Was fühlen Referenten vor ihrem Auftritt? Wie kann man sie unterstützen?
Selbst erfahrenste Redner erleben Stress vor dem Bühnenauftritt. Erfahre, wie du ihnen helfen und die Qualität der ganzen Veranstaltung verbessern kannst.
Die Bühne ist noch leer, aber im Kopf… tausende Gedanken
Sie wirken selbstsicher, gefasst und oft lächelnd. Doch die Wahrheit ist: Bevor Deine Referenten die Bühne betreten, durchleben viele von ihnen einen stillen Sturm der Emotionen. Eine Präsentation bedeutet Exposition – und selbst für die größten Profis kann das eine echte Herausforderung sein.
Als Veranstalter hast Du eine einmalige Gelegenheit, den Komfort Deiner Redner zu beeinflussen. Ein entspannter Referent bedeutet einen besseren Auftritt, ein engagiertes Publikum und eine gelungene Veranstaltung, die lange in Erinnerung bleibt.
Emotionaler Sturm hinter den Kulissen – was Referenten wirklich fühlen
Wenn Du Deine Referenten 15 Minuten vor ihrem Auftritt betrachtest, siehst Du oft eine ruhige Fassade. Doch in ihren Köpfen kann deutlich mehr vor sich gehen, als es den Anschein hat.
Die Angst vor Bewertung ist wahrscheinlich das häufigste Gefühl. Unabhängig von der Erfahrung weiß jeder Referent, dass gleich alle Augen auf ihn gerichtet sein werden. "Was werden sie über das denken, was ich sage?" – diese Frage beschäftigt selbst die erfahrensten Redner.
Genauso stark ist der Druck, Mehrwert zu liefern. Referenten fühlen sich verantwortlich für die Zeit der Teilnehmer. "Wird das, was ich vorbereitet habe, sie wirklich bewegen? War es wert, sie hierher einzuladen?" – diese Gedanken können überwältigend sein.
Vergessen wir auch nicht den technischen Stress. "Wird das Mikrofon funktionieren? Und was, wenn sich die Präsentation nicht starten lässt?" Diese scheinbar geringfügigen Aspekte können das Angstniveau erheblich steigern.
Viele Menschen erleben auch ein Gefühl der Einsamkeit – das Bewusstsein, dass sie gleich vor einer Gruppe von Menschen stehen und "funktionieren" müssen. Dazu kommt noch der Vergleich mit anderen Referenten: "Bin ich gut genug? Wird mein Auftritt das Niveau der anderen erreichen?"
Unterstützung, die den Unterschied macht
Die gute Nachricht? Du kannst den Komfort Deiner Referenten erheblich beeinflussen und damit die Qualität ihrer Auftritte steigern.
Persönlicher Kontakt ist die Grundlage. Bestimme eine konkrete Person aus dem Team, die als Bühnenbetreuer und erster Ansprechpartner für die Referenten fungiert. Diese Person soll sie beim Namen kennen, lächeln und Verständnis für ihre Emotionen zeigen.
Klare Kommunikation eliminiert Unsicherheit. Sage dem Referenten genau, was ihn erwartet: "Du gehst hier rein, der Presenter ist auf der rechten Seite, ich stehe dort und gebe Dir ein Zeichen, wenn noch 5 Minuten bleiben". Diese Details wirken beruhigend.
Ein separater Raum zur Vorbereitung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Ein Catering-Raum mit geschäftigem Personal ist der letzte Ort, wo sich ein Referent auf seinen Auftritt vorbereiten sollte. Sorge für einen ruhigen, stillen Ort, wo er seine Notizen durchgehen oder einfach seine Gedanken sammeln kann.
Ein Technik-Check am besten einen Tag vorher oder mindestens einige Stunden vor dem Auftritt gibt ein Gefühl der Kontrolle. Der Referent testet das Mikrofon, zeigt die Präsentation an und macht sich mit dem Presenter vertraut. Das eliminiert den größten Teil des technischen Stress.
Auswirkung auf die gesamte Veranstaltung
Die Investition in den Komfort der Referenten zahlt sich vielfach aus. Ein entspannter Referent liefert einen besseren Auftritt – er ist natürlicher, spontaner und knüpft besseren Kontakt zum Publikum.
Die Teilnehmer spüren den Unterschied. Wenn ein Redner selbstsicher ist und sich darauf konzentriert, Mehrwert zu vermitteln, anstatt auf den eigenen Stress, kommt seine Botschaft effektiver an. Das wirkt sich auf die Zufriedenheit mit der gesamten Veranstaltung aus.
Referenten, die sich gut betreut fühlen, kommen gerne wieder. Und in der Event-Branche, wo gute Kontakte die Grundlage des Erfolgs sind, ist das von unschätzbarem Wert.
Du baust auch den Ruf einer professionellen Organisation auf. Referenten sprechen untereinander, empfehlen Veranstaltungen weiter und teilen ihre Erfahrungen. Die Meinung "bei denen ist alles super organisiert, auch technisch" ist die beste Empfehlung.
Wie Technologie helfen kann
Moderne Registrierungssysteme bieten Funktionen, die die Kommunikation mit Referenten und ihre Vorbereitung auf die Veranstaltung erheblich erleichtern.
Automatische E-Mails mit Checkliste können den Referenten im Voraus erreichen und alle wichtigen Informationen enthalten: wann anreisen, wo sich melden, wie die Präsentation vorbereiten, was mitbringen.
Ein separater Registrierungspfad für Referenten ermöglicht es ihnen, die Standardprozeduren zu überspringen und sofort alle notwendigen Informationen und Materialien zu erhalten.
Die Möglichkeit, Präsentationen vorab über das System zu senden gibt sowohl dem Referenten (er weiß, dass die Materialien sicher sind) als auch dem Veranstalter (kann sie vorab prüfen) Ruhe.
SMS- oder E-Mail-Erinnerungen am Veranstaltungstag eliminieren den Stress der Zeitplanung: "Dein Auftritt beginnt um 14:00 Uhr, bitte melde Dich um 13:45 Uhr an der Bühne".
Nur 15 Minuten auf der Bühne, aber sie können Jahre in Erinnerung bleiben
Für Dich ist der Auftritt des Referenten einer von vielen Punkten in der Veranstaltungsagenda. Für ihn ist es oft ein sehr persönlicher Moment – die Chance, Wissen, Erfahrung und Leidenschaft zu teilen.
Denke daran, dass hinter jedem Referenten ein Mensch mit eigenen Emotionen, Sorgen und Erwartungen steht. Gib ihm Ruhe, klare Informationen und ein Gefühl der Unterstützung, und Du erhältst im Gegenzug einen Auftritt, der einen Unterschied in der Erfahrung aller Teilnehmer macht.
Die Investition in den Komfort der Referenten ist eine Investition in den Erfolg der gesamten Veranstaltung. Es ist einer jener Organisationsaspekte, die Teilnehmer möglicherweise nicht direkt bemerken, deren Einfluss auf die Qualität des Events aber enorm ist.
Über die Autorin
Joanna Chrościechowska
Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.