Epidemia koronawirusa mogła sprawić, że wydarzenia stacjonarne zeszły na dalszy plan w dającej się przewidzieć przyszłości. Nie oznacza to jednak, że organizacja eventów przestała być priorytetem. Wiele spotkań przeniosło się do świata wirtualnego.
Niezależnie od tego, czy wydarzenie odbywa się online, czy stacjonarnie, zaangażowanie uczestników zawsze jest kluczowe. W świecie rzeczywistym łatwiej je inicjować i utrzymywać, bo prelegenci widzą osoby siedzące przed nimi i mogą na bieżąco dostosowywać sposób mówienia czy formułę spotkania. W przestrzeni wirtualnej pojawiają się jednak liczne rozpraszacze i bariery, które utrudniają to zadanie.
Z drugiej strony, technologia daje obecnie wiele narzędzi i zaawansowanych rozwiązań pozwalających utrzymać uwagę i zaangażowanie uczestników. W miarę jak technologia rozwija się w zaskakującym tempie, pojawia się coraz więcej możliwości. Organizatorzy muszą wybrać odpowiednie narzędzia i strategie, które najlepiej sprawdzą się w ich kontekście.
Jeśli firmie nie uda się zadbać o zaangażowanie ludzi – zwłaszcza w realiach pandemii – będzie to świadczyć o braku zdolności sprostania obecnym wyzwaniom. W dłuższej perspektywie może to prowadzić do wyraźnego spadku produktywności.
Pojęcie „ciągłego zaangażowania” obejmuje każdy etap wydarzenia – od przygotowań poprzedzających jego start, przez cały czas trwania, aż po okres po zakończeniu spotkania. Istnieje wiele zaawansowanych narzędzi, które wspierają organizatorów w realizacji tego celu.
Obecnie coraz więcej nowoczesnych firm eventowych stawia na takie rozwiązania i tworzy wokół wydarzenia tzw. „świadomość 360 stopni” – w każdym etapie jego cyklu życia. Dla eventów korporacyjnych taki stały strumień zaangażowania jest kluczem do budowania i utrzymywania wysokiej interakcji ze strony uczestników.
Organizacja wydarzeń korporacyjnych w obliczu epidemii koronawirusa opiera się przede wszystkim na utrzymaniu relacji z pracownikami pracującymi zdalnie. Menedżerowie powinni organizować obowiązkowe spotkania zespołowe, a także indywidualne rozmowy z członkami zespołów. Takie spotkania online to świetna okazja, by dyskutować o planach w czasie rzeczywistym za pomocą narzędzi do wideokonferencji.
Jeśli menedżerowie decydują się na codzienne spotkania zespołowe, muszą pamiętać o zasięganiu opinii od wszystkich uczestników, aby utrzymać wysoki poziom zaangażowania. Wspólnie należy identyfikować problemy i wyzwania oraz ustalać, co wymaga szybkiej reakcji.
Gdy poziom interakcji jest niski, spotkaniom zaczyna towarzyszyć nuda i brak zainteresowania. Brak zaangażowania uczestników uniemożliwia efektywną współpracę nad celami organizacji.
Komunikacja dwustronna jest jednym z najistotniejszych aspektów organizacji spotkań korporacyjnych. Jeśli telekonferencja ogranicza się wyłącznie do tego, że pracownicy raportują coś przełożonemu, prowadzi to nieuchronnie do niskiego poziomu zaangażowania. Podobnie, jeśli wydarzenie online służy jedynie do przekazywania instrukcji w jedną stronę, trudno oczekiwać, że uczestnicy podejdą do niego z pełną uwagą.
Nieformalne rozmowy i indywidualny kontakt również odgrywają ważną rolę, zwłaszcza gdy członkowie zespołu są oddaleni od siebie. Krótka wymiana myśli czy „small talk” pozwala im na chwilę oderwać się od spraw bieżących i lepiej się poznać. Dzięki temu wszyscy zaczynają „nadawać na tych samych falach” i są bardziej gotowi w pełni skupić się na głównych celach spotkania.
Poza wewnętrzną komunikacją w firmie, także komercyjne agencje eventowe muszą zmienić sposób działania w dobie COVID-19. Oto kilka pomysłów, jak zadbać o wyższe zaangażowanie uczestników podczas kolejnego wydarzenia:
Załóżmy, że organizujesz wydarzenie o charakterze komercyjnym i zależy Ci na dużej frekwencji. Jeśli chcesz, aby uczestnicy byli zaangażowani na najwyższym poziomie, plan powinien powstać z odpowiednim wyprzedzeniem. Zasada jest prosta: jeśli uda Ci się zaangażować ludzi jeszcze przed startem eventu, z większym prawdopodobieństwem zostaną z Tobą aż do końca.
Twój plan powinien uwzględniać między innymi następujące elementy:
Trzeba dokładnie ustalić, za pośrednictwem jakich kanałów dotrzesz do swojej grupy docelowej. Jeśli Twoi odbiorcy są aktywni na Twitterze, możesz rozważyć konkretne kampanie reklamowe. Przydatne może być też utworzenie fanpage’a w mediach społecznościowych i promocja wydarzenia w innych grupach czy stronach powiązanych z tematyką eventu.
Ważne, by komunikaty spełniały następujące kryteria:
Zastanów się, co może najbardziej zainteresować Twoich odbiorców. Może to być znany prelegent albo występ popularnego artysty. Gdy odkryjesz, co przyciąga uwagę uczestników, odpowiednio zaplanuj ofertę, by utrzymać ich zainteresowanie w trakcie całego cyklu wydarzenia.
Na tym etapie cały plan nabiera kształtu. Zbuduj harmonogram, który obejmie wszystko, co dzieje się od chwili rozpoczęcia promocji aż do dnia startu wydarzenia. Możesz też zaplanować działania na ostatnią chwilę, by wprowadzić element ekscytacji i presji czasowej.
Nieważne, czy mówimy o spotkaniach korporacyjnych, czy o wydarzeniach komercyjnych – wysoki poziom zaangażowania uczestników stanowi dziś fundament sukcesu. Współpraca z profesjonalną agencją eventową lub wykorzystanie odpowiednich narzędzi może sprawić, że wszyscy uczestnicy będą uczestniczyć w spotkaniu z zaangażowaniem i uwagą.
Sarah Hill jest autorką tekstów w Seven Events Ltd – wiodącej firmie zajmującej się wyszukiwaniem obiektów w Birmingham, specjalizującej się w organizacji wydarzeń i konferencji. Swoją karierę w branży eventowej rozpoczęła prawie dekadę temu, a z czasem stała się entuzjastyczną blogerką, dzieląc się wiedzą na temat planowania wydarzeń korporacyjnych.
