Co czują prelegenci przed wystąpieniem? Jak ich wesprzeć?

Scena jeszcze pusta, ale w głowie… tysiące myśli

Widzisz ich pewnych siebie, opanowanych, często uśmiechniętych. Ale prawda jest taka, że zanim Twoi prelegenci wyjdą na scenę, wielu z nich przeżywa cichą burzę emocji. Prezentacja to ekspozycja – i nawet dla największych profesjonalistów może być prawdziwym wyzwaniem.

Jako organizator masz niepowtarzalną okazję, aby wpłynąć na komfort swoich mówców. A zrelaksowany prelegent to lepsze wystąpienie, zaangażowana publiczność i udane wydarzenie, które zostanie w pamięci na długo.

Emocjonalna burza za kulisami – co naprawdę czują prelegenci

Kiedy patrzysz na swoich prelegentów 15 minut przed ich wystąpieniem, często widzisz spokojną fasadę. Jednak w ich głowach może dziać się znacznie więcej, niż się wydaje.

Lęk przed oceną to prawdopodobnie najczęstsze uczucie. Niezależnie od doświadczenia, każdy prelegent wie, że za chwilę wszystkie oczy będą skierowane na niego. "Co pomyślą o tym, co powiem?" – to pytanie nurtuje nawet najbardziej doświadczonych mówców.

Równie silna jest presja dania wartości. Prelegenci czują odpowiedzialność za czas uczestników. "Czy to, co przygotowałem, naprawdę ich poruszy? Czy warto było ich tu zapraszać?" – te myśli potrafią być przytłaczające.

Nie zapominajmy też o stresie technicznym. "Czy mikrofon będzie działać? A co jeśli prezentacja się nie uruchomi?" Te pozornie drobne kwestie potrafią znacząco zwiększyć poziom niepokoju.

Wiele osób doświadcza również poczucia samotności – świadomości, że za chwilę staną przed grupą ludzi i będą musieli "zadziałać" sami. A do tego dochodzi jeszcze porównywanie się z innymi prelegentami: "Czy jestem wystarczająco dobry? Czy moje wystąpienie będzie na poziomie pozostałych?"

Wsparcie, które robi różnicę

Dobra wiadomość? Możesz znacząco wpłynąć na komfort swoich prelegentów, a tym samym na jakość ich wystąpień.

Osobisty kontakt to podstawa. Wyznacz konkretną osobę z zespołu, która będzie opiekunem sceny i pierwszym punktem kontaktu dla prelegentów. Niech ta osoba pozna ich po imieniu, uśmiechnie się i pokaże zrozumienie dla ich emocji.

Jasna komunikacja eliminuje niepewność. Powiedz prelegentowi dokładnie, co go czeka: "Wchodzisz tutaj, klikacz jest po prawej stronie, ja będę stać tam i dam Ci znak, gdy zostanie 5 minut". Te szczegóły działają uspokajająco.

Osobna przestrzeń do przygotowania to nie luksus, to konieczność. Sala cateringowa z krzątającym się personelem to ostatnie miejsce, gdzie prelegent powinien się szykować do wystąpienia. Zapewnij ciche, spokojne miejsce, gdzie może przejrzeć notatki lub po prostu zebrać myśli.

Próba techniczna najlepiej dzień wcześniej lub przynajmniej na kilka godzin przed wystąpieniem daje poczucie kontroli. Prelegent sprawdzi mikrofon, wyświetli prezentację, osłucha się z klikaczem. To eliminuje większość stresu technicznego.

Wpływ na całe wydarzenie

Inwestycja w komfort prelegentów procentuje wielokrotnie. Spokojny prelegent daje lepsze wystąpienie – jest bardziej naturalny, spontaniczny, nawiązuje lepszy kontakt z publicznością.

Uczestnicy czują różnicę. Kiedy mówca jest pewny siebie i skoncentrowany na przekazywaniu wartości zamiast na własnym stresie, jego przekaz dociera skuteczniej. To przekłada się na satysfakcję z całego wydarzenia.

Prelegenci, którzy czują się zaopiekowani, chętniej wracają. A w branży eventowej, gdzie dobre kontakty to podstawa sukcesu, to bezcenna wartość.

Budujesz też reputację profesjonalnej organizacji. Prelegenci rozmawiają między sobą, polecają wydarzenia, dzielą się doświadczeniami. Opinia "u nich jest wszystko świetnie zorganizowane, także od strony technicznej" to najlepsza rekomendacja.

Jak technologia może pomóc

Nowoczesne systemy rejestracyjne oferują funkcje, które znacząco ułatwiają komunikację z prelegentami i ich przygotowanie do wydarzenia.

Automatyczne e-maile z checklistą mogą dotrzeć do prelegenta z wyprzedzeniem, zawierając wszystkie kluczowe informacje: kiedy przyjechać, gdzie się zgłosić, jak przygotować prezentację, co zabrać ze sobą.

Osobna ścieżka rejestracji dla prelegentów pozwala im pominąć standardowe procedury i od razu otrzymać wszystkie niezbędne informacje oraz materiały.

Możliwość wcześniejszego przesłania prezentacji przez system daje spokój zarówno prelegentowi (wie, że materiały są bezpieczne), jak i organizatorowi (może je wcześniej sprawdzić).

Przypomnienia SMS lub e-mail w dniu wydarzenia eliminują stres związany z organizacją czasu: "Twoje wystąpienie zaczyna się o 14:00, prosimy o zgłoszenie się przy scenie o 13:45".

To tylko 15 minut na scenie, ale mogą zostać w pamięci na lata

Dla Ciebie wystąpienie prelegenta to jeden z wielu punktów w agendzie wydarzenia. Dla niego to często bardzo osobisty moment – szansa na podzielenie się wiedzą, doświadczeniem, pasją.

Pamiętaj, że za każdym prelegentem stoi człowiek z własnymi emocjami, obawami i oczekiwaniami. Daj mu spokój, jasne informacje i poczucie wsparcia, a w zamian otrzymasz wystąpienie, które zrobi różnicę w doświadczeniu wszystkich uczestników.

Inwestycja w komfort prelegentów to inwestycja w sukces całego wydarzenia. To jeden z tych elementów organizacji, których uczestnicy mogą nie zauważyć bezpośrednio, ale których wpływ na jakość eventu jest ogromny.

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.