevents in Zeiten von COVID-19 konzentriert sich stark auf den Kontakt zu remote arbeitenden Teams. Manager sollten regelmäßige Meetings ansetzen, um sich sowohl mit dem gesamten Team als auch mit einzelnen Mitarbeitern auszutauschen. Solche Treffen – unterstützt durch Audio- und Videokonferenzen – bieten eine ideale Plattform, um Pläne in Echtzeit zu besprechen.
Bei täglichen Team-Meetings ist es wichtig, Feedback von allen Anwesenden einzuholen, um das Engagement hoch zu halten. Nur durch aktives Mitwirken lassen sich Problemstellen erkennen und zielgerichtet angehen.
Sinkt das Maß an Interaktion, machen sich Langeweile und Desinteresse breit. Fehlendes Engagement macht es unmöglich, gemeinsam die Unternehmensziele effektiv zu verfolgen.
Eine zweiseitige Kommunikation ist für erfolgreiches Eventmanagement in Unternehmen unverzichtbar. Wird eine Videokonferenz jedoch lediglich dazu genutzt, dass Mitarbeiter Bericht erstatten, bleiben Fragen und Rückmeldungen schnell auf der Strecke. Ebenso wenig fördert eine virtuelle Veranstaltung das Engagement, wenn sie nur als einseitige Plattform zum Weitergeben von Anweisungen dient.
Persönlicher und informeller Austausch ist besonders wertvoll, wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten. Ein kurzes Gespräch über Alltägliches oder Interessen lockert die Stimmung und sorgt dafür, dass das Team mit einem klaren Kopf in das eigentliche Meeting geht. Auf diese Weise sind alle auf derselben Wellenlänge und können sich voll und ganz auf die Inhalte konzentrieren.
Nicht nur interne Firmenkommunikation, sondern auch kommerzielle Event-Agenturen müssen ihr Vorgehen in Zeiten von COVID-19 anpassen. Mit diesen Ideen lässt sich das Engagement bei Veranstaltungen steigern:
Angenommen, Sie planen ein kommerzielles Event und möchten maximale Resonanz. Wenn Sie ein außerordentlich hohes Engagement erreichen wollen, sollten Sie frühzeitig mit der Planung beginnen. Die Faustregel lautet: Fühlen sich die Teilnehmer schon vor dem offiziellen Start in das Event eingebunden, bleiben sie in der Regel bis zum Schluss dabei.
Was sollte in Ihrem Plan unbedingt berücksichtigt werden?
Finden Sie heraus, über welche Kanäle Sie Ihr Zielpublikum am effektivsten erreichen. Wenn viele potenzielle Teilnehmer auf Twitter aktiv sind, können zielgerichtete Werbeanzeigen sinnvoll sein. Gleichzeitig lohnt es sich, eine Social-Media-Fanseite einzurichten und diese in themenverwandten Gruppen und Netzwerken zu bewerben.
Zentral ist dabei, dass Ihre Botschaften:
Denken Sie darüber nach, was Ihre Zielgruppe wirklich begeistert. Vielleicht ist es ein hochkarätiger Keynote-Speaker oder ein gefragter Musik-Act. Wenn Sie wissen, was ankommt, können Sie Ihr Programm so gestalten, dass sich die Teilnehmer im gesamten Verlauf der Veranstaltung eingebunden fühlen.
Hier fügen sich alle Bausteine zusammen. Legen Sie fest, wann und wie Sie Ihr Publikum ansprechen – vom ersten Teaser bis zum Tag des Events. Mit kurzfristigen Aktionen können Sie kurz vor Beginn noch einmal einen zusätzlichen Spannungsbogen erzeugen und die Leute motivieren, sich rasch anzumelden.
Egal, ob Firmenveranstaltungen oder kommerzielle Events – ein hohes Maß an Teilnehmerengagement ist das A und O. Mit professioneller Unterstützung durch Eventdienstleister oder den Einsatz passender Tools können Sie dafür sorgen, dass alle Anwesenden mit Neugier und Aufmerksamkeit dabei sind.
Sarah Hill ist Content-Autorin bei Seven Events Ltd – einem führenden Location-Finder in Birmingham, spezialisiert auf die Organisation von Events und Konferenzen. Ihre Karriere in der Eventbranche begann sie vor fast einem Jahrzehnt. Seither teilt sie als leidenschaftliche Event-Bloggerin regelmäßig ihr Fachwissen über die Planung von Firmenveranstaltungen.
