Die Verwaltung des Ticketverkaufs und die Buchhaltung der Teilnehmerzahlungen für eine Veranstaltung sind anspruchsvoll und zeitaufwendig. Wirst du diese Aufgabe selbst übernehmen oder die Abwicklung auslagern?
Du organisierst eine Konferenz. Die Agenda steht, die Referenten sind gebucht und vielleicht gibt es bereits die ersten interessierten Teilnehmer. Jetzt stellt sich die entscheidende Frage – wie verkaufst du die Tickets? Solltest du den Verkauf selbst übernehmen oder diesen Prozess einem externen Vermittler anvertrauen?
Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf diese Frage. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile, und welche Lösung die beste für dich ist, hängt von mehreren wichtigen Faktoren ab. Werfen wir einen genaueren Blick darauf.
Wenn du den Ticketverkauf selbst übernimmst, hast du die Kontrolle über jeden einzelnen Schritt. Du legst die Preise fest, definierst Ticketkategorien, verwaltest Teilnehmerlimits und kommunizierst direkt mit den Teilnehmern. Alles geschieht nach deinen Regeln – von der Auswahl der Zahlungsmethoden bis hin zur Rechnungsstellung.
Du kannst eine Event-Management-Software wie CONREGO nutzen, das nicht nur den Ticketverkauf automatisiert, sondern auch die Zahlungsabwicklung und Berichterstellung erleichtert. Auf diese Weise vermeidest du Vermittlungsprovisionen, was sich direkt in höheren Gewinnen widerspiegelt.
Klingt perfekt? In gewisser Weise ja. Aber denk daran, dass ein eigenständiger Ticketverkauf auch zusätzliche Verantwortung bedeutet. Du musst dich um die korrekte Abrechnung jeder Transaktion kümmern, Teilnehmerfragen zu Zahlungen oder Rückerstattungen beantworten und die Buchhaltung überwachen. Falls du verschiedene Zahlungsmethoden anbietest, musst du Transaktionen sowohl auf deinem Bankkonto als auch im Dashboard des Zahlungsdienstleisters nachverfolgen.
**Wann lohnt sich der eigenständige Ticketverkauf?
Aber was, wenn du keine Zeit hast oder dich nicht mit all den Formalitäten beschäftigen möchtest? Dann kommt die zweite Option ins Spiel – der Verkauf über einen Vermittler.
Stell dir vor, du musst dich nicht um Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung oder Transaktionskontrolle kümmern. Ein externer Anbieter übernimmt all diese Aufgaben und verkauft die Tickets in deinem Namen. Du legst die Bedingungen fest – Preise, verfügbare Pakete, Teilnehmerlimits – und der Vermittler kümmert sich um den Rest. Er kann auch Fragen der Teilnehmer zum Ticketkauf beantworten, wodurch dein Team entlastet wird.
Verlockend, oder? Kein Wunder. Die Zusammenarbeit mit einem Vermittler bedeutet eine enorme Zeitersparnis, insbesondere wenn du eine große Veranstaltung planst. Du musst keine Verträge mit Zahlungsdienstleistern abschließen, dich nicht um Buchhaltung kümmern oder Rechnungen ausstellen. Sobald der Ticketverkauf abgeschlossen ist, erhältst du einen Bericht und die Abrechnung – und das war’s.
Diese Bequemlichkeit hat jedoch ihren Preis. Der Vermittler erhebt eine Provision auf jedes verkaufte Ticket, was bedeutet, dass dein Gewinn pro Ticket geringer ausfällt. Zudem erfolgen die Abrechnungen oft in festgelegten Zyklen (z. B. monatlich), was sich auf die finanzielle Liquidität deines Events auswirken kann.
Wann lohnt sich der Ticketverkauf über einen Vermittler?
Unabhängig vom gewählten Modell ist die Buchhaltung für den Ticketverkauf ein entscheidender Faktor. Wenn du den Ticketverkauf selbst abwickelst, musst du Zahlungseingänge überwachen, Transaktionen mit deinem Zahlungsanbieter abstimmen und Rechnungen ausstellen.
Ein Vermittler übernimmt diese Aufgaben, aber du musst bedenken, dass deine Einnahmen möglicherweise nicht sofort verfügbar sind, sondern gemäß dem Zahlungsplan des Vermittlers ausgezahlt werden. Außerdem solltest du die Umsatzsteuer (MwSt.) berücksichtigen – wenn dein Unternehmen von der MwSt. befreit ist, kannst du durch den eigenständigen Verkauf günstigere Ticketpreise anbieten. Ein Vermittler, der MwSt. aufschlägt, könnte den endgültigen Ticketpreis für die Teilnehmer erhöhen.
Welche Lösung du wählst, sollte nicht nur von deinem Budget, sondern auch davon abhängen, wie viel Zeit du für den Ticketverkauf aufbringen möchtest.Wenn du die volle Kontrolle behalten und höhere Gewinne erzielen möchtest, ist der eigenständige Ticketverkauf die beste Option – CONREGO kann dich dabei unterstützen, indem es den Registrierungs- und Rechnungsprozess automatisiert. Wenn du hingegen Zeit sparen und administrative Hürden vermeiden möchtest, kann ein Vermittler eine sinnvolle Lösung sein, der sich um den Transaktionsprozess kümmert.
Am wichtigsten ist es, dass die gewählte Methode zu deiner Veranstaltung und deiner langfristigen Strategie passt.
