Case Study: Optische Horizonte 2025
Optische Horizonte 2025 – wie CONREGO die Organisation einer landesweiten Konferenz der Optikbranche unterstützt hat.
1. Beschreibung der Veranstaltung
Optische Horizonte ist eine landesweite Konferenz, die sich an Inhaberinnen und Inhaber sowie Managerinnen und Manager von Optikbetrieben und -fachgeschäften richtet. Die Veranstaltung fand am 14.–15. März 2025 in Gdańsk (Danzig) statt und brachte Teilnehmende aus ganz Polen zusammen.
Das Programm umfasste 44 Stunden Vorträge und Workshops, zugeschnitten auf die aktuellen Bedürfnisse der Optikbranche. Jede teilnehmende Person konnte die für sie interessanten Themen frei auswählen – das unterstrich den praktischen und personalisierten Charakter des Events.
2. Herausforderungen des Kunden
Der Veranstalter stand vor mehreren zentralen Aufgaben:
- Website – Aufbau einer umfangreichen Eventseite inklusive Karte, Sponsorinformationen, Videos und detailliertem Programm.
- Registrierung & Workshopauswahl – Erfassung unterschiedlicher Teilnehmerdaten und Möglichkeit zur Auswahl von Workshops mit Sperrregeln für parallel stattfindende Sessions.
- Finanzabwicklung – Ausstellung von Rechnungen direkt aus dem System.
- Kommunikation – Versand personalisierter E-Mails.
- Zertifikate – Erstellung und Verteilung von Teilnahmezertifikaten nach dem Event.
- Anwesenheitskontrolle – Überwachung der Teilnahme während der Konferenz.
3. Die Lösung mit CONREGO
Mit dem CONREGO-System konnten die Anforderungen der Konferenz vollständig umgesetzt werden:
- Start einer umfangreichen Event-Website.
- Implementierung von Registrierungsformularen mit Workshopauswahl und automatischer Sperre kollidierender Sessions.
- Rechnungsstellung und Finanzberichte direkt im System, was die Abrechnung deutlich vereinfachte.
- Einsatz des Kommunikationsmoduls für den E-Mail-Versand mit Informationen vor der Veranstaltung.
- Teilnahmezertifikate wurden nach der Konferenz an die Teilnehmenden versendet.
- Vor-Ort-Anwesenheitskontrolle während des Events.
4. Ergebnisse
- Ein intuitiver Registrierungsprozess und eine übersichtliche Website erleichterten die Vorbereitung für die Teilnehmenden.
- Dank der Sperrregeln war sichergestellt, dass sich gewählte Workshops nicht überschneiden.
- Der Veranstalter sparte Zeit bei der Rechnungserstellung und beim Reporting.
- Automatisierte Kommunikation vor und nach dem Event steigerte die professionelle Außenwirkung der Konferenz.
- Teilnahmezertifikate boten einen zusätzlichen Mehrwert für die Teilnehmenden.
Optische Horizonte: Veranstaltungsseite und Teilnehmerausweis (A4 gefaltet auf A6).
5. Kundenstimme
„Dank CONREGO konnten die Teilnehmenden ihre gewünschten Workshops selbst auswählen, und das System sperrte automatisch kollidierende Sessions. Für uns war zudem die schnelle Erstellung von Rechnungen und Anwesenheitsberichten eine große Erleichterung.“
Beata Bujnowska-Kowalska
Marketing-Spezialistin, SZAJNA Optisches Labor
6. Zusammenfassung
Optische Horizonte 2025 hat gezeigt, dass CONREGO sich hervorragend für große Fachkonferenzen eignet, bei denen personalisierte Teilnehmerwahl, ein transparentes Programm und reibungslose administrative Abläufe entscheidend sind. Das System verlieh der Veranstaltung einen modernen Rahmen und unterstützte die Organisatoren spürbar bei der Prozesssteuerung.
Über die Autorin
Joanna Chrościechowska
Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.